Na arquivologia, a autenticidade é uma das características fundamentais que distinguem um documento de arquivo dos demais documentos produzidos ou recebidos por uma organização. Este conceito está profundamente ligado à confiabilidade e integridade do documento, fazendo com que ele possua um valor probatório e informativo particular. Analisando a questão apresentada, vamos fundamentar por que a afirmativa está correta.

Autenticidade de um documento de arquivo é definida como a garantia de que o documento é o que afirma ser e que foi criado ou enviado por quem se acredita que o tenha feito. Essa característica é especialmente crucial em contextos legais e administrativos, onde a precisão da proveniência, a integridade e a imutabilidade dos documentos são essenciais. 

 

Segundo a teoria da Diplomática, uma subdisciplina da Arquivologia, o estudo da autenticidade dos documentos é central. A autenticidade está relacionada não somente à origem dos documentos, mas também às suas características externas e internas que confirmam sua criação e utilização no curso regular de atividades de uma entidade ou indivíduo. Este princípio ajuda a assegurar que os documentos não foram alterados de maneira não autorizada ao longo do tempo.

 

Na prática, o princípio da autenticidade ajuda a distinguir os documentos de arquivo de outros materiais impressos ou eletrônicos que possam existir em um ambiente organizacional, tais como cópias de documentos, publicações ou até mesmo comunicações informais. Documentos de arquivo mantêm uma cadeia de custódia clara e controles rigorosos de acesso e modificação, características que não são necessariamente exigidas para todos os tipos de documentos em uma organização.

 

De acordo com a Lei de Arquivos (Lei nº 8.159/1991), o artigo 2 define documentos de arquivo como aqueles produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos. Essa definição sublinha a relevância da origem e do contexto de criação, componentes críticos para a autenticidade documental.

 

<blockquote>
Art. 2 º Consideram-se documentos de arquivo os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos.
</blockquote>

 

Para entender a natureza prática dessa autenticidade, é importante considerar exemplos no mundo real, como documentos oficiais que passam por processos de certificação, selos e assinaturas que consolidam sua autenticidade, contraste esses com documentos comerciais corriqueiros ou cópias informais que não têm tamanha rigidez estrutural e funcional para sua autenticação.

 

Gabarito: Letra C

O documento de arquivo pode se distinguir dos demais
existentes no ambiente organizacional pela característica da
autenticidade.

Acerca dos princípios e conceitos da arquivística, julgue os itens
subsecutivos.


A análise tipológica dos documentos de arquivo é fundamental para entender a composição das séries documentais e a sua correta organização e classificação. A análise tipológica envolve o estudo dos tipos documentais e de sua função no contexto da entidade criadora, desempenhando um papel crucial no processo de organização dos arquivos.

Conceito de Análise Tipológica:
A análise tipológica consiste em identificar e estudar as características dos documentos que refletem as funções e atividades de uma instituição. Isso envolve observar a natureza dos documentos, seu propósito e a forma como esses documentos são organizados e utilizados na execução das atividades administrativas, legais, fiscais, ou informativas na instituição.
 

Importância da Análise Tipológica na Classificação dos Documentos:
A partir dessa análise, é possível estabelecer critérios mais eficientes para a classificação dos documentos em séries documentais, que agrupam documentos de natureza semelhante ou que estão relacionados à mesma atividade. A classificação adequada, por sua vez, facilita atividades como a gestão, a preservação e o acesso aos documentos, alinhando-se com as normas da Arquivologia e as necessidades de cada organização.
 

Análise das Alternativas:
<ul>
<li>Certo: A afirmação de que a análise tipológica facilita o entendimento da composição das séries na classificação ou arranjo dos documentos está correta. Este processo ajuda na identificação e agrupamento de documentos que compartilham características funcionais e informativas semelhantes, essencial para a estruturação lógica e funcional dos arquivos.</li>
<li>Errado: Classificar esta afirmação como 'Errado' seria ignorar a importância e o impacto da análise tipológica na gestão documental eficaz dentro das práticas arquivísticas modernas.</li></ul>
 

Esta questão destaca a aplicação prática da análise tipológica, uma técnica crucial no campo da Arquivologia. Essencialmente, ao compreender os documentos através de sua análise tipológica, os arquivistas podem garantir uma classificação mais precisa, que por sua vez melhora a acessibilidade e a gestão dos arquivos, alinhando-se com práticas consolidadas e normativas legais, como a Lei de Arquivos (Lei nº 8.159/1991).
 

