Arquivo ativo, arquivo temporário e arquivo definitivo.

Arquivo ativo, arquivo temporário e arquivo morto.

Arquivo corrente, arquivo intermediário e arquivo morto.

Arquivo corrente, arquivo intermediário e arquivo permanente.

A teoria das Três Idades, um conceito central em Arquivologia, explica como os documentos de arquivo passam por diferentes fases ao longo do seu ciclo de vida. Cada fase do documento é representada por um tipo de arquivo específico, que varia de acordo com a frequência de uso e a importância dos documentos. Vamos analisar a questão apresentada e cada uma das alternativas oferecidas. 

A teoria das Três Idades segmenta os documentos em três fases distintas:
<ul>
<li>Arquivo Corrente: Também conhecido como arquivo ativo. Nesta fase, os documentos são frequentemente utilizados e geralmente permanecem próximos aos seus usuários.</li>
<li>Arquivo Intermediário: Nesta fase, os documentos são usados com menos frequência, mas ainda precisam ser guardados por razões legais ou administrativas.</li>
<li>Arquivo Permanente: Os documentos que possuem valor histórico ou informativo para a organização ou para a sociedade em geral são mantidos permanentemente.</li>
</ul> 

Esses estágios refletem o ciclo de vida documental que é crítico na gestão eficiente dos registros e na conservação de documentos que têm valor permanente. As práticas de gestão de documentos são fundamentadas, entre outras legislações e normas, pela Lei de Arquivos (Lei no 8.159/1991), que rege a política nacional de arquivos públicos e privados. Expecificamente, destaco:
<blockquote>
Lei no 8.159 de 1991:
Art. 3º Consideram-se arquivos, para os fins desta Lei, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos.
</blockquote> 

Vamos analisar as alternativas da questão à luz dessa teoria:
<ul>
<li>A) Arquivo ativo, arquivo temporário e arquivo definitivo: Esta opção usa a terminologia "arquivo ativo" que é sinônimo para arquivo corrente, porém "arquivo temporário" e "arquivo definitivo" não são termos comumente usados para descrição nas três idades arquivísticas.</li>
<li>B) Arquivo ativo, arquivo temporário e arquivo morto: Também mistura termos incorretos ou não convencionais.</li>
<li>C) Arquivo corrente, arquivo intermediário e arquivo morto: A terminologia "arquivo morto" não é adequada e não é utilizada na nomenclatura padrão da gestão documental moderna.</li>
<li>D) Arquivo corrente, arquivo intermediário e arquivo permanente: Esta é a denominação correta, aderente à teoria das Três Idades e ao vernáculo padrão em Arquivologia.</li>
</ul> 

Portanto, a alternativa correta é a D), que acertadamente identifica as três fases como arquivo corrente, arquivo intermediário e arquivo permanente. Estas são as denominações aceitas e utilizadas na gestão documental profissional, obedecendo aos padrões teóricos estabelecidos. 

Gabarito: Letra D

Na questão apresentada pela Fundação Mariana Resende Costa relativa ao ciclo vital dos documentos e à teoria das três idades, é importante compreender o papel e a função de cada tipo de arquivo segundo essa teoria. Marilena Leite Paes, em sua obra "Arquivo: Teoria e Prática", discute amplamente o conceito e a organização dos arquivos nas suas diferentes fases.

Os documentos em uma organização passam por várias fases ao longo de seu ciclo de vida, classificadas geralmente em três idades: corrente, intermediária e permanente. Cada uma dessas fases é associada a diferentes tipos de arquivos que têm funções específicas:

1. Arquivos Correntes: são aqueles onde os documentos estão em uso constante e regular, necessários para as operações diárias da organização.

2. Arquivos Intermediários: este tipo de arquivo refere-se ao período em que os documentos, embora não estejam mais em uso constante pela administração, ainda necessitam ser guardados para cumprimento dos prazos legais ou até que se definam como de guarda permanente. Este é justamente o período de arquivamento "transitório" mencionado na questão, pois os documentos esperam a decisão final sobre sua destinação — eliminação ou guarda permanente.

3. Arquivos Permanentes: são aqueles em que os documentos têm valor histórico, probatório ou informativo permanente, sendo então preservados sem previsão de eliminação.

