Para abordar a questão proposta, é fundamental compreender inicialmente as definições de tipos e espécies documentais dentro do campo da Arquivologia. A literatura arquivística define espécie documental como sendo a configuração que assume uma informação arquivística de acordo com a disposição e natureza dos dados que constitui: telegrama, carta, memorando, relatório, etc. Por outro lado, tipo documental relaciona-se ao contexto de produção do documento e tem uma relação com a atividade que o gerou, como relatórios financeiros ou atas de reunião.
 

A menção a relatório de atividades, ata de reunião e boletim informativo no enunciado direciona a análise para a aplicabilidade desses documentos no contexto das instituições públicas brasileiras, o que é comum e recorrente. Cada um desses exemplos se alinha a uma espécie documental distintamente reconhecível:
<ul>
<li>Relatório de atividades: Um documento formal que resume as ações, resultados e conclusões de um determinado período ou atividade. É comumente utilizado para apresentar um balanço de atividades de um departamento ou projeto.</li>
<li>Ata de reunião: Documento que registra resumidamente e de forma fiel as discussões, votações e decisões ocorridas em uma reunião. Serve como um registro oficial para futura referência e confirmação das deliberações de um grupo ou comitê.</li>
<li>Boletim informativo: Frequentemente utilizado para comunicar notícias, atualizações ou informações gerais para um grupo específico de pessoas, sendo uma ferramenta de comunicação periódica importantes em instituições públicas para disseminar informações relevantes internamente ou ao público.</li>
</ul>
 

Esses documentos são exemplos concretos de como as informações são estruturadas e categorizadas para fins de criação, manuseio, e arquivamento dentro dos órgãos públicos. A funcionalidade e finalidade desses documentos estão diretamente ligadas às operações diárias e aos requisitos legais e administrativos dentro dessas instituições.
 

Além disso, a utilização destes tipos documentais nas instituições públicas está alinhada com a legislação e normas arquivísticas, como a Lei de Arquivos (Lei nº 8.159/1991), a qual estabelece a gestão de documentos como uma atividade essencial para garantir o acesso à informação. A lei enfatiza a importância de se manter registros precisos dos processos e atividades desenvolvidos pelas instituições.
<blockquote>
Art. 3º Consideram-se arquivos, para os fins desta lei, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos.
</blockquote>
 

Em resumo, relatórios de atividades, atas de reunião e boletins informativos são indiscutivelmente tipos documentais que encontramos nas instituições públicas brasileiras, estando de acordo com as práticas administrativas e arquivísticas vigentes.
 

Gabarito: Letra C

Relatório de atividades, ata de reunião e boletim informativo
são exemplos de tipos documentais que podem ser encontrados
nas instituições públicas brasileiras.

Acerca de tipos e espécies documentais, julgue os itens a seguir.

Na análise tipológica de documentos, é fundamental compreender as diferenças entre tipos e espécies documentais. O enunciado da questão menciona "ingresso, índice, expediente, fluxograma e resumo", referindo-se a eles como "diplomas" e "tipos documentais". Vamos desmistificar e compreender cada termo para fundamentar a resposta correta.

Tipos e Espécies Documentais:
Primeiramente, é importante destacar a distinção entre "tipo documental" e "espécie documental". A espécie documental refere-se à natureza do documento quanto à sua forma, como atas, cartas, memorandos, entre outros. Já o tipo documental relaciona-se com o conteúdo funcional do documento, o contexto no qual é produzido, e pode representar ações como "autorizar", "informar", entre outras.
 

No contexto da questão, é incorreto classificar "ingresso, índice, expediente, fluxograma e resumo" homogeneamente como "diplomas" ou tipos documentais específicos. Vejamos o papel de cada termo:
 

<ul>
<li>Ingresso: Refere-se tipicamente à entrada ou admissão em um evento ou instituição, podendo ser considerado como uma espécie documental específica dependendo do contexto.</li>
<li>Índice: É uma ferramenta ou elemento auxiliar de organização, usado para facilitar a consulta a documentos ou informações, mas não é um documento em si.</li>
<li>Expediente: Relacionado ao conjunto de documentos tratados ou emitidos por uma organização ou entidade durante uma unidade de tempo, não se classifica como tipo documental, mas sim como uma categoria de atividades documentais.</li>
<li>Fluxograma: Representa um diagrama que indica um processo ou uma sequência de atividades, geralmente utilizado para representar procedimentos operacionais ou sistemas. Enquanto ferramenta, também não se enquadra como um documento independente.</li>
<li>Resumo: É um texto que sintetiza as informações principais de um documento de maior volume, utilizado para agilizar a compreensão de conteúdos extensos, não é um tipo documental, mas uma espécie de documento quando formalizado.</li>
</ul>
 

Quanto ao termo "diplomas", este se refere habitualmente a documentos que comprovam uma qualificação ou certificação, geralmente em contexto educacional, e não se aplica de forma apropriada aos itens listados.
 