Além disso, mediante a existência de um arranjo eficiente baseado na análise tipológica, uma instituição pode assegurar não só a preservação dos documentos, como também sua recuperação rápida e precisa, facilitando o acesso à informação e contribuindo para a memória organizacional e a transparência institucional.

Gabarito: Letra C

A análise tipológica facilita o entendimento da composição das
séries na classificação ou arranjo dos documentos.

A respeito da análise tipológica dos documentos de arquivo, julgue
os itens seguintes.


A análise tipológica dos documentos de arquivo é uma técnica fundamental na prática arquivística que permite a classificação dos documentos segundo a natureza das funções e das atividades que os originaram. Isso implica reconhecer os tipos documentais conforme sua espécie e, consequentemente, estabelecer critérios de avaliação e destinação baseados nessas características.

No enunciado da questão, afirma-se que na análise tipológica, conjuntos formados por espécies idênticas recebem, na avaliação, diferentes determinações quanto à vigência, aos prazos de guarda e à destinação final. Esta afirmação está incorreta, pois contraria o princípio fundamental da análise tipológica. Vamos analisar as principais razões para isso.

1. Fundamentos da análise tipológica:
Na análise tipológica, documentos que pertencem à mesma espécie, isto é, que foram produzidos no contexto de uma mesma atividade ou função, geralmente seguem o mesmo regime de tratamento arquivístico. Isso inclui prazos de guarda similares e destinação final uniforme, possibilitando uma gestão padronizada e eficiente do arquivo.
 

2. Consistência e uniformidade:
Manter a consistência nos prazos de guarda e nas decisões de destinação final para documentos do mesmo tipo é essencial para garantir a integridade do sistema de arquivamento e facilitar a recuperação de informações. A uniformidade nas decisões também reduz o risco de tratamentos inadequados ou discrepantes que poderiam comprometer a accountability administrativa e a transparência.
 

3. Princípios da avaliação documental:
A análise tipológica baseia-se em princípios de avaliação documental que determinam o valor dos documentos para a organização tanto em termos legais quanto informativos. Para documentos de uma mesma espécie, esses valores tendem a ser similares, o que justifica tratamentos iguais em termos de prazos de guarda e destinação. Por exemplo, um conjunto de contratos de um mesmo tipo entre uma organização e várias entidades terá provavelmente o mesmo prazo de guarda determinado por obrigações legais e administrativas similares.
 

4. Abordagem integrada:
Uma abordagem integrada na classificação e avaliação dos documentos facilita a preservação do contexto original e da proveniência, que são elementos cruciais na teoria arquivística. Diferenças nas determinações de vigência, prazos de guarda e destinação final para documentos de uma mesma espécie poderiam comprometer a eficácia dessa abordagem.
 

Portanto, os documentos que compartilham características tipológicas similares normalmente seguem prazos de guarda e destinação final uniformes, refletindo sua origem e função comuns dentro da organização. A afirmativa da questão contraria esse princípio, considerando assim errada.

Gabarito: Letra E

Na análise tipológica, os conjuntos formados por espécies
idênticas recebem, na avaliação, diferentes determinações
quanto à vigência, aos prazos de guarda e à destinação final.

A análise tipológica é uma técnica fundamental na Arquivologia. Ela envolve a categorização dos documentos de arquivo de acordo com suas funções e atividades que originaram esses documentos. Essa análise é crucial para a organização, gestão e preservação de documentos de arquivo de forma sistemática e metódica.
 
