O setor encarregado pelo gerenciamento de recebimento e expedição de correspondências em organizações de médio e grande porte, assim como em órgãos públicos, é essencial para manter a eficiência e a organização administrativa. A alternativa correta para descrever esse setor, conforme o enunciado da questão do Instituto AOCP, é:

E) Protocolo ou setor de expedição.

Este setor é fundamental no âmbito da Arquivologia e da gestão documental pois realiza funções críticas como o recebimento, o registro, a distribuição, a tramitação e a expedição de documentos. Essas funções permitem que as informações circulem de maneira controlada e eficiente dentro da organização, assim como para fora dela, garantindo segurança, acessibilidade e preservação dos documentos.

A análise das alternativas revela:
<ul>
<li>A): Arquivo de Documentos - Esta alternativa sugere um local ou conjunto de documentos em vez de um setor processual e não se aplica ao contexto do enunciado.</li>
<li>B): Retenção de Documentos - Refere-se mais a uma política ou prática de reter documentos para cumprimento de requisitos legais ou administrativos, não sendo um setor específico para o trabalho com correspondências.</li>
<li>C): Arquivo Central - Embora seja um setor crucial em organizações para o armazenamento e a gestão de documentos arquivados, não é o responsável direto pelo recebimento e pela expedição de correspondências.</li>
<li>D): Arquivo Inativo - Relaciona-se com documentos que não possuem mais uso corrente mas que precisam ser preservados por questões legais ou históricas. Não se alinha com o processamento diário de correspondências.</li>
<li>E): Protocolo ou setor de expedição - Opção correta, explicitamente alinha com as funções descritas no enunciado da questão.</li>
</ul>

Com base em informações da literatura especializada em arquivologia, como por exemplo, em obras de Marilena Leite Paes, entende-se que o setor de protocolo desempenha um papel crucial na gestão documental ao garantir o correto manuseio das correspondências desde o seu recebimento até a expedição. Esta função não apenas otimiza os processos internos da organização mas também assegura a integridade e a confidencialidade dos documentos, aspectos essenciais para a governança e a conformidade legal.

Portanto, o conhecimento sobre as funções e responsabilidades do setor de protocolo é de grande valor para aqueles envolvidos na administração de documentos em qualquer organização, uma vez que ajuda na implementação de práticas de gestão documental eficazes e na promoção de um fluxo de informação organizado.

Gabarito: Letra E

A questão da Fundação Universa requer o entendimento dos procedimentos de protocolo envolvidos no cadastro de documentos em sistemas de controle, incluindo a atribuição de um número de acompanhamento, elemento crucial para a gestão documental eficaz. Vamos analisar cada alternativa com base nas práticas arquivísticas padrão.

 


A) Tramitação: A tramitação se refere ao processo de movimentação dos documentos dentro de uma organização, seja entre diferentes setores ou indivíduos. Enquanto esse procedimento é essencial para o fluxo de trabalho e para a comunicação interna, ele não envolve diretamente o cadastro inicial do documento nem a atribuição de um número de acompanhamento.

 


B) Expedição/Distribuição: A expedição ou distribuição é o processo pelo qual os documentos são enviados a seus destinatários finais, seja dentro ou fora da organização. Este procedimento segue a tramitação e o registro do documento, mas não inclui o cadastro primário do documento nem a atribuição de um número de acompanhamento, embora utilize o número já atribuído para rastrear a entrega do documento.

 


C) Classificação: A classificação é vital para determinar a natureza dos documentos e como eles devem ser gerenciados, organizados e armazenados. Embora seja uma etapa preliminar crucial no manejo de arquivos, a classificação não abrange o cadastro ou a atribuição de números de acompanhamento. É mais focada em categorizar os documentos conforme sua função e assunto.

 


D) Recebimento: O recebimento é o ato de tomar posse física e legal de um documento. Contudo, por si só, recebimento refere mais ao aspecto físico do controle de documentos, preparando-os para o processo adicional de registro e atribuição de número, não constituindo o procedimento de cadastro em si.

