Questões de Arquivologia - Gestão de documentos - Fases

do diário de classes.

do notebook.

do manual da secretaria escolar.

da agenda escolar.

do livro de protocolo.

o objetivo da produção de documentos é assegurar o uso adequado da microfilmagem de preservação, processamento automatizado de dados e outras técnicas avançadas de gestão da informação.

utilização de documentos se refere ao ato de elaborar documentos em razão das atividades específicas de um órgão ou setor. Deve-se otimizar a criação de documentos, evitando-se a produção daqueles não essenciais.

o fluxo percorrido pelos documentos necessários ao cumprimento de sua função administrativa, assim como sua guarda após cessar seu trâmite é denominada utilização de documentos e envolve métodos de controle relacionados às atividades de protocolo.

a segunda fase, ou utilização de documentos, envolve as atividades de análise, seleção e fixação de prazos de guarda dos documentos, o que implica na seleção dos documentos que serão permanentemente preservados.

na terceira fase, também denominada destinação de documentos, se deve adotar o uso de elementos fundamentais para a gestão de documentos como, por exemplo, a elaboração e gestão de fichas, formulários e correspondência.

Eventual, temporária e permanente.

Recebimento, classificação e registro.

Uso, recuperação e arranjo.

Produção, utilização e destinação.

Registro, movimentação e expedição.

ativo, inativo e semiativo.

corrente, intermediário e permanente.

produção, utilização e destinação.

produção, tramitação e armazenamento.

administrativo, intermediário e histórico.