A questão proposta pela Fundação Getúlio Vargas aborda uma etapa fundamental no processo de arquivamento de documentos: a inspeção para verificar se o documento realmente deve ser arquivado. Esta etapa é crucial para assegurar que todos os documentos incluídos no arquivo são pertinentes e estão prontos para serem arquivados, sem pendências que necessitem de ações adicionais.

Analisemos cada uma das alternativas apresentadas:

A) Verificação: Embora a verificação seja um processo que faz parte do controle de qualidade em arquivamento, ela não é especificamente o termo usado para descrever a ação de determinar se um documento deve ou não ser arquivado. Normalmente, está mais associada à ação de confirmar a exatidão do conteúdo de um documento.

B) Tramitação: Este termo se refere ao movimento do documento dentro de uma organização, desde a sua criação ou recepção até a conclusão de sua finalidade. Não está diretamente ligado à decisão de arquivamento.

C) Destinação: Este conceito lida com o destino final dos documentos, que é decidido após um processo de avaliação. A destinação pode resultar na eliminação ou na preservação permanente do documento, mas não descreve o processo de verificar se um documento deve ser arquivado inicialmente.

D) Inspeção: Corretamente identificado como a resposta à questão, inspeção é o processo de examinar o documento para confirmar se ele é apto para ser arquivado, garantindo que todas as pendências foram resolvidas e que o documento não necessita de mais tramitação.

E) Classificação: Relaciona-se com a determinação da categoria ou grupo a que um documento pertence dentro de um sistema de arquivamento. A classificação é uma atividade preliminar que organiza os documentos antes de serem arquivados, mas não determina se um documento deve ser arquivado.

Com base na análise, a etapa de "inspeção" é fundamental para assegurar que os documentos que prosseguem para o arquivamento estejam livres de pendências, sejam relevantes e estejam completos para sua inclusão no arquivo. Este passo assegura a qualidade e a integridade do sistema de arquivamento.

Entender essas etapas não apenas ajuda a manter a organização dos arquivos, mas também facilita a recuperação eficiente e a preservação de longo prazo dos documentos, que são aspectos críticos para a gestão documental em qualquer organização.

Gabarito: Letra D

A questão proposta pela Fundação Vunesp traz uma discussão acerca das técnicas e ferramentas utilizadas no arquivamento de documentos, sejam eles escritos, fotográficos ou microfilmados, mantidos tanto por entidades públicas quanto privadas. A ordenação, acondicionamento e armazenamento adequados desses documentos são cruciais para garantir aconservação, a facilidade do acesso e a eficiência na gestão documental.

Pelo enunciado, a tarefa principal abordada é a estratégia para facilitar a localização e manutenção da organização dos documentos no arquivo. As alternativas apresentadas sugerem diferentes ferramentas que podem ser empregadas para essa organização, e a correta é a Letra E: "projeções ou visores".
 
Para entender porque essa é a alternativa correta, é importante esclarecer o que são esses elementos no contexto arquivístico:
<ul style="margin-bottom: 1.5em;">
 <li>Projeções ou visores: Refere-se à parte das pastas ou arquivos onde é possível incluir etiquetas ou pequenos documentos que identificam o conteúdo armazenado. Esses visores são cruciais para a rápida visualização e identificação do material, sem a necessidade de manuseio extensivo dos documentos, o que auxilia na preservação.</li>
</ul>
E por que as outras alternativas são incorretas?
<ul style="margin-bottom: 1.5em;">
 <li>Letra A (papel lembrete ou fichas nomeadas): Não são métodos típicos ou recomendados para ordenação e armazenamento arquivístico, uma vez que podem ser facilmente perdidos ou danificados.</li>
 <li>Letra B (etiquetas numeradas ou post-it): Embora as etiquetas possam ser úteis, os post-its não são recomendados para arquivamento permanente devido à sua falta de durabilidade e o risco de danificar os documentos com a cola.</li>
 <li>Letra C (fichas nomeadas ou fichas numeradas): Podem ser úteis para a indexação ou como sistema de referência externo, mas não atendem diretamente à necessidade de visualização rápida e organização física dentro dos arquivos.</li>
 <li>Letra D (etiquetas ou viseiras): As etiquetas são uma opção válida, mas as "viseiras" não são um termo reconhecido dentro das práticas arquivísticas padrão para designar uma técnica ou ferramenta de organização.</li>
</ul>
É essencial, portanto, compreender as ferramentas e técnicas apropriadas para a organização de arquivos, respeitando as normas de arquivamento e conservação. Ferramentas como "projeções ou visores" são recomendadas por promoverem um balanceamento entre o acesso rápida à informação e a preservação documental.

