A questão propõe a análise de um conceito bastante específico dentro da Arquivologia, que é a determinação da ordenação existente e da atividade no contexto da análise tipológica, e como isso fundamenta as ações de classificação de documentos de arquivo.

A organização específica de arquivos de acordo com a análise tipológica tem fundamentos teóricos e práticos robustos que ajudam a definir as melhores práticas de classificação do acervo documental. Isso envolve entender o tipo de documento, a função que ele desempenha ou desempenhou dentro da entidade produtora, e a atividade que originou sua criação ou acumulação dentro dessa entidade.

A análise tipológica, como técnica, permite identificar não apenas tipos de documentos, mas também estabelecer a relação entre eles e as atividades que os geraram. Esta compreensão é vital para a classificação adequada, pois garantir uma classificação equilibrada entre as diversas espécies documentais de um arquivo assegura um melhor manejo do acervo no que se refere à recuperação da informação e sua preservação.

Para elucidar melhor, a Lei de Arquivos (Lei nº 8.159/1991) estabelece princípios básicos sobre a gestão documental e o tratamento de arquivos no Brasil. O artigo 3º dessa lei indica que a gestão de documentos tem como objetivo a racionalização e a eficiência no criação, tramitação, uso, avaliação e arquivamento dos documentos, em fases corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.
<blockquote>
 Art. 3º Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.
</blockquote>
 
Em acordo com esta legislação, e voltando à questão em análise, a determinação da ordenação e atividade relacionadas à produção do documento são essenciais para a execução eficaz dos procedimentos de classificação e de eventual avaliação para eliminação ou guarda permanente dos documentos.

Analisando as alternativas propostas, onde a alternativa correta é afirmar (Certo), a justificativa se alinha perfeitamente com as práticas descritas. A ordenação e a análise das atividades são fundamentais no processo de classificação, pois ajudam a esclarecer a natureza dos documentos, suas relações e sequências operacionais e administrativas dentro da organização.

Portanto, através da análise tipológica, os arquivistas e profissionais responsáveis podem fundamentar as ações de classificação com um entendimento mais profundo sobre o contexto e a natureza dos documentos, o que está em pleno acordo com as normas arquivísticas e contribui para uma gestão documental eficaz e conforme a legislação vigente.

Gabarito: Letra C

A determinação da ordenação existente e da atividade na
análise tipológica fundamenta as ações de classificação de
documentos de arquivo.

No que se refere à análise tipológica dos documentos de arquivo,
julgue os itens a seguir.


A análise tipológica em arquivologia é um processo que envolve o estudo detalhado dos documentos dentro de seu contexto de criação e acumulação, especialmente em relação às atividades da entidade produtora dos documentos. Na questão proposta pelo Centro Brasileiro de Pesquisa em Avaliação e Seleção e de Promoção de Eventos (Cebraspe), é questionado se o conhecimento da estrutura orgânico-funcional da entidade acumuladora é dispensável para efetivar essa análise.
 
O enunciado afirma que a "efetivação da análise tipológica a partir da arquivística prescinde do conhecimento prévio da estrutura orgânico-funcional da entidade acumuladora", sugere que esse conhecimento não é necessário, o que é incorreto. De acordo com a prática e teoria arquivística, a compreensão da estrutura e das funções da organização é fundamental para a correta classificação dos documentos em suas tipologias específicas.
 
Na análise tipológica, identificamos os tipos documentais que são caracterizados pela natureza das operações que os originaram. Esse processo exige um entendimento claro das funções e atividades da instituição, já que a natureza das operações está diretamente ligada ao contexto funcional no qual os documentos foram criados.
 