Portanto, analisando cada termo listado no enunciado e compreendendo as definições de tipo e espécie documental, conclui-se que a afirmação de que "Ingresso, índice, expediente, fluxograma e resumo são diplomas e, portanto, tipos documentais" está incorreta. Esses elementos têm funções distintas e não se enquadram como um tipo documental uniforme, e menos ainda como "diplomas".
 

Gabarito: Letra E

Ingresso, índice, expediente, fluxograma e resumo são
diplomas e, portanto, tipos documentais.

A análise tipológica de documentos é uma parte fundamental do trabalho arquivístico, pois permite uma compreensão clara das características e funções dos documentos dentro de uma organização. A análise considera não somente os documentos usuais e regulares produzidos no curso normal das atividades, mas também as funções e atividades que podem ser consideradas atípicas ou circunstanciais. 
 
Afirmar que "Não é necessário fazer a identificação das funções atípicas circunstanciais das entidades produtoras acumuladoras de documentos em análise tipológica na arquivística" é um equívoco. A inclusão das funções atípicas é essencial para um entendimento completo do universo documental de uma entidade. Elas podem revelar práticas, decisões ou ações que, embora não regulares, impactam a gestão documental e o patrimônio informacional da entidade.
 
Conforme as práticas arquivísticas modernas, qualquer elemento que influencie a produção documental de uma organização deve ser considerado na análise tipológica. Esse entendimento é apoiado pela necessidade de um arquivo refletir fielmente as atividades da entidade, tanto as rotineiras quanto as extraordinárias, para assegurar a integridade e a autenticidade do acervo arquivístico.
 
O conceito de arquivo como um conjunto de documentos produzidos e recebidos por uma entidade pública ou privada, e que se conservam por sua atividade, está explicitado na Lei de Arquivos (Lei nº 8.159/1991), conforme segue:
<blockquote>
 "Consideram-se arquivos, para os fins desta Lei, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos."
</blockquote>
 
Por essa razão, a análise tipológica que exclui as funções atípicas não proporciona uma compreensão completa do contexto em que os documentos são gerados. Além disso, pode levar à formação de lacunas na documentação arquivística, comprometendo a capacidade de pesquisa e a possibilidade de uma reconstrução precisa dos eventos.
 
Analizando-se as alternativas, a negação da importância das funções atípicas na análise tipológica é claramente um erro. Portanto, a alternativa correta é a que contraria esta afirmação:
Alternativa E: Errado.
 
A análise tipológica completa e abrangente contribui não apenas para a correta classificação e avaliação dos documentos, mas também para assegurar a preservação digital e física apropriada, além de facilitar tanto o acesso quanto a compreensão dos documentos. Ignorar as funções atípicas pode resultar em uma compreensão incompleta e potencialmente enganosa das atividades documentadas, afetando a eficácia da gestão documental.
 
Gabarito: Letra E

Não é necessário fazer a identificação das funções atípicas
circunstanciais das entidades produtoras acumuladoras de
documentos em análise tipológica na arquivística.

No que diz respeito à análise tipológica no trabalho arquivístico,
julgue os itens que se seguem.

A análise tipológica dos documentos em Arquivologia é uma ferramenta essencial para compreender a natureza dos documentos e sua função dentro de uma estrutura organizacional ou governamental. A tipologia documental refere-se ao estudo dos documentos de arquivo com base em suas formas e estruturas funcionais, sendo uma prática fundamental para garantir a correta classificação e gestão documental.

