A respeito do conceito de tipologia documental, entende-se que esta se baseia em reconhecer a natureza dos documentos de arquivo, identificando suas características próprias que os diferenciam de outros. Integrando elementos da diplomática — uma disciplina que estuda a forma e a autenticidade dos documentos — a tipologia documental pode ser vista como uma forma de diplomática aplicada ao contexto contemporâneo.
 
De acordo com a definição de autoridades no campo da Arquivologia, como Heloísa Bellotto, a tipologia documental adota métodos diplomáticos para uma abordagem que considera os documentos de arquivo dentro de seus contextos de criação e funcionalidade, refletindo a lógica e a organização que os originou. Isso implica analisar os documentos não só pela sua forma, mas também pelo seu conteúdo e função, aspecto fundamental para a aplicação prática da Arquivologia em organizações contemporâneas.
 
A argumentação de que a tipologia documental pode ser vista como diplomática contemporânea é sustentada pela necessidade de se adaptar técnicas tradicionais de análise documental para as exigências de documentos modernos, que são criados e gerenciados em ambientes cada vez mais digitais e automatizados.
 
Analisando a alternativa:
<ul>
<li>C) Certo: A afirmação está correta porque reconhece a evolução da diplomática para abraçar características e metodologias aplicadas à análise tipológica contemporânea de documentos. Essa evolução é essencial para o gerenciamento eficaz de documentos em contextos modernos, garantindo que a organização, preservação e acessibilidade dos documentos estejam alinhadas com as práticas contemporâneas de gestão documental.</li>
</ul>
 
É crucial entender que a prática arquivística moderna requer uma harmonização entre princípios tradicionais de análise e classificação de documentos (como os ensinados pela diplomática) e as necessidades práticas e tecnológicas atuais das organizações públicas e privadas. Desta forma, conhecer e aplicar a diplomática de forma adaptada ao contexto contemporâneo é fundamental para profissionais da área de arquivística e gestão documental.
 
Em suma, a adaptação da diplomática para moldar a análise tipológica de documentos contemporâneos reflete uma evolução apropriada e necessária dentro do campo da Arquivologia, fazendo com que a afirmação proposta na questão seja correta. Esta evolução permite uma abordagem mais completa e eficaz ao gerenciamento de documentos, alinhando práticas históricas com as demandas atuais de organização, acessibilidade e preservação de documentos.
 
Gabarito: Letra C

A tipologia documental, por incorporar elementos da
diplomática, pode ser definida como diplomática
contemporânea.

A respeito da tipologia documental em arquivos, julgue os
próximos itens.


A alternativa correta é "Certo". A tipologia documental é um conceito fundamental na Arquivologia que se refere ao estudo dos documentos de arquivo à luz de suas características formais e de conteúdo que refletem as atividades do órgão ou entidade que os produziu. Este estudo é essencial para entender a natureza dos documentos desde a sua criação (gênese), o que auxilia na interpretação e na gestão adequada dos mesmos dentro de um sistema arquivístico.


A análise tipológica permite identificar e classificar os documentos de acordo com suas funções e contextos de produção, seguindo o princípio da proveniência, que é um dos pilares da teoria arquivística moderna. Este princípio estabelece que os arquivos de uma entidade devem ser mantidos separados dos de outras entidades, cada qual preservando sua individualidade orgânica e funcional.


Além disso, a análise tipológica contribui diretamente para processos de avaliação documental, determinando prazos de guarda e a destinação final dos documentos, seja para a guarda permanente ou para a eliminação, após atendimento às exigências legais e fiscais.


Legalmente, a Lei de Arquivos (Lei nº 8.159/1991) estabelece que a gestão documental deve ser realizada de forma a garantir a produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento dos documentos em fases correntes e intermediárias, visando sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente. A tipologia documental é um componente essencial para cumprir esses requisitos de maneira eficaz.