Como citado por Heloísa Bellotto, referência em arquivologia, a análise tipológica requer conhecimento profundo das seguintes nuances da entidade acumuladora:
<blockquote>
 <ul>
 <li>Estrutura orgânico-funcional.</li>
 <li>Reorganizações que alteraram funções ou atividades.</li>
 <li>Funções conforme definido por leis ou regulamentos.</li>
 <li>Funções atípicas ou circunstanciais.</li>
 <li>Transformações por intervenções externas ou internas.</li>
 <li>Processos regulamentados dentro da entidade.</li>
 </ul>
</blockquote>
 
Sem compreender tais aspectos, a análise tipológica pode ser superficial ou imprecisa, pois os documentos de arquivo são criados como um resultado direto das funções e estruturas da entidade que os produz. Portanto, ao estudar os documentos sem a base de conhecimento sobre a estrutura organizacional e funcional da entidade, corre-se o risco de misclassificar documentos, impactando negativamente a sua gestão, preservação e acessibilidade.

Assim, a resposta correta à questão é E (Errado), visto que o conhecimento prévio da estrutura orgânico-funcional da entidade acumuladora é essencial para a execução eficaz da análise tipológica.

Gabarito: Letra E

A efetivação da análise tipológica a partir da arquivística
prescinde do conhecimento prévio da estrutura
orgânico-funcional da entidade acumuladora.

Na questão proposta pela banca, analisa-se o entendimento sobre a análise tipológica de documentos de arquivo que, frequentemente, é confundida com a análise diplomática. A diferença fundamental entre essas duas abordagens é crucial para administrar corretamente a documentação e garantir a integridade e autenticidade dos arquivos.

A alternativa correta é "E", indicando que o enunciado está errado. Isso se deve ao fato de que a análise tipológica não se concentra na "configuração interna do documento, o estudo jurídico de suas partes e dos seus caracteres", mas sim na identificação das características dos documentos que refletem as funções e atividades das entidades que os criaram. Assim, diferentemente da análise diplomática, que se foca na forma e na autenticidade do documento, a análise tipológica está mais relacionada à função e ao contexto de produção dos documentos.

De acordo com a Lei de Arquivos (Lei nº 8.159/1991), que regula a política nacional de arquivos públicos e privados, a gestão documental e a proteção especial aos documentos de arquivo são essenciais para assegurar o acesso à informação. Este ato legal sublinha a importância de práticas corretas de arquivamento e análise documental para a preservação do patrimônio documental.

A análise tipológica permite melhor organização e descrição arquivística, facilitando a recuperação eficiente de informações e promovendo a gestão de documentos com mais eficácia. Na prática, um arquivista utilizaria a análise tipológica, por exemplo, para identificar padrões em documentos criados como resultado de processos administrativos regulares e poderia aplicar esses padrões para facilitar a classificação, a avaliação e o descarte de documentos, conforme necessário e adequado.

Portanto, é claro que o equívoco do enunciado reside em confundir os conceitos de análise diplomática com os de análise tipológica. A diplomática foca-se mais nos aspectos formais e de autenticidade documental, essencial para a validação de documentos históricos e legais. Já a tipologia foca-se na função e no contexto de criação dos documentos, essencial para sistemas de arquivo eficientes e para a compreensão histórica e administrativa das entidades produtoras.

A discussão sobre esses conceitos não é apenas acadêmica, mas tem implicações práticas significativas na gestão de arquivos contemporâneos, tanto em ambientes corporativos quanto públicos. A aplicação correta da análise tipológica facilita a preservação da memória organizacional e promove a accountability e a transparência, aspectos cada vez mais valorizados na gestão moderna de arquivos.

Gabarito: Letra E

O objeto da tipologia documental é a configuração interna do
documento, o estudo jurídico de suas partes e dos seus
caracteres.

Banca Organizadora: Centro Brasileiro de Pesquisa em Avaliação e Seleção e de Promoção de Eventos
Matéria: Arquivologia
Assunto: Análise tipológica de documentos
 
Enunciado da questão: 
No que se refere à análise tipológica dos documentos de arquivo, julgue os itens a seguir. 
A configuração que assume um documento de acordo com a disposição e a natureza das informações nele contidas é conhecida como espécie documental.
 
