observe o Decreto de 23 de janeiro de 2014, cujas 
partes vêm identificadas, para efeitos de análise di-
plomática, por algarismos romanos. 
<img alt='Imagem questão' src='https://d28sq8dmsjgyhi.cloudfront.net/556ef82d79a7d2595b000002/imgs_analista-previdencirio_arquivologia/41.png'/>

poder realizar a análise diplomática dos documentos.

estabelecer a autoria e o destinatário dos documentos.

compreender o assunto veiculado nos documentos.

definir as séries documentais em arquivos.

conhecer o tempo de vigência dos documentos.

A questão proposta pela Fundação Carlos Chagas traz como temática a importância da identificação do tipo documental, um conceito crucial em Arquivologia. O tipo documental é fundamental na organização arquivística pois define a categorização dos documentos, facilitando não apenas o armazenamento e a recuperação, mas também a aplicação de regras de preservação e acesso.

 

O tipo documental é definido pela sua natureza de conteúdo, forma ou função, e identifica documentos que compartilham características similares. Na prática, conhecê-lo permite aos arquivistas desenvolverem sistemas de classificação eficazes e permanentes, organizando os documentos em séries que refletem suas funções e contextos dentro da entidade criadora.

 

A alternativa correta é a D, que afirma que a identificação do tipo documental é a base para definir as séries documentais em arquivos. Isso porque a série documental é um agrupamento de documentos relacionados pela mesma atividade ou função, que, por sua vez, está intrinsecamente ligada ao tipo documental. A identificação precisa do tipo documental permite agrupar documentações similares, facilitando tanto a gestão quanto o acesso e conservação. 

 

Analisando as outras alternativas:
<ul>
<li>Alternativa A: A análise diplomática, que é um método de estudo da forma e do conteúdo dos documentos para determinar sua autenticidade e entender seu contexto, apesar de utilizar o tipo documental, não é sua base primária.</li>
<li>Alternativa B: Estabelecer a autoria e o destinatário dos documentos é mais uma questão de análise de conteúdo específico do documento, e não diretamente relacionada com a identificação de tipo documental.</li>
<li>Alternativa C: O tipo documental pode ajudar a compreender o assunto veiculado, mas essencialmente, ele organiza os documentos em termos de suas características formais e funcionais mais do que o conteúdo em si.</li>
<li>Alternativa E: Conhecer o tempo de vigência dos documentos está mais relacionado com a tabela de temporalidade e não diretamente com a identificação do tipo documental.</li>
</ul>

 

A aplicação prática desta identificação é evidenciada em arquivos permanentes, onde uma organização correta de séries documentais assegura não só a preservação, mas também a acessibilidade dos documentos, facilitando processos como pesquisa histórica e auditoria. Esta abordagem é reforçada por normas e leis, como a Lei de Arquivos (Lei nº 8.159/1991), que estabelece a gestão de documentos como um processo crucial para a preservação do patrimônio documental.

 

Gabarito: Letra D

as atribuições e funções da entidade produtora.

as condições de preservação das séries.

as datas de entrada dos serviços de protocolo.

os números de vias e de exemplares descartados.

as siglas dos setores responsáveis por sua expedição.

A análise tipológica de documentos na Arquivologia é uma prática essencial para a compreensão e organização da massa documental de uma entidade. Esta análise envolve identificar tipos documentais e suas características de produção e acumulação, com o objetivo de auxiliar na classificação, avaliação e gestão documental adequadas.

Focando na alternativa A: "as atribuições e funções da entidade produtora", é importante destacar que a compreensão das atividades e responsabilidades da entidade que produz os documentos é crucial. Isto porque os documentos não surgem isoladamente, mas como produtos das funções e operações de uma entidade. Portanto, conhecer essas atribuições permite melhor contextualizar os documentos, entender sua importância e aplicabilidade, além de facilitar os processos de avaliação e destinação.

Analisando as outras alternativas:
<ul style="margin-bottom: 2em;">
 <li>Alternativa B: "as condições de preservação das séries" – Esta informação, embora relevante para a gestão de documentos, não é considerada numa análise tipológica, que se concentra mais nas características funcionais e formais dos documentos.</li>
 <li>Alternativa C: "as datas de entrada dos serviços de protocolo" – Pertence mais ao campo da gestão de documentos correntes e do protocolo, sendo menos relevante para a análise tipológica.</li>
 <li>Alternativa D: "os números de vias e de exemplares descartados" – Sem relevância na análise tipológica, pois trata-se de uma informação de controle administrativo pós-produção do documento.</li>
 <li>Alternativa E: "as siglas dos setores responsáveis por sua expedição" – Embora relacione o documento a um setor específico da entidade, a sigla por si só não oferece a compreensão completa das funções e atividades que são essencialmente necessárias na análise tipológica.</li>
</ul>

Conforme a Lei de Arquivos (Lei nº 8.159/1991), a gestão documental é essencial para a administração pública e privada para a garantia do acesso à informação. Esta lei ainda insta sobre a importância das atividades-fim e meio da entidade como orientadoras da produção documental, o que se coaduna com a premissa da alternativa A.

