Questões de Arquivologia

Armazenar, agrupando no mesmo invólucro os negativos, as fotografias em papel, os filmes em bases de nitrato e de acetato de celulose, com o uso de invólucros coletivos.

Use barbantes ou elásticos para prender os documentos ou as embalagens onde esses estão acondicionados.

O uso de furadores nos documentos deve ser uma excepcionalidade. Caso seja necessário furar, dobre a folha delicadamente ao meio, de forma a coincidir o centro da folha com a marca do furador.

Utilize sempre pastas com prendedores e hastes de metal.

Dê preferência ao uso de clipes de metal em contato direto com o papel. Clipes maiores de metal que prendam um maior número de documentos são os mais recomendáveis.

O assunto tratado; as pessoas física ou jurídica a que foi destinado; o ciclo temporal; o tamanho físico.

A importância do assunto tratado; o grau de segurança da informação; a natureza da entidade que os criou; o tempo para ser descartado.

O tipo de meio da informação; o grau de necessidade da informação; a pessoa física ou jurídica a quem foi destinado; a necessidade ou não de sigilo.

O tipo de informação e a característica do meio; a criticidade da informação; a natureza de seus documentos; o tempo para ser guardado.

A natureza da entidade que os criou; os estágios de sua evolução; a extensão da sua atenção; a natureza dos seus documentos.

critérios determinados, em leis específicas, que devem ser aplicados, de forma padronizada, no arquivamento de todos os tipos de documentos, sejam eles de procedência pública ou privada, desde que em formatos aceitáveis legalmente.

normas técnicas e práticas diversas, com o intuito exclusivo de guarda de documentos de real importância para a vida de organizações públicas ou privadas, determinadas em lei ou regulamentos internos dos órgãos.

princípios, normas, técnicas e procedimentos diversos, que são aplicados nos processos de composição, de coleta, de análise, de identificação, de organização, de processamento, de desenvolvimento, de utilização, de publicação, de fornecimento, de circulação, de armazenamento e de recuperação de informações.

princípios administrativos e legais, atribuídos pelas administrações municipais, a quem cabe a regulamentação específica de gerenciamento da informação.

conhecimentos exclusivamente científicos específicos na área documental, tendo como embasamento os estudos acadêmicos sobre comunicação e informação, em esfera física e digital.

O único objetivo dos diagnósticos aplicados deve ser a detecção de problemas relativos ao estado físico da documentação, não os problemas informacionais existentes.

Há um consenso sobre os diagnósticos na área. Ademais, uma única terminologia é adotada para o diagnóstico de arquivo: diagnóstico arquivístico.

O diagnóstico de arquivo integra o processo de Gestão Documental e deve fornecer informações sobre funções, atividades, fluxo informacional e documental da organização, excetuando-se aqui, informações sobre o acervo.

Buscar teorias, metodologias, procedimentos em áreas afins e adaptá-las à realidade arquivística não contribui para o desenvolvimento da própria Arquivologia e, consequentemente, não ajuda a desenvolver as atividades do arquivista.

O diagnóstico de arquivo, com seu conjunto de atividades técnicas, buscando identificar os problemas informacionais e do acervo documental da organização, dará base à Gestão Documental que se realizará com criticidade, investigando informações além das características físicas do arquivo.

Remessa.

Protocolo.

Juntada.

Apensamento.

Despacho.