Na questão, especifica-se que os documentos são "não mais movimentados, utilizados pela administração e que devem ser guardados temporariamente, aguardando pelo cumprimento dos prazos estabelecidos, para eliminação ou arquivamento definitivo". Isto descreve exatamente a função dos Arquivos Intermediários.

Analizando as alternativas:

A) Arquivos Centrais - Esta terminologia pode ser enganosa, pois o termo 'central' pode referir-se à centralização funcional de arquivos, que pode abranger mais de um estágio do ciclo de vida dos documentos, dependendo da organização. Não é específico para a função descrita.

B) Arquivos Correntes - Incorreta, pois os Arquivos Correntes referem-se a documentos ainda ativos e de uso frequente, não se aplicando à descrição de documentos que aguardam uma decisão final.

C) Arquivos Intermediários - Correta, pois captura exatamente a essência de documentos que não são mais de uso frequente, mas que precisam ser retidos temporariamente até a transição para a fase permanente ou para a eliminação.

D) Arquivos Permanentes - Incorreta, pois refere-se à fase em que os documentos são preservados permanentemente por seu valor histórico ou informativo, o que não inclui a característica de "temporariedade" mencionada no enunciado.

Este entendimento é sustentado tanto pelos conceitos fundamentais da arquivologia como pela especificação teórica de Marilena Leite Paes, reforçando a importância do gerenciamento adequado de documentos conforme seu estágio no ciclo de vida.

Gabarito: Letra C

Corrente, os documentos apresentam
interesse e são objeto de consultas, embora
os assuntos neles contidos já tenham sido
solucionados.

Nas instituições públicas, predomina um
modelo de sistema de organização de
arquivo em que o documento público é
controlado desde sua produção.

A criação do arquivo permanente foi um
grande avanço e tornou-se peça
fundamental dentro do sistema de
arquivamento da administração pública.

Permanente, os documentos circulam pelos
canais decisórios, buscando solução ou
resposta.

Corrente, os documentos passam a ter valor
cultural e científico.

Gabarito: Letra B

A teoria das três idades, fundamental na arquivologia moderna, classifica os arquivos em três fases distintas: corrente, intermediária (ou temporária), e permanente, cada uma com características próprias de uso e conservação dos documentos.

Vamos analisar cada uma das alternativas à luz deste conceito:

A) Corrente, os documentos apresentam interesse e são objeto de consultas, embora os assuntos neles contidos já tenham sido solucionados. Errado - Esta descrição se aplica ao arquivo intermediário, onde os documentos ainda têm utilidade para a organização, mas não circulam ativamente pelos processos decisórios.

B) Nas instituições públicas, predomina um modelo de sistema de organização de arquivo em que o documento público é controlado desde sua produção. Correto - Esta é a descrição correta do processo de gestão documental em uma abordagem moderna da arquivologia, que envolve o gerenciamento dos documentos em todas as fases do ciclo de vida documental, seguindo a teoria das três idades.

C) A criação do arquivo permanente foi um grande avanço e tornou-se peça fundamental dentro do sistema de arquivamento da administração pública. Errado - Embora o arquivo permanente seja fundamental, a afirmação se concentra apenas em uma parte do processo. A inovação e a importância estão na gestão dos documentos ao longo das três idades, não apenas na criação dos arquivos permanentes.

D) Permanente, os documentos circulam pelos canais decisórios, buscando solução ou resposta. Errado - Na fase permanente, os documentos já foram retirados do âmbito administrativo ativo e são preservados principalmente por seu valor cultural ou histórico. O trânsito por canais decisórios é característico da fase corrente.

E) Corrente, os documentos passam a ter valor cultural e científico. Errado - Esta descrição se aplica aos documentos na fase permanente. Na fase corrente, os documentos são ativamente usados para transações correntes e decisões organizacionais.

Gabarito: Letra B

A questão aborda o conceito do ciclo vital dos documentos e a teoria das três idades, que são fundamentais na gestão e organização documental, tanto em instituições públicas quanto privadas. Essa teoria categoriza os documentos e arquivos em três fases: ativa, semi-ativa (inativa) e permanente (histórica). Vamos analisar as opções para determinar a correta:

Alternativa A: Arquivo ativo
Refere-se aos documentos que estão em uso frequente por uma organização. São aqueles utilizados rotineiramente para o desempenho das atividades da instituição. Portanto, não se encaixa na descrição da questão, que se refere a documentos usados ocasionalmente e relacionados a assuntos encerrados.
 