A questão trata sobre a terminologia específica da Arquivologia, enfocando o conceito de espécie documental. Este conceito é fundamental no campo da gestão documental, pois caracteriza os documentos de acordo com sua configuração, que assume particularidades conforme a disposição e a natureza das informações que contêm.
A espécie documental é uma forma de categorizar os documentos que compartilham características comuns na forma de sua produção ou na natureza da informação que registram. Exemplos típicos incluem atas, memorandos, cartas, entre outros. Este conceito é distinto de gênero documental, que classifica os documentos conforme o formato, isto é, se são textuais, iconográficos, cartográficos, etc.
A afirmação no enunciado está correta e alinha-se com a literatura da área. Segundo Camargo e Bellotto (1996), espécie documental refere-se exatamente à configuração que um documento assume baseada na disposição e natureza das informações que contém. Esta definição está amplamente reconhecida entre os profissionais de Arquivologia e é frequentemente aplicada na categorização e gerenciamento eficiente dos arquivos.
O entendimento correto das espécies documentais é crucial para a implantação de sistemas de classificação eficazes em arquivos. Isso permite que as instituições mantenham a organização e a acessibilidade dos documentos, facilitando a recuperação de informações e garantindo a conservação dos documentos a longo prazo. Dessa forma, a correta identificação e classificação de espécies documentais contribuem significativamente para a gestão documental eficiente em qualquer organização.
Com base na análise apresentada e nos conceitos arquivísticos fundamentais, a assertiva do enunciado está correta em identificar a configuração de um documento a partir das informações que ele contém como sua espécie documental representativa.

Gabarito: Letra C

A configuração que assume um documento de acordo com a
disposição e a natureza das informações nele contidas é
conhecida como espécie documental.

A questão da banca Centro Brasileiro de Pesquisa em Avaliação e Seleção e de Promoção de Eventos aborda um aspecto crucial da análise tipológica de documentos em arquivística: a importância do conhecimento sobre reorganizações institucionais e suas implicações nos documentos produzidos. O enunciado sugere que este conhecimento é dispensável, o que está incorreto.

A análise tipológica é um procedimento que identifica e agrupa documentos de acordo com as atividades que os geram, classificando-os com base em suas funções e não apenas em suas formas ou conteúdos. Este processo é essencial para entender a natureza dos documentos dentro de seu contexto de criação e acumulação. Portanto, as mudanças organizacionais que afetam as funções e atividades de uma instituição podem alterar significativamente os tipos de documentos produzidos.

Quando há supressões ou acréscimos nas atividades de uma instituição, novos tipos documentais podem surgir e outros podem se extinguir. Ignorar tais mudanças durante a análise tipológica poderia levar a uma compreensão incompleta ou imprecisa do arquivo, comprometendo a gestão, preservação, acesso e valor probatório dos documentos.

No contexto da legislação arquivística brasileira, a Lei nº 8.159/1991, que define a política nacional de arquivos públicos e privados, também implica a importância de se reconhecer as funções e atividades das instituições na gestão de seus documentos. Essa aproximação garante não apenas a eficiência administrativa, mas também a preservação da memória institucional, que é vital para a accountability e a transparência pública.

<blockquote>
A Lei nº 8.159/1991, em seu Art. 3º, afirma que a gestão de documentos visa a eficiência e a economia na criação, manutenção, uso e destinação de documentos, promovendo a eliminação ou recolhimento para guarda permanente dos documentos.
</blockquote>

Reconhecer as alterações nas estruturas e atividades das instituições é, portanto, fundamental para a aplicação efetiva desta legislação, garantindo que os documentos historicamente relevantes sejam devidamente preservados e que os documentos que não são mais necessários sejam identificados e tratados conforme a lei.

Concluindo, a análise tipológica requer um entendimento profundo e abrangente da instituição e suas mudanças ao longo do tempo para efetuar corretamente a avaliação documental. Assim, a afirmativa da questão não só subestima a complexidade e a importância da análise tipológica, como também contraria práticas consolidadas na arquivística moderna.

Gabarito: Letra E

A análise tipológica dispensa o conhecimento de sucessivas
reorganizações que tenham causado supressões ou acréscimos
de atividades.

A respeito da análise tipológica de documentos e do arranjo em
arquivos permanentes, julgue os itens que se seguem.


Questões de Arquivologia - Diplomática - Análise tipológica de documentos