Dentro do campo da Arquivologia, o conceito do ciclo vital dos documentos é fundamental para a compreensão da gestão documental eficiente em qualquer instituição. Essa teoria propõe que os documentos atravessam diferentes estágios – conhecidos como fases do ciclo de vida do documento – que correspondem às fases ativa, semi-ativa e inativa. Este modelo é também chamado de Teoria das Três Idades.
 
Na primeira fase, denominada como arquivos correntes ou ativos, encontram-se documentos que estão em constante uso e precisam estar acessíveis para consulta rápida e frequente. Estes são mantidos próximos aos seus usuários primários devido à sua relevância operacional e administrativa contínua.
 
A segunda fase consiste nos arquivos intermediários ou semiativos. Estes documentos já não são requeridos com a frequência dos correntes, mas ainda necessitam ser conservados por razões legais, fiscais ou administrativas até que atinjam o término de sua temporalidade e possam ser descartados ou transferidos para a fase subsequente.
 
A terceira e última fase do ciclo de vida do documento é a dos arquivos permanentes. Estes documentos já não possuem valor administrativo, legal ou fiscal que justifique sua retenção no contexto original de uso, mas são preservados permanentemente devido ao seu valor histórico ou informativo para a instituição ou para a sociedade como um todo. É justamente essa fase que é destacada na alternativa correta da questão da Fundação Vunesp.
 
Analisando as alternativas:
<ul>
<li>A) circulantes: Não se aplica ao ciclo vital dos documentos, pois não constitui uma fase reconhecida dentro das teorias de gestão documental.</li>
<li>B) alternativos: Também não corresponde a um termo técnico dentro do ciclo de vida dos documentos.</li>
<li>C) permanentes: É a alternativa correta, representando a fase de arquivos inativos que são preservados permanentemente devido ao seu valor histórico ou cultural.</li>
<li>D) esporádicos: Não é uma terminologia utilizada no contexto de gestão de arquivos do ciclo de vida dos documentos.</li>
<li>E) consultivos: Apesar de os documentos poderem ser consultados, esta não é uma terminologia adequada para definir uma das idades dos arquivos no modelo de ciclo vital.</li>
</ul>
 
A compreensão dessas fases e a correta gestão documental conforme as idades dos documentos são essenciais não apenas para o cumprimento de aspectos legais e normativos, mas também para a preservação do patrimônio informativo e histórico das entidades. Além disso, a eficiência operacional e a economia de recursos são otimizadas quando os documentos são gerenciados de acordo com os princípios do ciclo de vida.
 
Gabarito: Letra C

recolhimento sistemático e recolhimento selvagem.

transferência periódica e transferência permanente.

Para abordar corretamente a questão proposta pela FUNRIO, é essencial compreender o conceito do ciclo vital dos documentos e a teoria das três idades, que são fundamentais na arquivologia. A questão focaliza especificamente nas etapas de transição dos documentos em suas diferentes fases de arquivamento.

O ciclo vital dos documentos imprime que os documentos passam por fases distintas, desde sua criação até sua conservação permanente ou eliminação, condizente com sua importância administrativa, legal, fiscal ou informativa. As etapas são conhecidas como arquivos correntes, intermediários e permanentes, que correspondem, respectivamente, às primeiras, segundas e terceiras idades dos documentos.

Dentro deste contexto, temos:
Transferência: É o processo pelo qual os documentos são movidos dos arquivos correntes para os intermediários. Essa etapa ocorre quando os documentos já não são frequentemente utilizados, mas ainda precisam ser mantidos por razões legais ou fiscais.
Recolhimento: Refere-se à passagem dos documentos dos arquivos intermediários para os permanentes. Esta passagem é feita quando os documentos adquirem valor histórico ou informativo que justifica sua preservação a longo prazo.

Analisando as alternativas:
A) Transferência e destinação: Não está correta. A destinação não é um termo técnicamente usado para descrever a passagem para arquivo permanente.
B) Recolhimento e transferência: Está na ordem errada, contrariando o ciclo documental estabelecido.
C) Transferência e recolhimento: Correta. Conforme explicado, transferência refere-se à passagem para o arquivo intermediário e recolhimento à passagem para o arquivo permanente.
D) Recolhimento sistemático e recolhimento selvagem: Estes termos não são tipicamente utilizados neste contexto de transição dos documentos pelas fases do ciclo vital.
E) Transferência periódica e transferência permanente: Não são termos que estejam alinhados com os conceitos do ciclo vital dos documentos conforme indicados pela teoria das três idades.

