Na arquivologia, o protocolo é um setor essencial que engloba diversas atividades relacionadas ao gerenciamento de documentos, incluindo o recebimento, registro, distribuição, tramitação e expedição de documentos. O correto manuseio dos documentos, sobretudo aqueles de caráter sigiloso, é crucial para a segurança da informação e eficiência na gestão documental.


A separação de correspondências de caráter ostensivo (ou seja, não sigiloso) das de caráter sigiloso é uma prática fundamental para assegurar a confidencialidade das informações. Esta separação ocorre predominantemente no momento do recebimento dos documentos. No recebimento, o funcionário responsável pela triagem inicial dos documentos deve identificar, entre outras características, a natureza da informação (sigilosa ou não) para aplicar o manuseio e a custódia adequados.
 
Analisando as alternativas da questão:
<ul>
<li>A) Recebimento. Esta é a alternativa correta, pois é durante o recebimento que a inicial identificação e separação dos documentos ocorrem, facilitando a aplicação dos procedimentos corretos para cada tipo de documento, em conformidade com as normas de segurança e confidencialidade.</li>
<li>B) Registro. Embora o registro seja uma fase importante, ele geralmente segue o recebimento e serve mais para anotar entradas de documentos no sistema de gestão de documentos, não sendo o momento primário para a separação de documentos sigilosos.</li>
<li>C) Expedição. A expedição é a fase de envio de documentos para outros setores ou instituições e ocorre após todas as outras etapas, não sendo o momento para a separação inicial de documentos sigilosos.</li>
<li>D) Arquivamento. O arquivamento é a etapa em que os documentos são fisicamente ou eletronicamente guardados em arquivos permanentes ou temporários. A separação de documentos sigilosos deveria ter ocorrido muito antes desta fase.</li>
<li>E) Destinação. A destinação trata do destino final dos documentos, como conservação permanente ou eliminação. Assim como no arquivamento, a separação de documentos sigilosos é uma atividade que antecede esta etapa.</li>
</ul>
 

O correto manuseio de documentos sigilosos desde o momento do recebimento é essencial para preservar a segurança das informações, evitando acessos não autorizados e garantindo que os documentos sigilosos sejam tratados de acordo com as normas de segurança estabelecidas pela organização e pela legislação vigente, como a Lei de Acesso à Informação (Lei nº 12.527/2011).
 

Portanto, é essencial que candidatos a concursos públicos e profissionais da área compreendam a importância de uma correta separação entre documentos ostensivos e sigilosos já no ato do recebimento para assegurar a eficácia na gestão documental.
 

Gabarito: Letra A

O protocolo é uma função vital na gestão documental, desempenhando diversas atividades que garantem a correta manipulação dos documentos dentro de uma organização. Dentre essas atividades, o registro de documentos é momentâneo em que se realiza a análise e identificação dos metadados do documento. Esta etapa é fundamental para garantir a correta organização, acesso e recuperação da informação.

 

Na alternativa B, que refere-se ao “registro”, são identificados e anotados os metadados do documento. Metadados são dados que descrevem outros dados, neste caso, informações sobre o documento. Eles incluem, mas não se limitam a, data de criação do documento, autor, assunto, forma (digital ou física), entre outros aspectos que são essenciais para a organização, classificação e, futuramente, recuperação efetiva do documento dentro do sistema de arquivos.

 

A correta anotação de metadados durante o registro é essencial pois proporciona uma base para as decisões posteriores no que diz respeito à tramitação, conservação e eventual descarte de documentos, seguindo as normas estabelecidas pela política de gestão de documentos da instituição. A Lei de Arquivos (Lei nº 8.159/1991) estabelece que a gestão de documentos é um conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

 

