A questão examina a compreensão dos valores dos documentos no contexto do ciclo vital e da teoria das três idades na Arquivologia. Esses conceitos são fundamentais para entender como os documentos são valorizados e gerenciados ao longo do tempo dentro de uma organização.

Os valores dos documentos são categorizados como primário e secundário. O valor primário está associado ao uso direto para o qual o documento foi inicialmente criado, incluindo aspectos administrativos, legais e fiscais. Já o valor secundário refere-se à utilidade do documento para outros propósitos além daquele para o qual foi originalmente destinado, incluindo a pesquisa histórica e outras formas de investigação futura.
 

Analisando cada uma das alternativas:
<ul>
<li>A) Valor legal - Este termo designa a importância dos documentos em termos de cumprimento e evidência de transações legais, não estando diretamente relacionado à pesquisa e informação futura além de seu contextos legal.</li>
<li>B) Valor fiscal - Semelhante ao valor legal, o valor fiscal está ligado ao cumprimento de obrigações fiscais e contábeis, e não ao seu potencial uso para pesquisa futura.</li>
<li>C) Valor primário - Como mencionado, este se refere ao uso corrente do documento, na condução das operações cotidianas de uma organização, como em processos administrativos e decisórios, não englobando uso para pesquisas futuras de natureza diversa.</li>
<li>D) Valor secundário - Este valor é exatamente o que abrange o uso dos documentos como fonte de pesquisa e informação para terceiros e para a própria administração, abrangendo o potencial informativo do documento que transcende sua utilidade imediata.</li>
<li>E) Valor administrativo - Este está relacionado diretamente com a gestão e operação cotidiana de uma entidade e não com o uso em pesquisa futura, uma vez que se refere ao uso direto e corrente dos documentos.</li>
</ul>
 

Portanto, a alternativa D) Valor secundário é a resposta correta, pois representa com precisão o conceito de documentos que possuem valor além de seu propósito original, servindo como uma rica fonte de dados para pesquisas futuras e informações gerais.

O valor secundário é particularmente importante na gestão de arquivos permanentes, onde documentos que concluíram seu uso inicial são preservados devido ao seu potencial informativo e documental de longo prazo, contribuindo significativamente para a pesquisa histórica, legal, científica, entre outros.

Gabarito: Letra D

Operacionais ou extraoperacionais.
9ASSISTENTE EM ADMINISTRAÇÃO

O conceito descrito no enunciado da questão refere-se especificamente à organização dos documentos de modo que se tornem facilmente recuperáveis, o que é essencial para a eficiência das atividades de gestão de informações em qualquer organização. Com esta definição, o processo descrito é a Classificação de Documentos.

Analisando cada alternativa:
<ul>
<li>Alternativa A: Codificação de documentos se refere mais à atribuição de códigos específicos aos documentos para fins de catalogação ou gestão eletrônica, e não aborda diretamente a organização estrutural para recuperação.</li>
<li>Alternativa B: Catalogação de documentos implica em criar e manter registros sistemáticos de documentos, frequentemente com foco em bibliotecas ou acervos semelhantes, e não aborda integralmente a organização funcional dos documentos de acordo com as atividades da organização.</li>
<li>Alternativa C: Classificação de documentos é exatamente o processo de organizar documentos de acordo com um sistema que reflete as atividades que os geram. Este processo é baseado na criação de um plano de classificação que determine categorias e subcategorias que representem os processos e funções da instituição, facilitando a recuperação e a gestão dos documentos ao longo do tempo.</li>
<li>Alternativa D: Conservação de documentos está relacionada às técnicas usadas para preservar a integridade física e funcional dos documentos, e não aborda sua organização para recuperação.</li>
<li>Alternativa E: Arquivamento de documentos foca na técnica de depositar documentos em um local designado. Embora o arquivamento possa envolver organização, ele é mais amplo e menos específico que a classificação documental nos termos de estabelecimento de um sistema referencial.</li>
</ul>

 

A importância de um bom sistema de classificação reside no fato de que ele permite não apenas a conservação da memória organizacional, mas também assegura que os documentos possam ser encontrados e utilizados quando necessários. De acordo com a Lei de Arquivos (Lei nº 8.159/1991), é dever do arquivo estabelecer critérios para sua organização e funcionamento, e um bom plano de classificação é fundamental para isso.

<blockquote>
 Art. 7º - Os arquivos públicos são os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, em decorrência do exercício de funções administrativas, legislativas e judiciárias.
</blockquote>
<blockquote>
 §2º Os documentos de arquivo são identificados em correntes, intermediários e permanentes.
</blockquote>

 

O plano de classificação, que é a base para a classificação de documentos, deve refletir a estrutura, funções e atividades da instituição, permitindo que os documentos sejam organizados de maneira lógica e funcional.

 

Assim, a resposta correta é Classificação de documentos, que é o processo de organizar documentos de forma sistemática de acordo com as atividades que os originam e as funções documentais dentro de uma organização, fundamentando a sua recuperação rápida e eficiente.

