Questões de Arquivologia

a definição do prazo de guarda e a destinação final de um documento.

o estabelecimento de esquema de distribuição de documentos em classes com métodos específicos de arquivamento.

a designação de arquivistas com atribuições projetadas, visando resultados únicos em atividades temporárias.

o agrupamento de documentos de acordo com os mecanismos de preservação observados.

o apensamento de registros com exceção dos protocolados e a utilização do ordenamento discriminado.

os documentos devem conservar seu caráter único independentemente do contexto em que foram produzidos.

os documentos devem ser reclassificados com base na classificação original, desconsiderando o tipo de assunto.

estipula que os arquivos devem ser conservados por meio de técnicas de alienação, mutilação e dispersão.

deve existir uma relação natural entre documentos de um arquivo em decorrência das atividades da entidade produtora.

os arquivos são resultantes de um processo artificial e regressiva de acumulação.

É o conjunto de procedimentos e operações técnicas referentes à sua produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento em fase corrente e intermediária, visando a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente.

Refere-se ao registro e ao controle dos documentos que transitam entre setores, empresas ou órgãos, servindo para tornar possível o acesso às informações de fluxo de documentos que foram expedidos ou recebidos dentro de uma instituição.

É apenas um procedimento de catalogação que tem por objetivo precípuo a geração de um modo eficaz de guarda de documentos úteis.

É o registro de entrada de correspondências em repartição oficial com a finalidade específica de identificar remetentes de correspondências oficiais em cada órgão.

Consiste apenas no envio dos documentos originais – com seus respectivos anexos, se for o caso – aos destinatários, via Correios (ECT), malotes ou por entrega pessoal.

Na última fase, caso os documentos contenham informações relevantes, eles podem ser preservados indefinidamente; do contrário, poderão ser eliminados, desde que estejam em conformidade com as normas para a devida preservação dos dados.

Os arquivos correntes são aqueles considerados como de valor secundário, cujas informações serão constantemente utilizadas.

Na fase de arquivo intermediário é importante que o documento fique acessível para consulta e, preferencialmente, próximo de quem os utilizará frequentemente.

Tal metodologia é uma unanimidade do ponto de vista da Arquivologia, não havendo outras teorias relevantes que estabeleçam definições por idades ou ciclo vital.

A primeira idade é a fase correspondente a um momento intermediário no uso da documentação, significando que ele não será mais acessado com tanta frequência, mas, ainda assim, guardará informações necessárias.

técnicas que visam a agrupar os documentos de arquivo, relacionando-os ao órgão produtor, à função, à subfunção e à atividade responsável por sua produção ou acumulação.

técnicas e os métodos utilizados para denominar e classificar os arquivos, relacionando-os pelo destinatário.

técnicas e os métodos utilizados para denominar e classificar os arquivos, relacionando-os pelo emissor.

administrativas que visam agrupar os documentos de arquivo, relacionando-os ao órgão produtor, ao destinatário e ao assunto.

técnicas que visam disponibilizar os documentos de arquivo, relacionando-os ao órgão, ao setor, à função e ao assunto, no âmbito da estrutura administrativa.