 

Quando abordamos a análise tipológica a partir da Diplomática - uma disciplina que se dedica ao estudo das estruturas formais dos documentos de arquivo - é importante ressaltar que o foco principal está na análise crítica da forma e da estrutura dos documentos individuais. O princípio de proveniência, por outro lado, é um conceito chave na organização de arquivos, que se refere à manutenção dos documentos produzidos por uma entidade coletora ou individual em seu contexto original de criação, sem mistura com os de outras proveniências.

 

Logo, iniciar a análise tipológica a partir do princípio da proveniência poderia ser erroneamente interpretado. O princípio da proveniência não é diretamente sobre a forma ou tipo de documento, mas sobre a sua origem e a preservação desse contexto de origem. Enquanto a análise tipológica examina o conteúdo, forma e função dos documentos, o princípio da proveniência observa a relação entre documentos e seus criadores como forma de garantir a integridade do arquivo.

 

Assim, lembrando as definições:
<blockquote>
A análise tipológica concentra-se em entender o tipo de documento e sua função dentro de um contexto administrativo ou histórico, baseando-se em aspectos formais e funcionais.
O princípio da proveniência sugere que os arquivos de diferentes origens não devem ser misturados, preservando a organização conforme criado pelo produtor.
</blockquote>


Isto nos leva a entender que, para realizar uma análise tipológica efetiva, deve-se focar na estrutura documental e na função original dos documentos, e não primordialmente em sua proveniência, embora a origem do documento possa ter relevâncias secundárias na análise tipológica.

 

Diante disso, julgar o item como "Errado" corresponde à melhor prática dentro dos conceitos de arquivologia, pois a análise tipológica, embora possa considerar informações auxiliares vinculadas ao princípio de proveniência, não inicia com esse princípio, mas sim com a estrutura formal e funcional do documento.

 

Gabarito: Letra E

Para fazer análise tipológica a partir da diplomática, inicia-se
pelo princípio da proveniência.

A análise tipológica é um método fundamental na prática da Arquivologia, focado no estudo das funções e atividades que geram documentos, considerando sua natureza e contexto. É essencial para entender a origem e a estrutura dos documentos dentro de uma organização.

Este método auxilia na identificação de padrões nos documentos que são produzidos a partir de atividades repetitivas ou regulares. Com isso, o arquivista consegue estabelecer um conjunto homogêneo de documentos que compartilham características comuns, revelando os processos e práticas documentais relacionadas à função que os originou.
 
Ao analisar tipologicamente os documentos, um arquivista pode verificar se um conjunto homogêneo de atos está expresso em um conjunto homogêneo de documentos. Isso significa que o processo de classificação e organização dos arquivos será fundamentado na compreensão das atividades que os geram, ajudando a determinar o valor que esses documentos possuem, tanto para fins administrativos quanto históricos. Assim, a análise tipológica facilita a identificação de documentos que são criados sob circunstâncias similares, permitindo uma gestão arquivística mais eficaz.
 
Por exemplo, em uma instituição governamental, a análise tipológica pode demonstrar que determinados processos de licitação, que são atividades homogêneas, geram tipos específicos de documentos como editais, propostas e contratos. Isso permite ao arquivista agrupar esses documentos de forma coerente, refletindo suas funções originais e facilitando tanto a conservação quanto a recuperação de informações.
 
Para corroborar, a Norma Brasileira de Descrição Arquivística (NOBRADE) orienta sobre a importância de entender as funções e as atividades das instituições como base para a organização dos arquivos. Isso está alinhado com a análise tipológica, que é essencial para implementar esta norma de forma efetiva.
 
Com isso em vista, podemos concluir que a afirmação da questão está correta. A análise tipológica realmente permite ao arquivista verificar se o conjunto homogêneo de atos está expresso em um conjunto homogêneo de documentos, facilitando o entendimento e a gestão dos registros arquivísticos.
 
Análise das Alternativas:
<ul>
<li>C) Certo: A alternativa está correta, pois a análise tipológica tem exatamente este propósito dentro da gestão de documentos, ajudando na organização e preservação de arquivos alinhados por atividades e funções.</li>
<li>E) Errado: Esta afirmação seria incorreta, pois contradiz a prática e a teoria arquivística relacionada à análise tipológica.</li>
</ul>
 
Gabarito: Letra C

A análise tipológica permite ao arquivista verificar se o
conjunto homogêneo de atos está expresso em um conjunto
homogêneo de documentos.

Questões de Arquivologia - Diplomática - Análise tipológica de documentos