Gabarito: Letra C

A questão discute o conceito de arquivos inativos, relacionando-o à microfilmagem como uma técnica adequada para sua gestão. O conceito de ciclo vital dos documentos, ou teoria das três idades, divide os arquivos em: corrente, intermediário (inativo) e permanente. O objetivo desta classificação é organizar os documentos de acordo com o seu uso e frequência de consulta. 

Dentro deste contexto:

<ul>
 <li style="margin-bottom: 1.5em;">Arquivo Corrente: aqui se situam os documentos usados frequentemente, que necessitam estar prontamente acessíveis. Eles são conhecidos também como arquivo ativo.</li>
 <li style="margin-bottom: 1.5em;">Arquivo Inativo: consiste em documentos com uma frequência de uso reduzida, mas que ainda precisam ser mantidos por questões legais ou administrativas. Eles são úteis, mas não estão em uso regular.</li>
 <li style="margin-bottom: 1.5em;">Arquivo Permanente: contém documentos que, pelos seus valores histórico ou informativo, devem ser preservados permanentemente. São frequentemente chamados de arquivos mortos.</li>
</ul>

A microfilmagem, mencionada na questão, é relevante no contexto de arquivos inativos pela forma eficaz como compacta informações, facilitando o armazenamento a longo prazo e mitigando os riscos associados à deterioração física de papéis. Ao microfilmar documentos, reduz-se o espaço de armazenamento necessário em até 95% do tamanho original, o que a faz uma opção econômica e segura para arquivos inativos que possuem documentos volumosos.

Analisando as alternativas:

<ul>
 <li style="margin-bottom: 1.5em;">Letra A - Vivo: Este termo não é comumente usado na arquivologia, sendo a alternativa incorreta.</li>
 <li style="margin-bottom: 1.5em;">Letra B - Morto: Refere-se a arquivos permanentes, por isso, também está incorreto.</li>
 <li style="margin-bottom: 1.5em;">Letra C - Inativo: Corretamente descreve arquivos com documentos de uso ocasional que podem se beneficiar da microfilmagem.</li>
 <li style="margin-bottom: 1.5em;">Letra D - Corrente: Relaciona-se a documentos frequentemente usados e fácil acesso, o que torna a afirmativa errada no contexto da questão.</li>
</ul>

Dessa forma, os conceitos aplicados ao ciclo vital e à teoria das três idades nos arquivos proporcionam uma sistemática eficiente para a gestão documental, permitindo uma organização que reflete a frequência de uso e a relevância dos documentos ao longo do tempo.

Gabarito: Letra C

A questão proposta pela Fundação Universa aborda o conceito do ciclo vital dos documentos, especificamente relacionado ao momento de transferência de documentos para arquivos intermediários. É fundamental entender o princípio das três idades documentais - corrente, intermediária e permanente - para responder corretamente.

O ciclo vital dos documentos é um modelo arquivístico que descreve as fases pelas quais um documento passa, desde sua criação até sua destinação final, seja ela a conservação permanente ou o descarte. As três idades são:

<ul>
<li>Arquivo Corrente: também conhecido como arquivo de primeira idade, compreende documentos frequentemente utilizados pela organização. </li>
<li>Arquivo Intermediário: ou de segunda idade, onde os documentos já não são necessários com tanta frequência, mas ainda precisam ser guardados por razões legais ou administrativas.</li>
<li>Arquivo Permanente: também chamado de terceira idade ou arquivo definitivo, para documentos que, devido ao seu valor histórico ou informativo, são preservados indefinidamente.</li>
</ul>

Os documentos são transferidos para o arquivo intermediário quando seu uso corrente diminui, mas ainda possuem requisitos de guarda por razões legais ou administrativas. O valor primário dos documentos, que é atribuído ao seu valor administrativo, legal ou fiscal, tende a decrescer ao longo do tempo, o que justifica sua transferência do arquivo corrente para o intermediário.

Analisando as alternativas:

<ul>
<li>A) terem valor primário decrescente. Esta é a alternativa correta. Conforme o documento tem seu uso reduzido, seu valor primário (imediatamente útil para a administração) também diminui, fazendo a transferência para o arquivo intermediário.</li>
<li>B) terem valor informativo crescente. Incorreto, pois o aumento do valor informativo geralmente está relacionado a documentos que passam para a custódia permanente devido ao seu valor histórico ou informativo.</li>
<li>C) terem valor probatório decrescente. Embora o valor probatório possa diminuir, a transferência para arquivos intermediários é mais diretamente relacionada à diminuição do valor primário.</li>
<li>D) serem de guarda corrente. Incorreto, pois documentos de guarda corrente são frequentemente usados e ainda são mantidos nos arquivos correntes.</li>
<li>E) serem de guarda definitiva. Incorreto, pois documentos de guarda definitiva são transferidos para arquivos permanentes, não para intermediários.</li>
</ul>

Portanto, a alternativa correta é conjugar o entendimento de que documentos são transferidos para arquivos intermediários quando seu valor primário (administrativo, legal e fiscal) decresce, até que seja possível movê-los para a guarda definitiva ou proceder com seu descarte, de acordo com as políticas e normas que regem a organização e a legislação arquivística.

 

Gabarito: Letra A

A VIGÊNCIA entra em vigor no momento 
da assinatura do documento ou da sua 
promulgação, divulgação, publicação. 
Requer uma ação administrativa e explícita.

Fim da VIGÊNCIA por produção de outro 
documento que modifique ou anule o 
primeiro.

Fim da VIGÊNCIA por extravio do documento 
ainda válido.

A VIGÊNCIA entra em vigor no momento da 
criação da minuta do documento.

