Segundo Paes (2004) o método geográfico é do sistema direto e tem por melhores ordenações: <ul><li>Nome do estado, cidade e correspondente;</li><li>Nome da cidade, estado e correspondente.</li></ul> No caso da questão, optou-se por utilizar o método geográfico por estado. O detalhe a ser observado é que "quando se organiza um arquivo por estados,&nbsp;as capitais devem ser alfabetadas em primeiro lugar, por estado, independente da ordem alfabética em relação às demais cidades, que deverão estar dispostas após as capitais" (PAES, 2004, p. 68). Desse modo a ordem seria: V – Lucia Moraes – Bahia – Salvador;III – Lucas Muniz – Bahia – Itabuna;II – Lia Macedo – Bahia – Santa Bárbara;IV – Lorena Machado – Minas Gerais – Belo Horizonte;I – Lucinda Moraes – Minas Gerais – Santa Bárbara.Sequência: V, III, II, IV, I Gabarito: letra "e" Fonte: PAES, Marilena Leite. Arquivo: teoria e prática. 3. ed. Rio de Janeiro: editora FGV, 2004.

A classificação funcional é o agrupamento dos documentos de acordo com a função do órgão ou empresa. A classificação funcional é a recomendada porque é menos suscetível a mudanças. A classificação estrutural se baseia na estrutura organizacional, que são muito fluidas. Resposta: C.

A questão proposta pelo Instituto de Estudos Superiores do Extremo Sul aborda o tema de sistemas de arquivamento, mais especificamente os sistemas direto, semidireto e indireto e suas características no que se refere aos instrumentos de pesquisa na recuperação de documentos. O conhecimento dos diferentes sistemas e métodos de arquivamento é essencial para a organização eficiente dos arquivos, permitindo a rápida recuperação de informações quando necessário.
 
Para começar, é útil relembrar o que cada um desses sistemas representa:
<ul>
<li>Sistema direto: Neste sistema, o documento pode ser localizado diretamente no local de armazenamento, sem a necessidade de intermediários ou instrumentos de pesquisa adicionais. Exemplos incluem sistemas alfabéticos ou numéricos simples.</li>
<li>Sistema semidireto: Requer a consulta a um índice ou guia que direciona ao local exato do documento. Esse sistema é um híbrido onde há um uso parcial de intermediários.</li>
<li>Sistema indireto: A localização dos documentos necessita da utilização de um índice ou outro tipo de instrumento de pesquisa, como códigos ou referências cruzadas, para guiar ao local exato dos documentos. Isso envolve uma etapa adicional no processo de recuperação de documentos.</li>
</ul>
 
Com base nas descrições fornecidas, é evidente que o sistema indireto se caracteriza pela utilização de instrumentos de pesquisa como índices ou códigos para localizar os documentos. Portanto, este é o sistema que corresponde à descrição na questão como aquele que utiliza instrumentos de pesquisa na recuperação de documentos.
 
Para entender por que as outras opções são incorretas:
<ul>
<li>Alternativa A (Sistema direto): Não utiliza instrumentos de pesquisa, já que o acesso aos documentos é feito diretamente.</li>
<li>Alternativa B (Sistema semidireto): Embora utilize parcialmente instrumentos de pesquisa, isso não cobre totalmente o uso de índices ou códigos como descrito na questão.</li>
<li>Alternativa D (Sistema direto e indireto): Inclui o sistema direto, que não utiliza instrumentos de pesquisa, tornando esta opção parcialmente incorreta.</li>
</ul>
 
Portanto, a alternativa correta é a letra C, que afirma que o sistema indireto é aquele que utiliza instrumentos de pesquisa como índices ou códigos para recuperação de documentos. É crucial entender os diferentes sistemas de arquivamento para implementar a gestão documental mais eficiente possível, garantindo que documentos vitais sejam facilmente acessíveis e seguros.
 
Gabarito: Letra C

A questão pede que organizemos a sequência dos nomes indicados utilizando regras de alfabetação sob o método de classificação alfabético. Neste contexto, é importante notar que devemos ignorar títulos, predicados e partículas não substantivas como "da", "de", "do", entre outros, ao ordenar alfabeticamente os nomes.

