A questão apresentada pela banca Centro Brasileiro de Pesquisa em Avaliação e Seleção e de Promoção de Eventos aborda um conceito importante da Arquivologia, que é o método de arquivamento. especificamente, o método ideográfico e a proposição de que documentos são classificados por datas nesse método. Vamos detalhar nossas análises para compreender melhor o tema.

 
Primeiramente, é necessário entender o que é o método ideográfico de arquivamento. Os métodos de arquivamento podem ser divididos em várias categorias, como alfabético, numérico, geográfico, cronológico (por datas) e o ideográfico. O método ideográfico é baseado em ideias ou assuntos. Ou seja, neste método, os documentos são organizados com base nos temas ou assuntos que representam, e não por datas, como sugere o enunciado.

 
De acordo com a teoria da Arquivologia, o método cronológico é aquele que organiza os documentos por datas. Este é um sistema simples e prático para arquivos que necessitam de um acesso fácil e frequente às informações com base em seu momento de criação ou evento relacionado. Portanto, ao afirmar que no método ideográfico os documentos são classificados de acordo com a data, há uma clara confusão entre os métodos ideográfico e cronológico.

 
A classificação de documentos em arquivos deve ser feita de maneira a refletir as necessidades de recuperação da informação e a facilitar o acesso eficiente e eficaz aos documentos. No caso de um arquivo que implementa o método ideográfico, o que se privilegia é a compreensão e agrupamento por temas, o que é crucial para organizações que lidam com grandes volumes de informações categorizáveis por assuntos, como universidades, centros de pesquisa e departamentos governamentais concentrados em políticas específicas.

 
É importante também mencionar que a escolha do método de arquivamento correto é essencial para a preservação documental adequada e para garantir um gerenciamento eficiente de informações, conforme as demandas legais e operacionais da instituição.
 
 
Por fim, é evidente que o método ideográfico não trata da organização de documentos por datas, e sim por assuntos ou ideias. Portanto, a afirmação que diz que, no método de arquivamento ideográfico, os documentos são classificados de acordo com a data é incorreta, validando a alternativa (E) "Errado" como a resposta correta para a questão.

 
Gabarito: Letra E

No método de arquivamento ideográfico, os documentos são
classificados de acordo com a data.

A gestão documental trata de um dos ativos mais importantes de
uma organização, pois, além de manter o conhecimento produzido
na instituição, ainda tem a responsabilidade de guardar e proteger
os documentos de arquivo.
Acerca desse tema,  julgue os próximos
itens.


A questão proposta solicita a identificação de um método de arquivamento padronizado entre as opções listadas. Vamos analisar uma a uma para determinar qual delas atende ao critério de ser um método padronizado, lembrando que os métodos de arquivamento podem ser classificados em báasicos e padronizados.

Alternativa A: Alfabético 
O método alfabético, um dos mais comuns e utilizados, baseia-se na organização dos documentos por ordem alfabética de nomes ou outro identificador que possa ser alfabeticamente ordenado. Este é um exemplo de método básico, não padronizado, uma vez que sua implementação pode variar amplamente conforme o contexto e as particularidades do arquivo ou da instituição.

Alternativa B: Geográfico 
O método geográfico organiza documentos baseando-se na localização geográfica relevante, seja por país, estado, cidade, etc. Assim como o método alfabético, trata-se de um método básico, pois sua aplicação, enquanto amplamente utilizada, depende das especificidades geográficas pertinentes ao arquivo em questão, tornando-se flexível e não padronizado.

Alternativa C: Numérico 
A organização numérica de documentos é feita através de sequências numéricas que podem representar datas, números de identificação, ou outros. Também é um método básico de arquivamento, pois não segue uma padronização estrita e pode ser adaptado de acordo com as necessidades específicas do arquivo.

Alternativa D: Ideográfico 
Este método utiliza símbolos ou ícones para a classificação de documentos. É uma forma menos comum e, geralmente, personalizada de arquivamento, a qual depende largamente do sistema de símbolos adotado pela instituição, reforçando seu caráter de método básico não padronizado.

