Araruama; Belford Roxo; Cabo Frio; Rio das 
Ostras; Rio de Janeiro.

Araruama; Belford Roxo; Cabo Frio; Rio de 
Janeiro; Rio das Ostras.

Rio de Janeiro; Araruama; Belford Roxo; 
Cabo Frio; Rio das Ostras.

Rio de Janeiro; Rio das Ostras; Araruama; 
Belford Roxo; Cabo Frio.

A questão propõe uma análise sobre a organização de documentos referentes ao Estado do Rio de Janeiro e suas cidades. O foco está na maneira como esses documentos deveriam ser estruturados ou categorizados dentro de uma pasta. Lidar com a ordenação de documentos de localidades diferentes requer um entendimento sobre princípios de classificação e gestão documental, conceitos esses fundamentais em Arquivologia. 

Para esclarecer o enunciado e identificar a resposta correta, é importante compreender o princípio de proveniência nos arquivos, que postula que os documentos de diferentes origens (ou criadores) devem ser mantidos separadamente para preservar seu contexto. No contexto da questão, todos os documentos pertencem ao Estado do Rio de Janeiro, mas podem ser especificados por cidades, que são consideradas subcategorias dentro da hierarquia do estado. 

A alternativa C, que foi indicada como correta, lista "Rio de Janeiro" antes das outras cidades (Araruama, Belford Roxo, Cabo Frio, Rio das Ostras). Esta organização sugere uma categorização que parte do geral para o específico, começando pelo estado e, em seguida, listando cidades em ordem alfabética. Esta abordagem é consistente com a prática arquivística de ordenação hierárquica e alfabética, que facilita o acesso e a recuperação da informação. 

A análise das outras alternativas revela que:
<ul>
<li>As alternativas A, B e D propõem outras sequências para a listagem das cidades, mas começam diretamente com o nome das cidades, omitindo uma menção inicial explícita ao estado como categoria superior. Isso pode causar confusão e perda do contexto maior, especialmente quando esses documentos são acessados por pessoas que não estão familiarizadas com a organização interna específica da empresa.</li>
</ul> 

Além disso, inicia-se a menção com "Rio de Janeiro" porque é o nome do estado e também de sua capital, oferecendo um ponto de partida lógico e eficiente para a organização dos registros subsequente das cidades menores. 

Para as organizações públicas e privadas, uma correta organização e classificação dos documentos não apenas facilita o acesso e a recuperação eficiente dos documentos, mas também garante a preservação do patrimônio documental, a conformidade com as políticas de gestão de documentos e as regulamentações legais vigentes, como a Lei de Arquivos (Lei nº 8.159/1991). 

Este caso demonstra a importância de uma abordagem sistemática e bem fundamentada para a organização dos arquivos, reforçando a necessidade de entender as práticas de arquivologia para implementação em diversos contextos, inclusive corporativos. 

Gabarito: Letra C

operações que distribuem em classes os 
documentos do arquivo.

procedimentos que identificam os 
documentos e elaboram instrumentos de 
busca.

processos desenvolvidos por uma instituição 
com competências específicas.

processos relacionados à análise de 
documentos, com vistas a estabelecer 
sua destinação. em conformidade com os 
valores que lhes foram atribuídos.

O processo de avaliação documental é fundamental para o gerenciamento eficiente de arquivos nas instituições. Essa atividade não apenas define o ciclo de vida dos documentos, mas também assegura o cumprimento de requisitos legais e a conservação de informações de valor histórico. A alternativa correta, conforme especificado, é a letra D, e vamos detalhar os conceitos e fundamentações que regem essa escolha.

Alternativa A: Errada. A descrição "operações que distribuem em classes os documentos do arquivo" está mais adequadamente relacionada ao processo de classificação de documentos, não de avaliação. A classificação é realizada para organizar os documentos segundo o assunto e a função que representam dentro da organização, facilitando o acesso e a gestão desses documentos.

 
Alternativa B: Errada. "Procedimentos que identificam os documentos e elaboram instrumentos de busca" descrevem, em parte, as atividades de identificação e descrição arquivística, essenciais para a criação de instrumentos de pesquisa, tais como guias, inventários e índices. Essas atividades são distintas da avaliação, que trata da destinação dos documentos (permanente ou temporária).

 
Alternativa C: Errada. Embora a avaliação deva ser "processos desenvolvidos por uma instituição com competências específicas", esta descrição é muito genérica e pode aplicar-se a várias outras atividades dentro de uma instituição arquivística. Não elucida especificamente o processo de avaliação de documentos, que é uma tarefa detalhada e técnica que requer expertise específica.

 
Alternativa D: Correta. Esta opção captura a essência da avaliação documental ao referir-se a ela como "processos relacionados à análise de documentos, com vistas a estabelecer sua destinação, em conformidade com os valores que lhes foram atribuídos." A avaliação implica em decidir sobre a retenção temporária ou permanente dos documentos, baseada em sua importância administrativa, legal, e informativa ou histórica.

 
A avaliação é suportada por ferramentas como as tabelas de temporalidade, que são elaboradas com base na análise dos valores primário (administrativo, legal ou fiscal) e secundário (histórico ou cultural) dos documentos. Estas tabelas determinam o período pelo qual os documentos devem ser mantidos em função de sua utilidade para a organização ou para cumprimento de legislações pertinentes. Após esse período, os documentos podem ser descartados ou permanentemente preservados.

 
A Lei de Arquivos (Lei nº 8.159/1991) estabelece em seu Art. 3º que a gestão de documentos é dever do poder público e instituições de caráter público e privado, registrando a necessidade de instrumentos que garantam a organização e a preservação de arquivos, ressaltando-se a importância da avaliação documental nesse contexto.

 
Portanto, é válida a confirmação de que a avaliação documental é crucial para assegurar uma gestão arquivística responsável e legalmente embasada, contribuindo significativamente para a memória institucional e cultural.

 
Gabarito: Letra D

Questões de AOCP - Arquivologia