A tipologia documental é um conceito fundamental na Arquivologia e na Diplomática Contemporânea, pois ela evidencia a conexão entre um documento e as funções e atividades que lhe deram origem. Isso é particularmente relevante em cenários onde a autenticidade e a finalidade dos documentos precisam ser claramente estabelecidas, como em organizações públicas ou privadas onde a rastreabilidade e a responsabilidade documental são cruciais.

A alternativa correta, E) Diplomática Contemporânea, refere-se ao campo da Arquivologia que inspeciona documentos a partir dos processos e das funções que os originam. Essa abordagem moderna da diplomática expande as fronteiras tradicionais, focando não apenas na forma e materialidade dos escritos, mas também no contexto e processo de sua criação.

Analise das alternativas:

<ul style="margin-bottom: 1.5em;">
<li>A) Gestão de Documentos: Incorreto. Trata-se do conjunto de práticas operacionais e técnicas aplicadas ao manuseio de documentos ao longo de seu ciclo de vida, que inclui criação, manuseio, armazenamento e descarte. Embora importante, não aborda especificamente a identificação documental através da análise da origem funcional, conforme detalhado na Lei nº 8.159/1991:</li>
</ul>

<blockquote>
 Art. 3º - Considera-se gestão de documentos o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.
</blockquote>

<ul style="margin-bottom: 1.5em;">
<li>B) Paleografia: Incorreto. Esta é a ciência que estuda a escrita e os manuscritos antigos, focando na evolução da escrita ao longo do tempo e não na função documental no contexto arquivístico.</li>
<li>C) História Administrativa: Incorreto. Explora o desenvolvimento administrativo das organizações, mas não se presta diretamente ao estudo da produção documental contextualizada pela contemporânea diplomática.</li>
<li>D) Introdução à Administração: Incorreto. Este conceito abrange conhecimentos gerais sobre práticas e teorias administrativas. Não está focado na análise ou classificação documental segundo a origem funcional.</li>
</ul>

A Diplomática Contemporânea, portanto, é o estudo aprofundado da documentação baseado na sua produção e contexto, analisando as características internas e externas dos documentos para assegurar sua autenticidade, integridade e adequado arquivamento. Este conhecimento é vital para otimizar políticas de gestão de documentos e garantir a preservação apropriada de informações críticas, especialmente em um mundo digital crescente.

Aplicações práticas deste conhecimento incluem melhorar a organização de arquivos digitais e físicos, facilitar a recuperação de informações e garantir conformidade com regulamentações e normas de arquivamento em vários setores.

Gabarito: Letra E

A análise tipológica de documentos é um conceito fundamental em Arquivologia, uma vez que permite compreender a natureza dos documentos de arquivo em função das atividades que os originam. Esta questão da Fundação Vunesp busca identificar o conhecimento do candidato sobre a definição de tipologia documental.

A tipologia documental trata-se da categorização de documentos não apenas por sua forma, mas também pelo contexto em que são criados e pela função que desempenham dentro de uma entidade organizacional. Isso inclui a análise dos processos que dão origem aos documentos e como estes refletem as operações e responsabilidades da entidade que os produz.

Vamos analisar as alternativas oferecidas:

<ul style="margin-bottom: 1.5em;">
<li>A) Diplomática clássica: Estuda o documento isoladamente, enfocando sua forma e estrutura externa e interna, com o objetivo de autenticar documentos históricos e modernos. Não se concentra no contexto funcionário que a tipologia documental requer.</li>

<li>B) Tipologia documental: Incorreto nesse caso. Corretamente aborda a junção de documentos que correspondem à mesma atividade, e considera o contexto das funções da entidade que os produz. É a alternativa correta dada ao enunciado.</li>

<li>C) Análise documentária: Refere-se geralmente à organização de conteúdos de documentos para fins de recuperação e acesso em sistemas de informação. Não coincide com o enfoque na gênese e contexto funcional.</li>

<li>D) Gênero documental: Diz respeito à natureza do suporte e à forma da informação no documento (como texto, fotografia, mapa), e não aborda a relação funcional e contextual requerida na tipologia documental.</li>

<li>E) Arquivística integrada: Refere-se a uma abordagem holística de gestão de documentos, mas não foca especificamente na análise da criação de documentos e suas funções como faz a tipologia documental.</li>
</ul>

A Tipologia Documental, como a questão descreve, é essencial para entender como cada documento se relaciona com os processos e atividades da entidade que o gerou. Isso é fundamental não apenas para a organização e manutenção de um arquivo, mas também para garantir a preservação do contexto que dá significado aos documentos ao longo do tempo.

Gabarito: Letra B

Na Arquivologia, a compreensão do conceito de tipos documentais é fundamental para a correta gestão e organização dos arquivos. As alternativas apresentadas na questão abordam diferentes tipos de documentos, e a correta identificação de cada um se faz necessária para a compreensão e aplicação dos princípios arquivísticos apropriados.