Alternativa E: Mnemônico 
O método mnemônico, diferentemente dos anteriores, utiliza um sistema de códigos baseado em abreviações ou combinações que remetem à memória dos elementos que definem o arquivo. Este é um método padronizado pois requer a adesão a um conjunto específico de regras para criar e interpretar os códigos mnemônicos, sendo, portanto, um sistema replicável e uniforme em diferentes contextos onde seja implementado.

Ao analisar todas as alternativas, fica evidente que o método mnemônico é o único que atende ao critério de padronização descrito na questão. Os outros métodos, embora amplamente usados, não possuem a mesma rigidez e replicabilidade em diferentes contextos, sendo, portanto, métodos básicos e adaptáveis conforme a necessidade.

Gabarito: Letra E

O método de arquivamento é crucial para a eficiência e a funcionalidade de qualquer sistema de arquivo, sejam organizacionais ou pessoais. A escolha do método influencia diretamente no acesso e recuperação das informações documentais. No enunciado, o método especificado pertence ao sistema direto de arquivamento. Este método permite localizar documentos diretamente, sem a necessidade de um índice ou código intermediário.

 
O método descrito no enunciado é o Método Geográfico, que é classificado dentro dos sistemas diretos de arquivamento. Esse método categoriza documentos com base na sua localidade de origem ou aquela relacionada ao conteúdo. É especialmente útil quando a geografia é um elemento crucial na organização dos documentos. Por exemplo, empresas que operam em múltiplas regiões geográficas e possuem documentação específica para cada localidade ou governos que precisam organizar informações por regiões administrativas.

 
Análise das Alternativas:
 
Alternativa A) Alfabético.
Método de arquivamento que categoriza documentos por ordem alfabética geralmente de nomes ou títulos. Este método não se aplica diretamente no contexto de considerar o local ou procedência como algo prioritário, portanto, não é a resposta correta à questão. 

 
Alternativa B) Geográfico.
Este método organiza documentos com base na procedência geográfica ou local. É ideal quando o aspecto de localidade é crucial na gestão documental, exatamente como descrito no enunciado. Essa característica facilita o acesso direto sem necessidade de intermediários, ajustando-se ao perfil de sistema direto. Este é, assim, o método correto como indicado. 

 
Alternativa C) Numérico.
Utiliza uma sistema de numeração sequencial ou outra estrutura numérica para organizar os documentos. Este método frequentemente requer um índice para interpretar e localizar os documentos, portanto não se enquadra na descrição de um sistema direto que dispensa índices, como pedido na questão.

 
Alternativa D) Ideográfico.
Esse método é menos comum e organiza documentos com base em ideias ou conceitos, o que pode incluir temas ou palavras-chave. Não está diretamente ligado à localização geográfica dos documentos, tornando-o inadequado para esta questão específica.

 
É importante notar tanto o valor prático do método Geográfico nas operações cotidianas de uma empresa que lida com vastas informações distribuídas por várias áreas geográficas, quanto a sua capacidade de melhorar significativamente a eficiência e tempo de resposta em situações onde a localização geográfica é um fator relevante.

Gabarito: Letra B

Na arquivologia e na gestão de materiais, a classificação dos documentos ou materiais é fundamental para uma administração eficiente, principalmente no que diz respeito ao armazenamento adequado para preservar suas características físicas e químicas e garantir a sua disponibilidade quando necessário. A questão em tela trata da classificação de materiais em um contexto de gestão de estoques, focando especificamente em como a alteração das propriedades físico-químicas do material influencia essa classificação.