(A) A VIGÊNCIA não requer uma ação administrativa e explícita. Errado. (B) Um documento pode ser vigente mesmo existindo um outro documento que o modifique. Errado. (C) Esse não é um critério pertinente, visto que se um documento for perdido, sua vigência não deixará de existir por isso. Errado. (D) A extinção do produtor do documento (neste caso, a morte) é um motivo para fim de vigência documental. Certo. (E) A minuta do documento não é valida para a vigência, mas sim o documento original. Errado. Resposta: D.

A questão proposta aborda o conceito do ciclo vital dos documentos, uma teoria fundamental em Arquivologia que define as fases pelas quais os documentos de arquivo passam, desde sua criação até sua destinação final, seja a eliminação ou a guarda permanente. 

O ciclo vital é segmentado em três fases principais: corrente, intermediária e permanente. Vamos analisar cada uma dessas fases detalhadamente: 

Fase corrente: Nesta fase, os documentos são frequentemente utilizados e estão diretamente associados às atividades operacionais para as quais foram criados. Eles têm alto valor administrativo, legal ou fiscal e são mantidos próximos aos locais de sua origem para garantir acesso rápido e eficiente. 

Fase intermediária: Os documentos nesta fase têm uma frequência de uso reduzida, mas ainda são conservados para fins legais ou administrativos. Eles não são acessados regularmente, mas ainda precisam ser preservados até que cumpram as exigências legais ou administrativas e possam ser transferidos para a fase permanente ou serem eliminados, dependendo de sua avaliação. 

Fase permanente: Nesta última fase, os documentos são preservados indefinidamente devido ao seu valor histórico, cultural ou científico. Eles já não possuem valor administrativo, mas são importantes para a memória organizacional, institucional ou cultural. 

Vamos examinar as alternativas: 

<ul>
<li>A) inativa e ativa: Esses termos são usados para descrever o estado de atividade dos documentos, mas não descrevem todas as fases do seu ciclo de vida.</li> 

<li>B) frequente, restrito e memorando: Essa alternativa mistura termos de frequência de uso com tipos de documentos, o que não corresponde às fases do ciclo de vida dos documentos.</li> 

<li>C) ativa e semiativa: Parece uma simplificação das fases corrente e intermediária, mas não cobre todas as fases corretamente, faltando a fase permanente.</li> 

<li>D) corrente, intermediária e permanente: Esta é a alternativa correta porque adequa-se perfeitamente à descrição da teoria do ciclo vital dos documentos.</li> 

<li>E) corrente e permanente: Essa alternativa omite a fase intermediária, que é crucial para a gestão correta conforme as normas de Arquivologia.</li>
</ul> 

A alternativa D é a correta, pois representa de forma completa e correta as fases do ciclo vital dos documentos de arquivo. 

Gabarito: Letra D

 Na fase de produção de documentos, deve-se evitar a criação de vias desnecessárias e de duplicatas.

 É na fase de utilização que estão incluídas as atividades de recebimento, registro, distribuição, movimentação e expedição de documentos.

 As intervenções arquivísticas relativas à criação ou à extinção de modelos de formulários fazem parte das atividades da fase de utilização.

 Nas fases corrente e intermediária, todos os documentos possuem valor primário.

 É na fase intermediária que os arquivos têm a responsabilidade de proceder à guarda física dos documentos com baixa frequência de uso.

A Teoria das Três Idades é um conceito fundamental na Arquivologia e se refere às fases de ciclo de vida dos documentos: corrente, intermediária e permanente. Essas idades correspondem, respectivamente, às fases de produção, utilização e destinação dos documentos.

Analisemos cada alternativa com relação ao contexto do enunciado e às fases do ciclo de vida dos documentos arquivísticos:

A) Na fase de produção de documentos, deve-se evitar a criação de vias desnecessárias e de duplicatas. 
Esta afirmativa é correta e está bem alinhada com a fase de produção, onde a racionalização da produção documental é essencial para evitar a acumulação desnecessária de documentos que não adicionam valor ao processo documental.

B) É na fase de utilização que estão incluídas as atividades de recebimento, registro, distribuição, movimentação e expedição de documentos. 
Esta alternativa também está correta. Essas atividades descrevem claramente a fase de utilização dos documentos, onde estes ainda estão ativamente envolvidos nos processos de trabalho e são frequentemente acessados para referência e tomada de decisão.

C) As intervenções arquivísticas relativas à criação ou à extinção de modelos de formulários fazem parte das atividades da fase de utilização. 
Esta alternativa é incorreta, pois essas atividades estão mais relacionadas com as fases de produção (criação de formulários) e destinação (extinção de formulários), não com a fase de utilização. Na fase de utilização, o foco está no uso ativo dos documentos, e não na modificação de procedimentos ou formulação de novos formatos documentais.

D) Nas fases corrente e intermediária, todos os documentos possuem valor primário. 
Esta afirmação é verdadeira. O valor primário está associado ao valor administrativo ou legal dos documentos, característico das fases corrente e intermediária, quando os documentos ainda servem ao propósito para o qual foram criados ou têm obrigações legais a cumprir.

E) É na fase intermediária que os arquivos têm a responsabilidade de proceder à guarda física dos documentos com baixa frequência de uso. 
Esta alternativa é correta, pois define adequadamente a fase intermediária, na qual os documentos são menos acessados mas ainda precisam ser retidos por razões legais, fiscais ou administrativas até que seja decidido se serão descartados ou mantidos permanentemente.

Portanto, a única alternativa incorreta, conforme solicitado pelo enunciado, é a alternativa C, que incorretamente categoriza atividades de criação e extinção de formulários como parte da fase de utilização.

Gabarito: Letra C

Questões de Arquivologia - Ciclo vital e teoria das 3 idades