A diplomática é uma disciplina da arquivologia essencial para a compreensão do contexto e dos elementos formais da produção documental. Envolve a análise da estrutura formal dos documentos e suas relações internas e externas, o que permite verificar autenticidade e entender melhor seus conteúdos e funções.
 
O conceito de tradição documental, dentro da disciplina diplomática, refere-se ao conjunto de características que definem como os documentos são formalmente transmitidos e conservados ao longo do tempo. Estes podem incluir o formato, a apresentação e a matéria dos documentos, configurando-se em aspectos externos e evidentes nos documentos.
 
Olhando para as opções oferecidas:
<ul style="margin-bottom: 1.5em;">
 <li>A) dos gêneros documentais: Gênero refere-se ao aspecto da função do documento, ou seja, qual é a sua finalidade (como legislativo, executivo, pessoal, etc.). Embora importante, não está diretamente relacionado à tradição documental.</li>
 <li>B) das espécies documentais: Espécie documental remete à natureza do conteúdo, como ata, memorando, ofício, etc. Também não se confunde com a noção de tradição documental.</li>
 <li>C) dos formatos dos documentos: O formato pode se relacionar com a maneira como os documentos são dispostos física ou digitalmente (como papel, digital, áudio, etc.), e seria uma consideração próxima, porém ainda não encapsula totalmente o conceito de tradição documental.</li>
 <li>D) dos tipos documentais: Tipo documental é uma classificação mais específica dentro de uma espécie, e refere-se mais ao conteúdo do que à forma de transmissão ou conservação dos documentos.</li>
 <li>E) das formas dos documentos: A forma de um documento inclui características de sua apresentação e estrutura, tais como formato, estilo, métodos de selagem e assinatura, entre outros aspectos formais. É o aspecto que mais diretamente se relaciona à tradição documental, que trata de como um documento é formalmente transmitido e mantido ao longo do tempo.</li>
</ul>
 
Portanto, a alternativa correta é a E, pois abrange a descrição mais precisa do que se ocupa a tradição documental na diplomática – as formas dos documentos, que são indicativas de como os documentos são formalmente transmitidos e conservados, refletindo práticas específicas de documentação e preservação. Estes aspectos são centrais para entender as tradições documentais que moldam as características físicas e formais dos documentos conforme usados e conservados em diferentes contextos e épocas.
 
this style="text-align: left; color: #3498db;">Gabarito: Letra E

A descrição de funções nos documentos arquivísticos é uma prática fundamental para a organização, recuperação e análise eficaz dos documentos. Esse processo é intrinsecamente ligado à compreensão das atividades que geram os documentos dentro de uma entidade, seja ela pública ou privada. Tal prática é sustentada tanto pela norma brasileira de descrição arquivística, cujo enfoque está na representação adequada do contexto e dos detalhes documentais, quanto pela norma internacional para a descrição de funções. Esta última fornece uma estrutura para descrever as funções que estão na origem dos documentos de arquivo, enfatizando a importância da correlação entre as funções exercidas pela entidade e os documentos produzidos.

 

Esta abordagem traz várias vantagens para a gestão documental. Primeiramente, permite uma melhor compreensão da proveniência, que é o princípio que conecta os documentos à entidade produtora, respeitando sua integridade orgânica e histórica. Ao descrever as funções que originam os documentos, estabelece-se um link claro entre a atividade e a documentação resultante, o que facilita não só a organização dos arquivos, mas também a sua recuperação e interpretação.

 

Em termos de recuperação de documentos, a descrição funcional atua como uma rotulagem eficiente dos arquivos, ajudando na identificação rápida e precisa das informações ao contextualizar cada documento dentro das atividades que os geraram. Esse aspecto é crucial especialmente em grandes arquivos onde a busca e a recuperação de informações podem se tornar complexas devido ao volume de documentos.