 


E) Registro e autuação: Esta é a alternativa correta. O registro é o processo de entrada de um documento em um sistema de controle de documentos. Durante o registro, um documento é oficialmente reconhecido pela organização, e um número de acompanhamento é atribuído a ele. Esse número é fundamental para as futuras etapas de tramitação, distribuição e consulta. A autuação, por outro lado, é um termo frequentemente associado com o processo inicial de formação de um processo, onde o número atribuído ajuda na identificação e acompanhamento subsequente.

 


Assim, a alternativa E é a mais adequada, pois engloba o processo de cadastro do documento no sistema e a atribuição de um número de acompanhamento, essenciais para o controle e o gerenciamento eficaz dos documentos ao longo de sua vida útil na organização.

 
Gabarito: Letra E

Analisando a questão proposta e os conceitos fundamentais de Arquivologia, especialmente no que se refere ao protocolo, identificamos que as atividades descritas - recebimento, registro, distribuição, tramitação e expedição de documentos - têm papéis específicos na gestão documental. A alternativa correta, conforme indicado, é a letra B) registro. Vamos entender o porquê dessa escolha ser acertada, e por que as outras alternativas não se encaixam na resposta correta.

 

O registro, conforme contemplado na alternativa B, é crucial no processo de protocolo, pois é neste estágio que os documentos são inscritos em um sistema de controle. Esse registro inclui a identificação do documento através de elementos como data de recebimento, o tipo de documento, seu assunto principal e outros dados que contribuem para a sua rastreabilidade e recuperação futura. Desta forma, o registro é a fase em que se coloca as informações necessárias para a identificação e posterior acesso ao documento, o que está em total consonância com o enunciado da questão.

 

Para esclarecer ainda mais, vamos analisar as demais opções:

<ul>
<li>Expedição (A): Este termo se refere ao envio de documentos para outros destinatários ou entidades, o que envolve a saída dos documentos do arquivo ou setor onde estavam sendo tratados. Não diz respeito ao registro de características do documento para identificação futura.</li>

<li>Recebimento (C): No processo de protocolo, o recebimento é a entrada de documentos na organização. Apesar de ser o ponto inicial para o registro e controle, por si só, não inclui a indicação de elementos para a identificação documental, focando mais no ato de aceitar e confirmar a chegada do documento.</li>

<li>Tramitação (D): Refere-se ao movimento dos documentos entre diferentes setores ou entre diferentes instâncias dentro do mesmo setor. A tramitação é essencial para o processamento e resposta, mas não se concentra na identificação inicial do documento.</li>

<li>Distribuição (E): Esta atividade está relacionada à entrega de documentos aos destinos ou pessoas adequadas. Assim como a tramitação, este processo envolve a movimentação dos documentos mas não o registro de elementos identificadores.</li>
</ul>

 

Além disso, a importância do registro eficiente é apoiada por normativas e boas práticas em Arquivologia, que sugerem o estabelecimento de um sistema de gestão documental que assegura o acesso e recuperação eficiente dos documentos. A Lei de Arquivos (Lei nº 8.159/1991) enfatiza a importância de organizar e manter os arquivos de forma a facilitar o acesso e a preservação dos documentos.

 

Portanto, embasando-se nas funções descritas pela Arquivologia e nas práticas ligadas ao processo de protocolo, confirmamos que o registro é a etapa do protocolo onde ocorre a indicação dos elementos para identificação do documento para posterior acesso e controle. Isso justifica a correção da alternativa B.

Gabarito: Letra B

Elaboração de justificativas para projetos de lei

Na questão apresentada pela Fundação de Estudos e Pesquisas Socioeconômicos, busca-se identificar uma função típica do setor de protocolo em uma organização pública. A alternativa correta, como indicado, é a autuação de documentos. 

Analisemos cada alternativa para embasar a resposta correta: 