Alternativa B: Arquivo inativo
Se refere a documentos que não são necessários no dia a dia, mas que devem ser mantidos por motivos legais ou administrativos, para consultas eventuais. Estes arquivos ainda podem ter valor para a organização, principalmente em situações de comprovação. Esta opção corresponde à descrição fornecida na questão.
 

Alternativa C: Arquivo histórico
Arquivos históricos contêm documentos que tiveram seus prazos de guarda cumpridos e foram determinados como de preservação permanente devido ao seu valor histórico ou informativo. Estes documentos são raramente consultados para comprovações ocasionais, diferindo do enunciado da questão.
 

Alternativa D: Arquivo dinâmico
Costuma ser um termo menos formal que também pode se referir a um arquivo ativo, implicando um uso contínuo e regular. Portanto, não se enquadra na descrição, que fala de documentos usados somente ocasionalmente.
 

Alternativa E: Arquivo morto
Termo informal que frequentemente designa documentos considerados inativos ou que passaram para uma fase de guarda sem atividade, mas ainda podem necessitar de consulta em alguma fase após longos períodos. Enquanto se assemelha em alguns aspectos à alternativa B, tende a ser um termo mais genérico e menos técnico.
 

A terminologia “arquivo inativo”, conforme prevista na teoria das três idades e no ciclo vital, encaixa-se exatamente na descrição da questão. Os documentos inativos são mantidos por razões legais, administrativas, ou informativas, até que cumpram seus prazos de retenção e possam ser descartados ou selecionados para guarda permanente. Assim, a alternativa correta é a letra B.

Gabarito: Letra B

A questão solicitada procura determinar quais fases arquivísticas são abrangidas pela gestão de documentos. Para entender corretamente, é fundamental conhecer o conceito de ciclo vital dos documentos, que consiste em três fases fundamentais: corrente, intermediária e permanente.
 
1. Fase Corrente: nesta fase, os documentos são frequentemente utilizados no dia a dia da organização devido ao seu alto valor primário, ou seja, relacionado à sua utilidade para a execução das atividades pelas quais foram produzidos.
 
2. Fase Intermediária: após perderem a frequência de uso diário, mas ainda mantendo sua utilidade para fins de comprovação de direitos ou obrigações, os documentos transitam para a fase intermediária. O período de retenção desses documentos é determinado pela tabela de temporalidade, até que sua eliminação seja autorizada ou até que sejam permanentemente preservados.
 
3. Fase Permanente: documentos que possuem valor histórico, probatório ou informativo que justifique sua preservação por tempo indeterminado são classificados como permanentes. Esses documentos são preservados visando à memória institucional e para a sociedade.
 
A gestão de documentos, conforme preceituada em diversas normativas, incluindo a Lei de Arquivos (Lei nº 8.159/1991), abrange principalmente as fases corrente e intermediária, onde o objetivo é organizar, classificar, avaliar e eliminar documentos, tendo em vista otimizar o espaço físico e preservar os documentos essenciais. Conforme o Art. 3º da mencionada Lei:
<blockquote>
Consideram-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.
</blockquote>
 
Dessa forma, a alternativa correta é "D) corrente e intermediária", já que estas são as fases onde a gestão de documentos é aplicada para o processamento e controle dos documentos desde sua criação até a decisão final sobre sua destinação, seja para eliminação ou para guarda permanente.
 
As outras alternativas incluem fases que não são diretamente geridas sob o mesmo aspecto que as fases corrente e intermediária:
<ul>
<li>A) intermediária e permanente: Não contempla a fase corrente, onde a maioria das ações de gestão de documentos é realizada.</li>
<li>B) histórica e probatória: Termos genéricos que não são categorizados como fases específicas em arquivologia.</li>
<li>C) corrente e ativa: Redundância, porque a fase ativa é um sinônimo da fase corrente.</li>
<li>E) intermediária e semiativa: Semiativa não é reconhecida como uma fase formal no ciclo vital dos documentos.</li>
</ul>
 
A compreensão clara das fases, em que cada uma possui características e necessidades de gestão específicas, é crucial para o arquivista e para o sucesso da organização em manter seu acervo documental organizado e acessível.
 
Gabarito: Letra D

Questões de Arquivologia - Ciclo vital e teoria das 3 idades