Vamos analisar cada alternativa detalhadamente:

<ul>
<li style="margin-bottom: 1.5em;">A) memorando - O memorando é uma espécie documental utilizada para comunicação interna entre unidades administrativas de uma mesma instituição. Embora seja um documento importante, não é classificado como um tipo documental, mas como uma espécie.</li>

<li style="margin-bottom: 1.5em;">B) processo - O termo processo refere-se a um conjunto de documentos que são acumulados no decurso de uma ação administrativa, judicial ou legislativa. Não se trata de um tipo documental, mas sim de uma acumulação documental resultante de um procedimento ou atividade.</li>

<li style="margin-bottom: 1.5em;">C) formulário - Um formulário é uma espécie de documento predefinido, usado para coletar e registrar informações de acordo com padrões específicos. Similar ao memorando, é uma espécie documental, não um tipo documental.</li>

<li style="margin-bottom: 1.5em;">D) relatório - Relatório é uma espécie documental criada para apresentar informações ou resultados investigativos em resposta a uma demanda por uma organização ou indivíduo. Novamente, trata-se de uma espécie e não um tipo documental.</li>

<li style="margin-bottom: 1.5em;">E) ata de reunião - A ata de reunião é um documento que registra resumidamente e com fidelidade as ocorrências, resoluções e decisões de reuniões ou assembleias. A ata de reunião é considerada um tipo documental, pois além de ser uma espécie específica de documento, ela tem a função de formalizar as deliberações e acordos estabelecidos durante uma reunião, o que configura seu tipo conforme a atividade que a gerou.</li>
</ul>

De acordo com a Lei de Arquivos (Lei nº 8.159/1991), é importante reconhecer a natureza dos documentos para adequada implementação das políticas de arquivo e sua conservação:

<blockquote>
"Art. 3. Consideram-se arquivos, para os fins desta lei, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos." 
</blockquote>

Esta questão reforça a importância de compreender claramente a diferença entre 'espécie' e 'tipo' documental, sendo fundamental para a classificação correta e para processos de tomada de decisão eficazes em gestão documental e arquivística.

Gabarito: Letra E

A análise tipológica de documentos é uma prática fundamental dentro da Arquivologia que envolve a classificação dos documentos de acordo com suas características formais e funcionais. Esta prática é essencial para a organização eficaz de um arquivo, permitindo um gerenciamento mais eficiente e facilitando o acesso e a preservação dos documentos.

 
O enunciado da questão do Instituto Quadrix pede que se identifique o termo que representa a junção da espécie com a função do documento dentro da gestão documental. Vamos analisar cada uma das alternativas para entender a correta:

A) Suporte documental: O suporte documental refere-se ao material físico ou digital em que as informações são registradas. Ele não está diretamente relacionado à combinação da espécie e função do documento, mas sim à sua forma física ou digital.

B) Gênero documental: O gênero documental aponta para a natureza da informação do documento, focando se é textual, audiovisual, cartográfico, etc. Como tal, esta alternativa também não corresponde à combinação de espécie e função.

C) Tipo documental: Este é o termo correto que representa a junção da espécie com a função do documento. O tipo documental é definido considerando tanto a forma específica do documento (a espécie, como ata, memorando, contrato, etc.) quanto sua função (o propósito ou atividade que motivou a criação do documento).

D) Identificação documental: A identificação documental se refere ao processo de reconhecer e designar identificadores aos documentos, o que não engloba diretamente a análise de espécie combinada com função.

E) Item documental: Um item documental é uma unidade singular dentro de um conjunto maior de documentos. Também não abrange a junção da espécie e função do documento de forma específica.

 
Portanto, a resposta correta é a alternativa C, "tipo documental". O termo tipo documental é crucial em Arquivologia porque ajuda a determinar as práticas de gestão, arranjo, descrição e preservação dos documentos. Documentos do mesmo tipo são frequentemente sujeitos a regras de gestão similares, o que pode incluir prazos de guarda relacionados às suas funções operacionais, legais ou informativas.

 
Entender e aplicar corretamente o conceito de tipo documental permite aos profissionais da área garantir uma gestão arquivística mais eficiente e alinhada às necessidades de acesso e conservação dos documentos ao longo do tempo. A análise tipológica é, portanto, uma ferramenta essencial para maximizar a utilidade do arquivo e facilitar a responsabilidade legal e histórica da instituição.

 
Gabarito: Letra C

FORMA é o “estágio de preparação e de transmissão de documentos.” (AAB, 1996) São exemplos: original, cópia, minuta, rascunho, fac-símile. Ou seja, quando você está fazendo a sua redação na folha de rascunho, ela está na forma de rascunho. Quando você a transfere para a folha de redação, ela está na forma original. Resposta: D.

Questões de Arquivologia - Diplomática - Análise tipológica de documentos