A ordenação dos documentos, mencionada no enunciado da questão, é de fato um elemento importante na realização da análise tipológica. Essa ordenação não se refere apenas ao arranjo físico dos documentos, mas também à compreensão da sequência lógica e funcional dos documentos dentro de uma série arquivística. Entender como os documentos estão ordenados ajuda a identificar padrões, relações funcionais e hierárquicas entre tipos documentais, o que é essencial para uma análise tipológica eficaz.
 
Por exemplo, documentos como atas de reunião, correspondências e relatórios podem ser ordenados cronologicamente dentro de uma série, mas a análise tipológica irá além, observando as funções que esses tipos de documentos desempenham dentro da organização. Tal entendimento permite que os profissionais de arquivo gerenciem melhor os documentos, aplicando técnicas apropriadas de preservação, acessibilidade e, eventualmente, descarte, conforme as características e importâncias identificadas.
 
Do ponto de vista legal e normativo, a Lei de Arquivos (Lei nº 8.159/1991) é clara quanto à necessidade de organização e gestão dos arquivos, de modo que os documentos sejam preservados e acessíveis. A análise tipológica, complementada pela ordenação correta dos documentos, é uma parte integral desses processos, conforme destaca o seguinte trecho da lei:
<blockquote>
Art. 3 A gestão de documentos do arquivo deve observar o disposto na legislação arquivística e as normas de aplicação permanente.
</blockquote>
 
Na análise das alternativas, a afirmativa C (Certo) é correta porque ressalta a importância da ordenação dos documentos como parte da análise tipológica, o que é um conceito bem consolidado na arquivologia contemporânea, refletindo na eficiência e eficácia da gestão documental.
 
Portanto, ao considerarmos o valor prático e normativo da análise tipológica e da ordenação de documentos em arquivística, confirmamos a correção da alternativa C.
 
Gabarito: Letra C

A ordenação dos documentos é um elemento que deve ser
considerado para a realização da análise tipológica.

A análise tipológica de documentos é uma metodologia essencial na Arquivologia, utilizada para compreender e categorizar a natureza dos documentos de acordo com sua função e contexto de produção. Essa análise é importante tanto para a organização dos arquivos quanto para a definição de prazos de guarda e estratégias de preservação.

 
O enunciado da questão afirma que a "unidade mínima trabalhada pela análise tipológica dos documentos de arquivo é a espécie documental". Para avaliar esta afirmação, é crucial entender o conceito de "espécie documental" dentro da Arquivologia. A espécie documental refere-se às características formais do documento e é definida pela configuração que o documento assume segundo a atividade que lhe deu origem. Exemplos incluem atas, memorandos, ofícios, entre outros.
 
No entanto, a análise tipológica vai além da espécie documental. Ela abrange também o tipo documental, que se relaciona mais diretamente com o contexto de produção do documento e sua função administrativa, legal ou informativa. Portanto, o foco da análise tipológica não se limita à espécie (forma), mas também ao tipo documental (função).
 
A análise tipológica, dessa forma, é mais abrangente e complexa, considerando tanto a forma quanto o contexto de produção do documento. Isto é, ela estuda os documentos de arquivo em seus aspectos formais e funcionais, o que vai além da simples identificação da espécie documental.
 
Portanto, o enunciado é incorreto ao afirmar que a unidade mínima na análise tipológica é a espécie documental, pois essa análise também considera o tipo documental, que se relaciona com a função do documento dentro do contexto em que foi produzido. A compreensão completa da natureza dos documentos requer essa abordagem dual, levando em conta tanto a forma quanto a função.
 
Esse entendimento está em linha com a normativa arquivística contemporânea e as práticas de gestão documental que visam uma abordagem mais holística dos arquivos, facilitando assim tanto a organização quanto a recuperação eficiente de informações, essencial para a administração moderna e para a transparência institucional.
 
Gabarito: Letra E

A unidade mínima trabalhada pela análise tipológica dos
documentos de arquivo é a espécie documental.

Questões de Arquivologia - Diplomática - Análise tipológica de documentos