Ao analisar a questão e as alternativas oferecidas, temos:

<ul>
<li>A) demanda. Esta alternativa é incorreta pois o conceito de classificação por demanda está mais relacionado à frequência de uso ou solicitação de um material dentro da organização, o que não se aplica diretamente a considerações sobre as propriedades físico-químicas dos materiais.</li>

<li>B) aplicação. Esta alternativa também é incorreta. A classificação por aplicação está relacionada ao propósito ou ao uso final do material dentro da operação da organização, como materiais de escritório, equipamentos de produção, entre outros, não levando diretamente em consideração as propriedades físico-químicas dos materiais.</li>

<li>C) periculosidade. Essa alternativa está incorreta porque a classificação por periculosidade diz respeito aos riscos que o material pode apresentar em termos de segurança, como materiais inflamáveis, corrosivos, ou tóxicos. Embora essa categoria considere aspectos físico-químicos para classificação, o foco está nos riscos que essas características podem representar, não na alteração dessas propriedades ao longo do tempo ou sob certas condições.</li>

<li>D) perecibilidade. Esta é a alternativa correta, pois leva em consideração a deterioração natural ou a alteração das propriedades físico-químicas dos materiais ao longo do tempo ou quando expostos a determinadas condições ambientais. Esse tipo de classificação é crucial para gerenciar materiais que são sensíveis a fatores como temperatura, umidade, ou que têm uma vida útil limitada, como alimentos, medicamentos e certos produtos químicos.</li>
</ul>

Na prática da gestão de materiais, a classificação perecível ajudaria o gestor a determinar as necessidades de armazenamento específicas, como refrigeração ou proteção contra umidade, e a planejar a utilização do material de modo a minimizar perdas devido à deterioração.

Portanto, compreender essas classificações e aplicá-las corretamente é vital para a eficiência operacional e econômica em ambientes que gerenciam uma grande variedade de materiais, como em hospitais, indústrias alimentícias e químicas, entre outros. O manejo adequado desses materiais não apenas apoia a operação contínua e eficiente das atividades, mas também garante a segurança e conformidade com regulamentações ambientais e de saúde.

Gabarito: Letra D

A questão proposta envolve o método de arquivamento utilizado por um servidor do Instituto Federal do Amapá ao classificar documentos com base no critério de assunto. A classificação dos documentos segundo seu assunto incorpora o emprego de um método de arquivamento que seja adequado para facilitar o acesso e a recuperação eficiente dos documentos.

 

O método ideográfico de arquivamento, indicado como correto na letra A, é adequado para esse propósito. Este método é caracterizado pela organização dos documentos de acordo com ideias ou temas específicos que cada arquivo contém. A utilização do método ideográfico permite uma classificação temática dos documentos, facilitando a recuperação por temas específicos que são de interesse para o processo de trabalho no qual são utilizados.

 

Analisando as demais alternativas:
<ul>
 <li>B) Geográfico: Este método organiza os documentos com base na localização geográfica relacionada ao conteúdo do documento, como países, estados ou cidades. Não é o método utilizado se o critério é o tema ou assunto.</li>
 <li>C) Cronológico: Envolve a organização dos documentos em ordem de data, seja por dia, mês ou ano. Serviria caso a ordenação tivesse base temporal, e não temática.</li>
 <li>D) Variadex: Este é um termo menos comum e pode ser confundido, mas não se refere diretamente a um método reconhecido de arquivamento baseado em assuntos.</li>
 <li>E) Dígito-terminal: É um método numérico, parte do sistema de arquivamento numérico, utilizado para arquivos que são organizados com base em números, como códigos de documentos. Não é adequado para organização por assunto.</li>
</ul>

 

Quando organizamos documentos por assunto, a escolha do método ideográfico é a mais adequada porque facilita a associação dos documentos a temas específicos, melhorando a eficiência no manuseio e na consulta desses arquivos. Essa organização temática é particularmente útil em ambientes acadêmicos e de pesquisa, onde os temas podem ser vastos e diversos. Preservar os arquivos de maneira temática ajuda a mantê-los acessíveis e compreensíveis para usuários que podem estar buscando informações específicas dentro de um campo de estudo ou atividade.

 

Ao adotar o método de arquivamento ideográfico, o servidor também garante que a estratégia de organização está alinhada com a necessidade de recuperação rápida de informações específicas, o que é essencial em um ambiente educacional e administrativo como o do Instituto Federal do Amapá.

 

Gabarito: Letra A

Questões de Arquivologia - Ordenação, acondicionamento, armazenamento, sistemas e métodos de arquivamento - Superior