Portanto, a alternativa correta é a letra C, que define com precisão os processos de "transferência" dos documentos para o arquivo intermediário e de "recolhimento" para o arquivo permanente, respeitando a teoria e prática arquivística. Essa compreensão é crucial, especialmente em ambientes organizacionais que necessitam gerir seus documentos de forma eficiente e em conformidade com as legislações vigentes.

Gabarito: Letra C

O arquivo primário trata de documentos que não se encontram mais em uso, constituído de arquivos de longo prazo.

Os arquivos intermediários são consultados constantemente, estando sempre abertos a pesquisas.

O arquivo intermediário trata de documentos cujo prazo de validade já foi ultrapassado, porém ainda podem ser utilizados  pela área responsável.

O arquivo permanente, também conhecido como arquivo de terceira idade, trata de arquivos menos importantes, pois não  contêm provas e testemunhos.

O arquivo primário não precisa ser conservado junto ao órgão que o gerou, pois sua consulta é rara.

A teoria das três idades é um dos conceitos fundamentais da Arquivologia, que divide a vida documental em três estágios: corrente, intermediário e permanente. Essa classificação é crucial para a gestão documental eficaz, determinando a forma como os documentos devem ser tratados, utilizados e armazenados ao longo do tempo. Vamos agora analisar as alternativas apresentadas à luz dessa teoria:

**Alternativa A: Incorreta.** Esta afirmação descreve erroneamente os arquivos primários, quando na realidade deveria se referir ao arquivo permanente. O arquivo primário (ou corrente) é aquele em uso ativo e frequente pela organização que o produziu, essencial para a operação diária. Já o arquivo permanente contém documentos cuja utilidade administrativa se encerrou, mas possuem valor histórico ou patrimonial e são conservados por tempo indeterminado.

**Alternativa B: Incorreta.** Os arquivos intermediários não são consultados com constância, ao contrário do que sugere a alternativa. Estes arquivos têm consultas ocasionais e não cotidianas; eles representam uma fase de transição na qual os documentos já não são usados no dia a dia operacional, mas ainda não são considerados de valor permanente para transferência ao arquivo permanente.

**Alternativa C: Correta.** Esta é a única alternativa correta e condizente com os conceitos de Arquivologia, descrita de acordo com a legislação e teorias arquivísticas. O arquivo intermediário armazena documentos que perderam uso frequente diário mas ainda não estão liberados legalmente ou administrativamente para eliminação. São necessários por razões legais ou fiscais, por exemplo, até que atinjam a data de descarte apropriada ou sejam transferidos para o arquivo permanente.

**Alternativa D: Incorreta.** Esta alternativa apresenta uma compreensão errônea do arquivo permanente. Ao contrário do que sugere, o arquivo permanente ou de terceira idade é extremamente importante, pois preserva documentos que têm valor histórico, probatório e informativo de longo prazo, fundamentais para a memória institucional e a cultura.

**Alternativa E: Incorreta.** Embora os documentos em arquivos correntes possam, em alguns casos, ser armazenados fora do local de geração, a afirmação que não precisam ser conservados próximo ao órgão que os gerou é equivocada. Normalmente, eles precisam permanecer acessíveis e disponíveis à instituição de origem devido à sua utilidade operacional e frequência de uso.

Portanto, apenas a Alternativa C está correta, descrevendo adequadamente os arquivos intermediários, que conservam documentos que já ultrapassaram seu uso regular mas ainda são retidos para fins jurídicos ou fiscais até que possam ser descartados ou recategorizados.

Gabarito: Letra C

No estudo da Arquivologia, a teoria das três idades é um conceito fundamental para entender o ciclo vital dos documentos. Este conceito subdivide-se em três fases de arquivos: corrente, intermediária e permanente, cada uma delas apresentando caracteristícas distintas quanto à frequência de uso, valor dos documentos e tratamento arquivístico adequado.
 