Gabarito: Letra C

A classificação de documentos é uma das funções arquivísticas cruciais em qualquer sistema de gestão de documentos, seja em ambientes corporativos ou instituições públicas. Ela visa organizar os documentos de acordo com sistemas preestabelecidos que facilitam o acesso e a recuperação eficiente das informações quando necessário. Para entender melhor como se procede nesse cenário, vamos analisar cada uma das alternativas referentes à pergunta em questão.

 

A) Recepção e armazenamento. 
Receber e armazenar documentos são funções importantes no contexto arquivístico, mas não se relacionam diretamente com o processo de classificação de documentos. O armazenamento vem após a classificação e tem mais a ver com a alocação física ou digital dos documentos já classificados.

 

B) Análise e encaminhamento. 
Embora a análise seja um componente essencial na determinação da classificação de um documento, o encaminhamento é mais uma questão de fluxo de trabalho e gestão de processos. Essa opção não abrange completamente os aspectos detalhados e específicos da classificação documental.

 

C) Controle e preservação. 
Controle e preservação são ações significativas dentro da gestão arquivística, contudo, eles estão mais relacionados à manutenção e proteção dos documentos ao longo do tempo. Estes não compõem os atos de classificação, que são anteriores à preservação e mais focados na categorização inicial dos documentos.

 

D) Guarda e conservação. 
Essas atividades também são subsequentes ao processo de classificação. Enquanto a guarda envolve o cuidado com a localização e a acessibilidade dos documentos, a conservação está mais atrelada às práticas de manutenção da integridade física ou digital dos documentos ao longo do tempo.

 

E) Estudo e codificação. 
Esta é a alternativa correta. Estudo implica o exame detalhado do conteúdo dos documentos para entender sua função e significado dentro da organização. A codificação é o processo de atribuir um código específico a cada documento ou conjunto de documentos com base no sistema de classificação, facilitando a rápida identificação e recuperação. Essas são as principais operações associadas diretamente à classificação de documentos e são essenciais para a organização eficiente do arquivo.

 

Ao classificar documentos, é importante compreender a importância de cada passo no processo. O estudo dos documentos permite aos profissionais estabelecer categorias lógicas que refletem as funcionalidades e relevâncias organizationais, enquanto a codificação organiza esses documentos de forma sistemática, facilitando o acesso e a gestão futura.

 

Gabarito: Letra E

Classe 000 – Obras gerais e classe 900 – 
Outros assuntos.

Classe 000 – Organização e classe 900 – 
Funcionamento.

Classe 000 – Documentação geral e classe 
900 – Informação.

Classe 000 – Administração Geral e classe 
900 – Assuntos diversos.

Classe 000 – Pessoal estatutário e classe 
900 – Patrimônio público.

A questão apresentada versa sobre a compreensão dos códigos de classificação de documentos no contexto da administração pública, focando nas classes que são comuns a todos os órgãos. Este tema é fundamental, visto que a classificação documental é uma peça chave na gestão eficaz de arquivos, garantindo uma organização sistemática que facilita a recuperação e a preservação dos documentos.

Análise das Alternativas:

A) Classe 000 – Obras gerais e classe 900 – Outros assuntos.
Esta alternativa pode sugerir uma abordagem mais genérica e não específica para a administração pública. As categorias "Obras gerais" e "Outros assuntos" são insuficientemente específicas e não refletem diretamente as operações e necessidades documentais típicas de todos os órgãos públicos.

B) Classe 000 – Organização e classe 900 – Funcionamento.
Embora fale em "Organização" e "Funcionamento", estes termos ainda são muito amplos e poderiam se aplicar a aspectos específicos ou departamentos dentro de uma mesma entidade, não sendo necessariamente comuns a todos os órgãos públicos.

C) Classe 000 – Documentação geral e classe 900 – Informação.
Estes termos são igualmente amplos e podem ser interpretados de várias maneiras, dependendo do contexto específico do órgão público. A utilização de termos como "Documentação geral" e "Informação" não reflete necessariamente categorias padrões adotadas universalmente por todos os órgãos da administração pública.

E) Classe 000 – Pessoal estatutário e classe 900 – Patrimônio público.
Estas categorias, apesar de importantes, são específicas de determinadas áreas dentro dos órgãos públicos e não abrangem um espectro geral que seja comum a todas as instituições da administração pública.

D) Classe 000 – Administração Geral e classe 900 – Assuntos diversos.
Esta alternativa é a mais adequada, pois as categorias "Administração Geral" e "Assuntos diversos" englobam, respectivamente, uma miríade de operações centrais essenciais para todos os órgãos públicos, bem como uma classe de captura para assuntos que não se enquadram em outras categorias específicas, fazendo destas duas classes aplicáveis universalmente.

Assim, a classificação de documentos na esfera pública deve ser entendida como um método para categorizar e gerenciar informações de maneira eficiente, observando os princípios arquivísticos de proveniência e ordem original. A escolha correta, por prever classes de amplo espectro e aplicação universal dentro da administração pública, destaca a importância de um esquema de classificação bem estruturado e adaptativo.

Gabarito: Letra D

Questões de AOCP - Arquivologia