Gabarito: Letra E

O método de arquivamento chamado "ordem numérica" é amplamente utilizado em ambientes de arquivo que necessitam de um alto grau de confidencialidade e controle de acesso documental. A utilização desta técnica, selecionada como a alternativa correta (C), permite que os documentos sejam organizados sequencialmente com base em números atribuídos. Estes podem ser números únicos ou combinados com outra ordenação, como datas ou códigos de departamento, mas a característica distintiva é que o primário critério é numérico.

 
No arquivamento numérico, cada documento ou pasta é atribuído a um número específico. Isso não apenas fornece um método sistemático e fácil de seguir para localização de documentos mas também auxilia na segurança. Com a numeração, os documentos importantes ou confidenciais podem ser rastreados com maior precisão e só são acessíveis para aqueles que conhecem o sistema numérico específico ou possuem a lista de códigos correspondentes aos números. Portanto, este método é altamente eficaz em evitar acesso não autorizado.

 
Analisando as demais alternativas:
<ul>
<li>Referência cruzada (A): Mais comum em sistemas que requerem remissões ou referências entre informações, mas não está diretamente relacionado ao agrupamento de informações confidenciais ou organização sequencial.</li>
<li>Assunto (B): Este método seria útil para organizar documentos por tópicos ou temas específicos, útil em pesquisas ou arquivos temáticos, mas não especificamente projetado para manusear confidencialidade de forma eficiente como a ordem numérica.</li>
<li>Ordem cronológica (D): Apesar de também utilizar uma sequência (neste caso, de tempo), o arquivamento cronológico não oferece o mesmo nível de confidencialidade ou controle sobre os acessos como a ordem numérica. Essencialmente, organiza documentos de acordo com datas, o que seria mais adequado para registros históricos ou jornais, por exemplo.</li>
</ul>

 
No contexto profissional e legal, a ordem numérica também cumpre com várias normativas de proteção de dados e privacidade, dependendo das legislações aplicáveis. Além disso, a facilidade de automação desse tipo de arquivo permite que grandes volumes de documentos sejam gerenciados eficientemente, minimizando erros que poderiam ocorrer com outros métodos de organização menos estruturados. Portanto, a importância desse método vai além da mera organização, estabelecendo-se como um componente crítico na gestão de informações sensíveis em várias organizações.

 
Gabarito: Letra C

A questão proposta refere-se aos métodos de arquivamento utilizados para organizar, armazenar e facilitar a recuperação de documentos em arquivos. O enunciado pergunta especificamente sobre o método que utiliza uma codificação de identificação onde grupos de letras estão associados a cores específicas, as quais podem variar conforme o país. A alternativa correta indicada é a letra D, referente ao método Variadex.
 
O Método Variadex é especialmente desenhado para facilitar o acesso e a categorização de documentos através do uso de cores, além de outras categorias identificadoras. Esta estratégia é bastante útil em sistemas grandes onde a rapidez na localização de documentos é essencial. Cada cor representa um grupo ou tipo específico de informação, tornando o sistema visualmente intuitivo e eficaz.
 