Analisando cada nome seguindo essas diretrizes:

- **I – Roberta Almeida da Luz Silvino**: Ordena-se por "Silvino".
- **II – Paulo José Silveira Junior**: Ordena-se por "Silveira".
- **III – Roberto Expedito Silveira Filho**: Ordena-se por "Silveira".
- **IV – Ministra Paula Daniela Smith**: Ordena-se por "Smith".
- **V – Dr. Ricardo Cardoso da Silva**: Ordena-se por "Silva".

Agora, reorganizando os itens de acordo com a ordem alfabética dos sobrenomes leva em consideração (Silva, Silveira, Silvino, Smith):

1. **V – Dr. Ricardo Cardoso da Silva**: "Silva"
2. **II – Paulo José Silveira Junior** e **III – Roberto Expedito Silveira Filho**: "Silveira" (ordenados pelo primeiro nome pois têm o mesmo sobrenome)
3. **I – Roberta Almeida da Luz Silvino**: "Silvino"
4. **IV – Ministra Paula Daniela Smith**: "Smith"

Reorganizando, estes são ordenados como:
- Dr. Ricardo Cardoso da Silva
- Paulo José Silveira Junior
- Roberto Expedito Silveira Filho
- Roberta Almeida da Luz Silvino
- Ministra Paula Daniela Smith

Isso nos leva à alternativa correta, que seria a letra E com a sequência: V – IV – II – I – III.

Esta questão ilustra a importância da familiarização com as regras de arquivamento e ordenação documental, principalmente no tratamento de nomes pessoais em sistemas de arquivamento alfabético. Esses conceitos são amplamente utilizados em contextos corporativos e governamentais para a organização de arquivos e registros. A eficácia e eficiência na recuperação de documentos e informações estão diretamente relacionadas à precisão no emprego dessas técnicas de arquivamento.

Gabarito: Letra E

 numérico-simples e indexação coordenada

Relembremos os métodos trazidos pela questão: -&nbsp;&nbsp;&nbsp;Decimal: sempre representadas por ponto, limita os assuntos a, no máximo, 10 áreas ou classes. Tem por eixo um plano prévio de distribuição dos documentos em dez grandes classes, cada uma podendo ser subdividida em dez subclasses e assim por diante. O conhecimento é dividido em 10 classes, e estas podem ser divididas em outras 10 subclasses. Logo, o exemplo de código "259.01" é do método decimal. -&nbsp;&nbsp;&nbsp;Duplex: sempre representadas por traços, permite a criação de classes ou áreas de forma ilimitada. Utilizado com o estabelecimento de um código numérico para os diversos títulos e subtítulos de assuntos principais e correlatos. -&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;Método dígito-terminal: tem por eixo um código numérico dividido em grupos de dígitos, lidos da direita para a esquerda, que indicam a disposição física dos documentos. Logo, o exemplo de código "10.09.73" é do método decimal. -&nbsp;Método numérico simples: “Constitui-se na atribuição de um número a cada correspondente ou cliente, pessoa física ou jurídica, obedecendo-se à ordem de entrada ou de registro, sem qualquer preocupação com a ordenação alfabética, já que o método exige um índice alfabético remissivo. -&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;Método numérico cronológico: tem por eixo o número e a data dos documentos. “No método cronológico, além da ordem numérica, deve ser observada a data. Esta modalidade é a adotada em quase todas as repartições públicas. Numera-se o documento e não a pasta. O documento depois de autuado, colocado capa de cartolina, onde além do número de protocolo são transcritas outras informações, em geral, passa a ser denominado processo. -&nbsp;Unitermo/Indexação coordenada: se baseia no uso de fichas específicas, o método consiste em atribuir a cada documento ou grupo de documentos um número em ordem crescente, de acordo com a sua entrada. Esse número, denominado número de registro, é controlado através de livro próprio, deve ser assinalado no documento em local visível e previamente determinado. Resposta: B.

Questões de Arquivologia - Ordenação, acondicionamento, armazenamento, sistemas e métodos de arquivamento - Superior