Ao analisar as outras alternativas:
<ul>
<li>A) recebimento: Esta etapa envolve a aceitação de documentos novos na organização, mas não se concentra na identificação detalhada de metadados.</li>
<li>C) distribuição: Refere-se à transferência do documento para os diferentes setores ou indivíduos após o registro, não envolve a manipulação de metadados diretamente.</li>
<li>D) expedição: Esta é a etapa final do processo documental onde o documento é enviado ou transmitido para fora da organização ou ao destino final dentro da mesma.</li>
<li>E) tramitação: Envolve o movimento do documento dentro da organização, entre os diferentes setores ou pessoas responsáveis pela ação ou decisão, e não inclui tratamento de metadados.</li>
</ul>

 

O entendimento correto do papel que cada atividade do protocolo desempenha na gestão documental é crucial para a organização e preservação documental eficaz. O registro, sendo o foco na identificação de metadados, é uma etapa primordial para que a documentação seja adequadamente classificada e gerida de acordo com as normativas e necessidades organizacionais.

 

Gabarito: Letra B

recebimento, registro, distribuição e controle da 
movimentação dos documentos

planejamento e orientação do planejamento da 
automação aplicada aos arquivos

planejamento, organização e direção dos serviços de 
arquivo

planejamento, orientação e acompanhamento do 
processo documental e informativo

planejamento, organização e direção de serviços de 
microfilmagem aplicada aos arquivos

O técnico de arquivo é um profissional fundamental na gestão de documentos dentro das organizações. Eles são responsáveis por várias tarefas que garantem o bom fluxo e preservação da informação. Vamos analisar as alternativas oferecidas pela questão para determinar quais atribuições se aplicam a esse profissional. 

A alternativa A menciona "recebimento, registro, distribuição e controle da movimentação dos documentos". Estas são tarefas clássicas de um técnico de arquivo, sobretudo no que diz respeito ao trabalho em um setor de protocolo, onde documentos são recebidos, registrados para garantir sua rastreabilidade, distribuídos aos setores competentes e o controle de sua movimentação é mantido. Esta descrição está alinhada com as funções básicas de um técnico de arquivo na prática cotidiana de um arquivo, conforme recomendado por diretrizes de gestão documental e arquivística. 

A alternativa B "planejamento e orientação do planejamento da automação aplicada aos arquivos", já se refere a uma função mais específica e técnica, que geralmente é reservedida para profissionais de nível superior ou especialistas em tecnologia da informação aplicada à arquivística. Embora o técnico de arquivo possa participar desses processos, não é uma atribuição direta de sua função. 

A alternativa C e D mencionam respectivamente "planejamento, organização e direção dos serviços de arquivo" e "planejamento, orientação e acompanhamento do processo documental e informativo". Ambas as descrições apontam para funções de coordenação e gerenciamento, que são mais comuns em cargos de gestão ou supervisão em arquivologia, e não tarefas do técnico de arquivo, que são geralmente mais operacionais. 

Por fim, a alternativa E, que diz "planejamento, organização e direção de serviços de microfilmagem aplicada aos arquivos", também se refere a uma competência específica que ultrapassa as funções ordinárias de um técnico de arquivo, sendo mais típica de profissionais que supervisionam ou gerenciam operações de conservação ou digitalização de documentos. 

A Lei de Arquivos (Lei nº 8.159/1991), que é uma das principais regulamentações em arquivologia no Brasil, destaca a importância da gestão documental através da criação, tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos em fases correntes e intermediárias, até sua destinação final. Embora essa lei não especifique as funções de cada tipo de profissional de arquivo, ela sublinha a necessidade de procedimentos corretos na manipulação de documentos, que são, no caso da alternativa correta, diretamente realizados por técnicos de arquivo. 

Gabarito: Letra A

A questão aborda as atividades de protocolo, que são essenciais na gestão documental e arquivística dentro das fases de um documento durante seu ciclo de vida. O protocolo é responsável pelo recebimento, registro, distribuição, tramitação e expedição de documentos, operações que são determinantes para o fluxo documental dentro de uma organização.
 
O protocolo está envolvido diretamente com a fase corrente dos documentos. A fase corrente, também conhecida como fase ativa, refere-se ao período em que os documentos são frequentemente utilizados e estão sujeitos a consultas constantes pela organização que os produziu ou por público destinatário. É caracterizada pela utilidade dos documentos para fins administrativos e operacionais, sendo que o protocolo desempenha seu papel nesse contexto ao efetuar as operações citadas.
 