<blockquote>
Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, Art. 3º - A gestão de documentos do arquivo é composta pelas atividades de produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.
</blockquote>

Vale destacar que a eficaz análise tipológica dos documentos não só otimiza a recuperação e a acessibilidade da informação mas também fortalece a preservação dos aspectos históricos e legais que são essenciais para a memória institucional e cultura organizacional.


Ao considerar todos esses aspectos, fica evidente a importância da afirmação de que os estudos de tipologia documental promovem a compreensão do documento desde sua gênese e auxiliam no entendimento de sua estrutura. Tais estudos são essenciais dentro das práticas arquivísticas para assegurar a boa gestão e preservação dos documentos.

Gabarito: Letra C

Os estudos de tipologia documental promovem a compreensão
do documento desde sua gênese e auxiliam no entendimento de
sua estrutura.

A questão apresentada pela banca Cebraspe aborda um conceito fundamental em Arquivologia, que é a análise tipológica de documentos. A afirmativa submetida a julgamento é que o tipo documental consiste na junção de uma espécie documental com a função que originou a necessidade do documento. A resposta correta é Certo. 

Para entender essa afirmação, é preciso primeiro clarificar o que se entende por "espécie documental" e "tipo documental". A espécie documental refere-se à natureza do documento quanto à sua configuração, estrutura ou modelo. Exemplos comuns incluem relatórios, cartas, memorandos, entre outros. O tipo documental, por outro lado, categoriza o documento não apenas pela sua espécie, mas também pela função ou contexto no qual é gerado dentro da organização. 

Considerando a legislação arquivística, especificamente a Lei nº 8.159, de 8 de janeiro de 1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados, percebe-se uma ênfase na gestão documental que identifica a geração, organização, manutenção, uso e destinação dos documentos gerados por atividades-meio e fim. O tipo documental se alinha diretamente com isso, delineando claramente o propósito e função de um documento no processo de trabalho.
<blockquote>
Art. 2º Consideram-se arquivos, para os fins desta lei, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos.
</blockquote>
 

A análise tipológica, como definida por renomados estudiosos como Bellotto, representa uma ferramenta essencial para a gestão arquivística eficaz pois permite classificar e entender os documentos não apenas pela sua forma, mas pelo conteúdo e função, proporcionando insights sobre a natureza das atividades institucionais. Isso impacta diretamente na organização, preservação e acessibilidade do arquivo. 

Para ilustrar prática da análise tipológica, consideremos um "memorando" que pode ser uma espécie documental. O "tipo documental" poderia ser então "memorando de solicitação de recursos", que classifica o documento em uma função administrativa específica dentro da entidade. 

A questão é particularmente bem-formulada e essencial para candidatos que buscam compreender a profundidade da análise documental em contextos arquivísticos. Ao entender a relação entre espécie e função, o arquivista pode melhor abordar questões de avaliação, preservação e acesso a longo prazo. 

O correto entendimento da natureza tipológica de um documento sugere uma melhora no processo de tomada de decisões relativas à guarda ou eliminação de documentos, além de facilitar a identificação de documentos para atender solicitações de acesso à informação. 

Portanto, a análise do item como correto está alinhada com princípios teóricos e legislativos da Arquivologia. A questão destaca a importância de reconhecer os documentos não só por suas características visíveis mas também pelo papel que desempenham dentro das funções organizacionais.

Gabarito: Letra C

O tipo documental é a junção de uma espécie documental com
a função que originou a necessidade do documento.

Acerca da análise tipológica dos documentos de arquivo, julgue os
itens que se seguem.


A análise tipológica de documentos é uma área fundamental da Arquivologia que envolve a identificação e classificação dos documentos de acordo com suas características, funções e contextos de produção. O enunciado da questão aborda as diferenças entre as disciplinas de diplomática e tipologia documental, e o entendimento correto desses conceitos é crucial para a gestão eficaz dos arquivos.

 

Inicialmente, é importante esclarecer que a disciplina da diplomática estuda o documento de arquivo sob o ponto de vista da sua forma, estrutura interna e autenticidade. Este estudo se enfoca na análise de como o documento foi criado e se ele é verdadeiro e confiável. Particularmente, a diplomática não limita seu estudo ao tipo documental apenas, mas sim ao documento sob todos os seus aspectos formais e substantivos que confirmem sua veracidade e integridade.