<ul>
<li>Transcrição de discursos (Errada): Esta tarefa está geralmente associada a secretarias ou departamentos de comunicação, sendo responsável por converter em texto falas proferidas em eventos, reuniões ou gravações. Não é uma atividade típica do protocolo.</li>
<li>Autuação de documentos (Correta): Essencialmente importante no setor de protocolo, a autuação é o ato pelo qual um documento recebido é registrado e transformado em um processo, numeração ou dossiê para ser tratado administrativamente. É uma das responsabilidades fundamentais do protocolo, que visa controlar a entrada e saída de documentos na organização.</li>
<li>Impressão de notas fiscais (Errada): Essa atividade é mais associada a setores financeiros ou de contabilidade, onde se lida com aspectos fiscais e financeiros, não enquadrando no perfil de tarefas do protocolo.</li>
<li>Revisão de documentos contábeis (Errada): Similarmente à impressão de notas fiscais, a revisão de documentos contábeis é uma tarefa que cabe aos departamentos financeiro e de contabilidade, onde se faz a verificação e ajustes necessários nos documentos ligados a essas áreas.</li>
<li>Elaboração de justificativas para projetos de lei (Errada): Esta é uma atividade típica de setores legislativos ou jurídicos de uma organização, onde são elaborados documentos legais e justificativas para projetos de lei. Não está associada ao protocolo, que tem um papel mais administrativo e organizacional.</li>
</ul> 

A função do protocolo é essencial para a gestão documental eficiente em qualquer organização, especialmente no setor público, onde a precisão e a acessibilidade dos documentos são cruciais para a administração efetiva e para o cumprimento de obrigações legais e regulatórias. A Lei de Arquivos (Lei nº 8.159/1991) ressalta a importância do desenvolvimento de sistemas de arquivos e de gestão de documentos de arquivo como forma de garantir a eficiência e a eficácia na administração pública. 

A função do protocolo integra o sistema de arquivos de uma entidade, contribuindo para os processos de recebimento, registro, classificação, distribuição, tramitação e expedição de documentos. Tais funções são fundamentais para a transparência administrativa e para o controle de processos internos, garantindo que os documentos corram dentro da organização de maneira ordenada e rastreável. 

Portanto, a alternativa correta é a letra B, que destaca a autuação de documentos como uma atividade típica do setor de protocolo. 

Gabarito: Letra B

Produção textual, registro e tradução de 
documentos.

Cerimonial de eventos oficiais e produção 
textual.

Cerimonial de eventos oficiais, produção textual e tradução de documentos.

Recebimento, registro e distribuição de 
documentos.

Emissão de notas fiscais, produção textual e 
tradução de documentos.

O setor de protocolo em uma organização pública possui funções específicas que são cruciais para a gestão documental e o fluxo de informações dentro da instituição. Estas atividades incluem o recebimento, registro, classificação, distribuição, expedição e controle da tramitação dos documentos e processos. Analisemos cada alternativa dada na questão com base nestas funções. 

Alternativa A: Produção textual, registro e tradução de documentos. 
As atividades de produção textual e tradução de documentos não são típicas do setor de protocolo, que é focalizado no gerenciamento do trânsito e controle documental. Porém, o registro está correto, pois se refere à atividade de registrar documentos recebidos no setor. 

Alternativa B: Cerimonial de eventos oficiais e produção textual. 
Cerimonias de eventos oficiais e produção textual não são responsabilidades do setor de protocolo, que se concentra no manuseio de documentos, não na organização de eventos ou redação de textos. 

Alternativa C: Cerimonial de eventos oficiais, produção textual e tradução de documentos. 
Igualmente à alternativa B, as atividades listadas não fazem parte das funções do protocolo. Estas tarefas pertencem a outros setores como comunicação, relações públicas ou secretaria. 

Alternativa D: Recebimento, registro e distribuição de documentos. 
Esta alternativa descreve exatamente algumas das principais atividades do protocolo. Recebimento é o ato de acolher documentos que chegam à organização; Registro é o processo de entrada desses documentos nos sistemas de controle da instituição; e Distribuição refere-se ao encaminhamento desses documentos aos setores ou indivíduos apropriados dentro da organização. 

Alternativa E: Emissão de notas fiscais, produção textual e tradução de documentos. 
Nenhuma dessas tarefas é atribuída ao protocolo. A emissão de notas fiscais geralmente é uma atividade financeira ou contábil, enquanto a produção e tradução textual estão relacionadas à comunicação ou secretariado, não ao manejo documental do protocolo. 

Assim, fica evidente que a alternativa correta é a D, que enumera funções diretamente conectadas ao papel do setor de protocolo dentro da administração pública, conformando-se com as responsabilidades clássicas dessa área de acordo com a arquivologia moderna. 

Gabarito: Letra D

Questões de Arquivologia - Protocolo: recebimento, registro, distribuição, tramitação e expedição de documentos