As outras fases citadas nas alternativas são:
<ul>
<li>B) permanente: Esta fase se refere ao período em que os documentos adquiriram valor histórico, sendo preservados permanentemente devido à sua relevância cultural ou informativa.</li>
<li>C) inativa: Também conhecida como fase inerte, é a etapa em que os documentos já não são frequentemente utilizados, mas ainda precisam ser guardados por cumprimento de exigências legais ou para fins de auditoria, antes de serem definitivamente arquivados ou descartados, caso não entrem na fase permanente.</li>
<li>D) semiativa: Não existe formalmente essa fase no ciclo de vida documental, o que pode levar a confusões. Esta possível referência errônea deve ser evitada.</li>
<li>E) intermediária: Esta fase é caracterizada pela redução na frequência de uso dos documentos, mas eles ainda necessitam ser conservados para possíveis consultas ou por questões legais, antes que passem à fase permanente ou sejam descartados.</li>
</ul>
 
O protocolo, portanto, opera essencialmente dentro da fase corrente, onde as ações de recepção e tramitação de documentos são cruciais para a administração cotidiana das atividades organizacionais. Não se identifica com as fases permanente, intermediária, ou inativa, uma vez que nesses estágios os documentos não estão sujeitos às operações diárias de um setor de protocolo.
 
Reconhecendo a importância do protocolo na gestão documental e lembrando que ele atua predominantemente na fase corrente, a alternativa correta é a letra A, que menciona esta fase específica.
 
Gabarito: Letra A

O curso do documento, desde a sua produção ou recepção até o cumprimento de sua função administrativa, define uma fase crítica na gestão documental arquivística, conhecida como tramitação. Portanto, a alternativa correta é A) tramitação. Vamos analisar mais detalhadamente esta questão e cada uma das alternativas apresentadas. 

Análise dos Conceitos e Alternativas: 

Tramitação (Alternativa A): Refere-se ao processo através do qual os documentos movem-se de um estágio a outro durante seu ciclo de vida dentro de uma organização, desde a sua criação até sua destinação final, seja a guarda permanente ou a eliminação. A tramitação inclui o encaminhamento de documentos para análise, aprovação, ou simples informação entre diferentes setores ou responsáveis em uma instituição. Esta é a descrição mais abrangente e correta do que foi perguntado na questão, razão pela qual é a alternativa correta. 

Distribuição (Alternativa B): Refere ao ato de distribuir documentos especificamente para departamentos ou indivíduos após o recebimento ou dentro dos fluxos de trabalho internos. Embora relacionada a tramitação, é apenas um aspecto deste processo mais amplo, não abrangendo o inteiro curso do documento. 

Registro (Alternativa C): Trata-se do ato de registrar entrada de documentos em sistemas de gestão, seja de forma física ou digital, para controle administrativo. O registro é uma parte do processo de tramitação, mas isoladamente não define o curso completo do documento. 

Expedição (Alternativa D): Significa o envio de documentos para outros órgãos, entidades ou indivíduos fora da instituição. Este processo é geralmente uma etapa final para documentos que precisam ser comunicados externamente, mas não descreve o curso completo do documento dentro da organização. 

Recebimento (Alternativa E): Este é o processo inicial em que documentos são recebidos em uma organização. Embora crucial, o recebimento é apenas o ponto de partida do curso do documento, não sendo sinônimo de tramitação em seu todo. 

Em resumo, a tramitação é um conceito chave em Arquivologia que abrange diversos outros processos, incluindo a recepção, registro, distribuição e expedição, refletindo a natureza holística e integrativa da gestão documental. A identificação correta da tramitação nos ajuda a compreender como os documentos fluem dentro de uma organização, alimentando ações fundamentadas e eficientes em termos de arquivo e gestão de informações. 

Gabarito: Letra A

Questões de Arquivologia - Protocolo: recebimento, registro, distribuição, tramitação e expedição de documentos