Práticas como essas são amplamente aplicadas em organizações tanto públicas quanto privadas, onde a classificação e avaliação de documentos são fundamentadas em uma profunda compreensão do contexto de sua produção, incluindo as funções da entidade produtora. Isso reforça a necessidade de da resposta correta ser precisamente a alternativa A.

Gabarito: Letra A

as séries componentes do fundo em causa.

as entradas diversificadas da descrição de cada documento.

os dados repetitivos dos tipos analisados.

A análise tipológica de documentos é um processo fundamental no campo da Arquivologia, pois permite a organização e o tratamento adequado dos arquivos conforme suas características particulares. O termo ordenação, dentro desse contexto, refere-se à organização dos documentos dentro de uma série, geralmente seguindo uma lógica que pode ser cronológica, temática, ou por qualquer outro critério estabelecido pelo sistema de arquivamento. 


A alternativa C) "os dados repetitivos dos tipos analisados" traz uma ideia correta ao se tratar da ordenação de documentos dentro do contexto arquivístico. Ordenar documentos tipologicamente envolve analisar padrões e características que se repetem em determinados tipos de documentos, o que facilita sua identificação e classificação dentro de uma série documental. 


Vejamos por que as demais estão incorretas:


A) "as séries componentes do fundo em causa" - A organização das séries no contexto dos fundos é mais ampla e não descreve especificamente a ordenação dentro de um tipo documental. 


B) "as entradas diversificadas da descrição de cada documento" - Nos remete ao conceito de descrição arquivística, que detalha cada documento individualmente, mas não necessariamente se refere à ordenação dos tipos documentais em si. 


D) "os tipos da mesma série" - Embora essa alternativa pareça próxima, ela não específica o aspecto dos 'dados repetitivos', que é crucial para entender a natureza da ordenação na análise tipológica. 


E) "os fundos englobados em cada documento" - Essa opção confunde termos, visto que um documento individual não engloba fundos. Os fundos são conjuntos de documentos acumulados por uma entidade coletiva, individual ou familiar no decorrer de suas atividades. 


A Lei de Arquivos (Lei nº 8.159/1991) orienta sobre a gestão de documentos, entretanto não entra em detalhes específicos sobre a análise tipológica. Essa análise é sustentada por práticas arquivísticas generalizadas que agrupam documentos por tipos, facilitando sua gestão e preservação. A ordenação tipológica ajuda a garantir que o valor probatório e informativo dos documentos seja mantido de forma organizada e acessível. 


Assim, entender o princípio da ordenação nos ajuda a compreender melhor como os documentos devem ser sistematicamente organizados e classificados dentro de arquivos, contribuindo para a eficiência na recuperação da informação e na conservação dos documentos. 

Gabarito: Letra C

A produção de um ato normativo é uma questão intrinsecamente ligada à capacidade de decisão de uma autoridade competente, tendo em vista que estes documentos possuem caráter regulatório ou normativo que afeta a conduta de indivíduos ou grupos dentro de uma estrutura organizacional, pública ou privada. Os atos normativos, que podem variar desde leis, decretos até regulamentos e instruções normativas, estabelecem padrões e diretrizes que devem ser seguidos.

A Alternativa A, que aponta "da autoridade competente", é a resposta correta, uma vez que a validade e a eficácia de um ato normativo dependem diretamente da manifestação de vontade da autoridade que tem o poder legal para emitir tais atos. Isto está em conformidade com os princípios da legalidade e hierarquia dentro das estruturas administrativas, tanto no setor público quanto no privado.

A Alternativa B, "do solicitante", sugere que a iniciativa da ação emite o documento normativo, o que é incorreto, pois o solicitante pode até requerer a elaboração de um ato, mas a autoridade competente é quem oficialmente tem a capacidade de decidir sobre a sua produção e promulgação.

A Alternativa C, "do arquivista", embora relevante no processo de gestão documental, é incorreta porque o arquivista não é responsável pela criação de atos normativos, mas sim pela organização, preservação e garantia de acesso aos documentos produzidos e recebidos por uma entidade.

A Alternativa D, "do assessor legislativo", também é incorreta. Embora o assessor legislativo possa participar no processo de elaboração de atos normativos, especialmente no contexto legislativo, ele não é a figura central autorizada a manifestar a vontade que cria ou promulga tais atos; sua função é mais de suporte e aconselhamento.

Por fim, a Alternativa E, "do analista de sistemas", é claramente inadequada, uma vez que o analista de sistemas se foca em desenvolver e gerenciar sistemas de informação, sem nenhuma autoridade normativa para a produção de atos legislativos ou regulatórios, a menos que atue especificamente em um contexto onde esteja integrado na criação de regulamentos tecnológicos sob orientação directa de uma autoridade competente.

Gabarito: Letra A

Questões de Arquivologia - Diplomática - Análise tipológica de documentos