 

Por outro lado, a tipologia documental amplia o estudo da diplomática ao analisar os documentos no contexto das funções e atividades da entidade que os produz. Esse campo de estudo não se focaliza exclusivamente na espécie documental, termo que se refere ao aspecto formal do documento (como ata, relatório, certidão), mas também contempla a função do documento, o que implica a razão pela sua criação e o contexto operacional relacionado.

 

Portanto, a tipologia documental se interessa tanto pela espécie (forma) quanto pelo tipo documental, onde tipo refere-se à função e ao contexto de criação do documento. Ao contrário do enunciado da questão, a tipologia documental não se restringe ao estudo da espécie documental, mas inclui uma análise mais ampla que contempla também o tipo documental.

 

Desta forma, podemos concluir que a afirmação apresentada está incorreta. A tipologia documental não se limita ao estudo da espécie documental e a diplomática não trata exclusivamente do tipo documental. Cada disciplina tem focos de estudo distintos, mas complementares, em relação à análise documental, com a diplomática contribuindo para a verificação da autenticidade do documento e a tipologia documental ampliando a análise para entender seu papel e função dentro da organização.

 

É essencial que os profissionais que trabalham com gestão de documentos entendam essas nuances para implementar práticas de arquivamento que respeitem as características e importâncias dos documentos dentro de suas respectivas instituições.

 

Gabarito: Letra E

O objeto de estudo da diplomática é o tipo documental e o da
tipologia documental é a espécie documental.

O conceito de análise tipológica, como o enunciado da questão e a alternativa CORRETA sugerem, está intrinsecamente ligado ao princípio da proveniência na arquivologia. A análise tipológica visa entender e categorizar os documentos levando em consideração a função e as atividades da entidade que os produziu, de modo a manter o contexto e a estrutura orgânica intactos. Isso possibilita que os documentos sejam mais facilmente compreensíveis e classificáveis.
 
O princípio da proveniência, vital na arquivologia, afirma que os arquivos de diferentes origens não devem ser misturados. Ele garante a manutenção da ordem original do acervo, o que é crucial para entender a função e a utilização dos documentos dentro da organização de origem. Neste contexto, a análise tipológica assegura que o conjunto de documentos produzidos no mesmo contexto operacional seja agrupado em uma série documental coerente.
 
A série documental, nesse caso, é um agrupamento de documentos originados como resultado de uma atividade ou função específica dentro da organização. Portanto, ao afirmar que a análise tipológica verifica se um conjunto homogêneo de atos está expresso em uma série documental, a questão ressalta a importância de manter a relação entre os documentos segundo seu contexto de criação, conforme previsto pelo princípio da proveniência.
 
Um exemplo prático da aplicação desta análise pode ser visto na gestão de arquivos de uma universidade, onde documentos como matrículas, programas de cursos e registros acadêmicos são gerados por atividades relacionadas, e, portanto, devem ser mantidos em séries documentais que refletem essa origem comum.
 
Essa abordagem não apenas facilita a gestão de documentos e a recuperação de informações mas também garante a preservação da integridade histórica do arquivo, crucial para a pesquisa e para a verificação autêntica da documentação. As políticas de classificação e avaliação baseadas na análise tipológica contribuem significativamente para a eficiência do programa de gestão documental de uma organização, tanto no ambiente físico quanto no digital.
 
Portanto, a análise tipológica, por trazer a organização e classificação de documentos sob o prisma da proveniência e das atividades que originaram tais documentos, é essencial para a manutenção da ordem original e para a compreensão adequada do arquivo como um todo. Isso underpinna a importância e a correção da afirmação na questão apresentada.
Gabarito: Letra C

A análise tipológica parte do princípio da proveniência, ou
seja, verifica se o conjunto homogêneo de atos está expresso
em uma série documental.

Questões de Arquivologia - Diplomática - Análise tipológica de documentos