 

A normativa que pode ser sublinhada aqui é a Lei de Arquivos (Lei nº 8.159/1991), que regula a gestão documental e enfatiza a importância da organização e da preservação documental em seu Artigo 3º:

<blockquote>
Art. 3º - Consideram-se arquivos, para os fins desta Lei, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos.
</blockquote>

 

Esta lei, embora não detalhe especificamente a descrição de funções, implícita a necessidade de uma organização que reconheça a gênese e as funções dos documentos, o que está diretamente relacionado com a descrição das funções numa abordagem arquivística moderna.

 

Portanto, pode-se afirmar sem dúvida que a descrição de funções é uma ferramenta essencial na organização dos documentos, tendo um impacto direto na forma como os documentos são arquivados, recuperados e analisados. Este conceito está em plena harmonia com as normas e práticas de descrição arquivística reconhecidas tanto nacional quanto internacionalmente.

Gabarito: Letra C

A descrição de funções é um elemento importante na
organização dos documentos, principalmente como ferramenta
de recuperação e análise de documentos.

De acordo com as normas brasileiras de descrição arquivística
e com a norma internacional para a descrição de funções, julgue
os itens a seguir. 


Analisar tipologicamente os documentos de arquivo envolve identificar as características dos documentos que se relacionam com as funções e as atividades de uma instituição. A análise tipológica é fundamental para compreender a natureza dos documentos, além de auxiliar no estabelecimento de critérios para a classificação, avaliação e, consequentemente, na gestão documental eficaz.

 

A análise tipológica de documentos considera vários aspectos, sendo um dos mais importantes a atividade que gerou o documento. Isso porque cada tipo documental é produzido como resultado de uma atividade específica dentro da entidade. Por exemplo, uma atividade de contratação de pessoal poderia gerar documentos como contratos de trabalho, formulários de inscrição e currículos. Dessa forma, entender a função ou atividade que gerou o documento é crucial para determinar sua tipologia.

 

Esse conceito está profundamente enraizado nas práticas de gestão de documentos, uma vez que facilita a organização arquivística e a recuperação da informação. Por exemplo, se conhecemos as atividades que originam determinados tipos de documentos, podemos desenvolver um plano de classificação mais eficiente que agrupe documentos de natureza ou função similar. Isso não apenas melhora a eficiência operacional, mas também ajuda na implementação de políticas de retenção documental específicas e assertivas.

 

Portanto, afirmar que a atividade que gera o tipo documental é considerada na análise tipológica está correto. Esta abordagem é consistentemente sugerida em teorias de arquivologia e é uma prática padrão em gestão de arquivo. Ela permite que os arquivistas entendam melhor o contexto e a finalidade dos documentos, o que é essencial para uma gestão eficaz e para garantir que os documentos sejam preservados ou eliminados de acordo com as normativas e necessidades organizacionais.

 

A questão também está alinhada à Lei de Arquivos (Lei nº 8.159/1991), que em seu Art. 3º estabelece que a gestão de documentos deve considerar os aspectos da produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente. Portanto, a análise tipológica se faz presente implicitamente, pois considera as atividades que geram os documentos para determinar suas trajetórias dentro e fora da organização.

 

Em conclusão, a afirmação de que um dos itens considerados na análise tipológica é a atividade que gera o tipo documental é correta, pois reflete uma prática arquivística fundamental para a administração eficiente de documentos e para a preservação da informação institucional essencial.

 

Gabarito: Letra C

Um dos itens considerados na análise tipológica é a atividade
que gera o tipo documental.

Julgue os seguintes itens, relativos à análise tipológica dos
documentos de arquivo.


A análise tipológica dos documentos de arquivo é fundamental para compreender as diferentes categorias documentais que constituem um acervo arquivístico. Esta análise envolve categorizar os documentos de acordo com suas características e funções dentro da atividade que gerou esses documentos. A tipologia documental é, assim, uma das bases da classificação arquivística, que facilita a gestão documental e o acesso à informação.

 
Na questão proposta, examina-se a natureza de documentos como relatórios de atividades, processos de compra de material de consumo e formulários de solicitação de férias. Estes são, sem dúvida, exemplos de tipos documentais diferentes dentro de uma organização. Cada um desses tipos documentais desempenha um papel específico e origina-se de atividades administrativas distintas.
 