Vamos analisar as outras alternativas para clarificar por que são consideradas incorretas:
<ul>
<li>Alfabético (Alternativa A): O método alfabético organiza os documentos baseando-se na ordem alfabética de títulos, nomes de pessoas, instituições ou localidades. Este método não incorpora o uso de cores como identificadores principais, focando exclusivamente na sequência alfabética.</li>
<li>Rôneo (Alternativa B): O termo "rôneo" não define um método de arquivamento reconhecido nos padrões arquivísticos. Pode haver uma confusão ou erro de digitação na formulação da opção.</li>
<li>Duplex (Alternativa C): O método duplex é uma variação do método numérico que utiliza um sistema dúplex de numeração, onde documentos podem ser categorizados em subclasses. A principal característica deste método é sua organização hierárquica e uso de números, sem aplicação específica de cores para a identificação.</li>
</ul>
 
Portanto, a correta identificação do Método Variadex como o método que utiliza cores na codificação de documentos é essencial para compreender a organização documental moderna, que busca não só a eficiência mas também a praticidade no acesso e na gestão de arquivos.
 
É relevante destacar a importância de entender esses métodos dentro do contexto de arquivologia, particularmente para profissionais e estudantes que estão se preparando para concursos ou trabalham na gestão de documentos. O conhecimento sobre os diferentes métodos permite escolher o mais adequado para cada tipo de arquivo, considerando-se a facilidade de uso, a segurança da informação e a eficiência na recuperação dos documentos.
 
Gabarito: Letra D

O método de arquivamento escolhido é crucial para uma gestão eficiente de documentos dentro de uma organização, seja ela pública ou privada. Este método irá influenciar diretamente na rapidez e precisão do acesso à informação. A determinação do método adequado depende da natureza dos documentos e da estrutura organizacional em questão, pois cada método possui características próprias que se adaptam melhor a determinados tipos de dados e fluxos de trabalho.

Vamos analisar cada uma das alternativas apresentadas:

A) o Estrutural, Automático e Variadex. 
Essa alternativa inclui termos que não são comumente reconhecidos como métodos de arquivamento tradicionais na Arquivologia. O termo "Estrutural" poderia sugerir uma referência vagamente relacionada à classificação por assunto, mas não é um termo padrão. "Automático" e "Variadex" não são métodos conhecidos de arquivamento.

B) o Hoover, Mneumônico e Duplex. 
Esta alternativa também apresenta termos que não são típicos da Arquivologia. "Hoover" é geralmente associado a outras áreas, não ao arquivamento, enquanto "Mneumônico" refere-se a sistemas de memorização e "Duplex" pode implicar em duplicidade ou algo relacionado à capacidade, mas não é um método de arquivamento reconhecido.

C) o Rôneo, Funcional e Sundex. 
Assim como as anteriores, esta alternativa inclui termos não tradicionais na Arquivologia. "Rôneo" e "Sundex" não são métodos de arquivamento conhecidos. "Funcional" poderia ser uma interpretação errada do arquivamento por funções dentro da classificação por assunto, mas não é um termo adequado para descrever um método de arquivamento propriamente dito.

D) o Alfabético, Geográfico e Numérico. 
Esta alternativa lista os três métodos básicos e mais comumente utilizados de arquivamento. 
<ul>
<li>O método Alfabético é utilizado para organizar documentos por nomes de pessoas, empresas ou assuntos, seguindo a ordem alfabética padrão.</li>
<li>O método Geográfico é ideal para arquivos que necessitam de ordenação baseada em localizações, como cidades, estados ou países.</li>
<li>O método Numérico organiza documentos conforme uma sequência numérica, que pode ser simples, cronológica ou decimal.</li>
</ul>
Cada um desses métodos possui vantagens específicas e podem ser escolhidos com base na natureza dos documentos a serem arquivados e na estrutura organizacional da entidade, conforme mencionado no enunciado.

Portanto, a alternativa correta é a D, que corretamente identifica métodos de arquivamento amplamente reconhecidos e aplicados em diversas organizações para a gestão eficiente de seus arquivos.

Gabarito: Letra D

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