A primeira fase, conhecida como arquivo corrente, lida com documentos em uso frequente e que possuem valor primário, isto é, que estão diretamente relacionados às atividades imediatas da instituição. Já a segunda fase, o arquivo intermediário, trata de documentos com uso menos frequente que podem ser armazenados externamente, aguardando a destinação final. Finalmente, a terceira fase é a do arquivo permanente, onde os documentos possuem valor secundário, geralmente histórico, e são preservados indefinidamente.
 
Na questão apresentada, discute-se sobre os valores primários e secundários e a utilização de documentos permanentes. Analisando cada uma das alternativas à luz deste contexto:
<ul style="margin-bottom: 1.5em;">
<li>A - Científicas: Os documentos de valor permanente podem ter um significativo valor científico para pesquisas futuras.</li>
<li>B - Históricas: É um valor intrínseco aos documentos permanentes, já que sua conservação visa preservar a memória e a história.</li>
<li>C - Administrativas: Não se aplica aos documentos permanentes, pois já ultrapassaram as fases de uso ativo e intermediário e não servem mais para fins administrativos cotidianos.</li>
<li>D - Educacionais: Doumentos permanentes podem ser usados para fins educacionais, como ensino e aprendizagem sobre a história e desenvolvimentos sociais.</li>
</ul>
 
É crucial compreender que, apesar de os documentos mudarem de fase no ciclo de vida, a identificação do valor dos documentos, seja primário ou secundário, é parte essencial da gestão documental. Segundo a Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados, os documentos de arquivo são considerados como conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos.
 
No caso em questão, a alternativa correta é a letra C, pois refere-se às vertentes administrativas. No contexto de documentos permanentes, o enfoque administrativo não é mais relevante, pois esses documentos já cumpriram seu papel nesta fase e agora são considerados principalmente pelos seus valores secundários, como o histórico e científico.
 
Gabarito: Letra C

O Ciclo Vital e a Teoria das Três Idades são conceitos fundamentais na Arquivologia que descrevem as fases pelas quais os documentos passam, dependendo de seu valor e uso corrente. Essas teorias ajudam no entendimento sobre o acesso e a gestão dos documentos em diferentes fases de sua existência: arquivos correntes, intermediários e permanentes.

 

Os documentos de arquivo corrente são aqueles em uso frequente e necessário para as operações cotidianas de uma organização. Sendo assim, o acesso a esses documentos geralmente é mais controlado e restrito, principalmente para garantir a eficiência administrativa e a proteção de informações sensíveis. A alternativa correta, portanto, precisa refletir essas características.

 

Examinando as alternativas em questão:
<ul>
 <li>A) restrito aos acumuladores. Esta alternativa é a correta. No contexto de arquivos correntes, "acumuladores" refere-se aos usuários diretos e responsáveis pelos documentos, geralmente dentro do órgão ou da entidade que produziu as informações. Isto é consistente com a prática de manter um controle diretivo sobre documentos ativamente em uso para regular as operações diárias e proteger informações sensíveis.</li>
 
 <li>B) aberto ao público em geral. Esta opção é incorreta. Arquivos correntes normalmente não são abertos ao público em geral, pois contêm informações em uso ativo que podem ser sensíveis ou confidenciais.</li>
 
 <li>C) sigiloso. Embora documentos específicos possam ser classificados como sigilosos, não é um termo que se aplica universalmente a todos os documentos em um arquivo corrente, tornando esta alternativa incorreta.</li>
 
 <li>D) confidencial. Similar à alternativa C, esta categoria se aplicaria apenas a documentos específicos e não a todos os documentos em arquivos correntes, portanto, é incorreta.</li>
 
 <li>E) secreto. Esta classificação é especificamente usada para documentos que exigem o mais alto nível de segurança e não descreve adequadamente todos os documentos em um arquivo corrente.</li>
</ul>

 

O acesso aos documentos nos arquivos correntes precisa ser eficiente e controlado, conforme destacado pela Lei de Arquivos (Lei nº 8.159/1991), que define diretrizes para a gestão documental. A restrição do acesso aos acumuladores garante que se mantenha controle administrativo sobre os documentos e sua integridade, permitindo que eles sejam efetivamente úteis nas operações diárias da entidade responsável.

Gabarito: Letra A

Questões de Arquivologia - Ciclo vital e teoria das 3 idades