Um relatório de atividades, por exemplo, é um documento que resume e apresenta os resultados das ações ou projetos realizados em um determinado período por uma entidade ou setor. Este tipo de documento é crucial para a revisão de desempenho e planejamento estratégico.
O processo de compra de material de consumo inclui uma série de documentos que registram o processo de aquisição de materiais necessários para o funcionamento diário da organização. Este tipo documental é essencial para a gestão de recursos e controle financeiro.
Já o formulário de solicitação de férias é um documento utilizado pelos colaboradores para requerer períodos de descanso conforme as normas da empresa. Este documento ajuda a gerenciar os recursos humanos e a manter o controle sobre os descansos e obrigações legais relacionadas ao trabalho.
 
A identificação clara da tipologia documental é não apenas crucial para a organização e conservação dos documentos, mas também impacta diretamente na eficácia do uso da informação archivística. Compreender e identificar corretamente os diferentes tipos documentais ajuda na implementação de políticas adequadas de gestão de records e na aplicação de métodos apropriados de preservação.
 
É essencial também observar que, segundo a teoria arquivística, seja sob perspectivas moreq (modelo de requisitos para a gestão eletrônica de documentos) ou as utilizadas em normas ISO específicas, a correta categorização e manipulação tipológica são fundamentais para manter a integridade, autenticidade e acessibilidade dos documentos ao longo do tempo.
 
A alternativa correta, marcada como "Certo", reflete adequadamente a aplicação do conceito de análise tipológica na Arquivologia, confirmando que os exemplos dados são de fato tipos documentais. Por isso, a alternativa "C" é a correta.
 

Gabarito: Letra C

Relatórios de atividades, processos de compra de material de
consumo e formulário de solicitação de férias são exemplos
de tipos documentais.

A análise tipológica, conforme aplicada no âmbito da Arquivologia, consiste na avaliação dos documentos de arquivo com base no seu tipo, ou seja, na função que os originou e nos procedimentos que lhes deram forma, expressa principalmente pelo formato e conteúdo. Esse processo é essencial para entender como os documentos se relacionam com as atividades de uma entidade e para a implementação adequada tanto de políticas de classificação quanto de avaliação documental.

 

Contudo, a afirmação de que um dos objetivos da análise tipológica é "reconhecer a veracidade e a pertinência da finalidade do documento" é imprecisa e leva à interpretação incorreta do que realmente envolve a análise tipológica. Na análise tipológica, o foco é entender a natureza dos documentos dentro do contexto de suas funções administrativas, legais, fiscais ou informativas, não necessariamente julgar a veracidade ou a pertinência de sua finalidade de forma isolada.

 

De maneira prática, a análise tipológica permite aos arquivistas organizarem documentos de forma que reflitam as atividades de uma organização, facilitando tanto a recuperação da informação quanto a gestão documental como um todo. Essa análise ajuda na identificação de valores primários e secundários dos documentos, permitindo decisões mais assertivas sobre os períodos de guarda e as ações de descarte, conforme necessidades legais ou administrativas.

 

Para fundamentar, a análise tipológica não está diretamente ligada à verificação da autenticidade (veracidade) de um documento, o que envolveria métodos diferentes, como a comparação de assinaturas, análise de papel e tinta, ou mesmo investigações digitais em documentos eletrônicos. A sua função primária não engloba a avaliação da pertinência da finalidade do documento de um ponto de vista subjetivo ou externo à própria natureza funcional do documento.

 

Portanto, o item apresentado na questão deve ser considerado errado, pois o propósito da análise tipológica é afunilar o entendimento sobre como cada documento se encaixa nas atividades da entidade que o produziu, contribuindo para a melhor administração de arquivos e para a preservação da memória organizacional.

 

Gabarito: Letra E

Um dos objetivos da análise tipológica é reconhecer a
veracidade e a pertinência da finalidade do documento.

Questões de Arquivologia - Diplomática - Análise tipológica de documentos