Questões de Arquivologia

Conservação.

Restauração.

Preservação.

Catalogação.

Indexação.

análise multidisciplinar que permite a identificação dos valores dos documentos e contribui decisivamente para a racionalização dos arquivos, para a agilidade e a eficiência administrativa, bem como para a preservação do patrimônio documental.

análise singular, realizada a partir da determinação dos valores informacionais consagrados pela organização, bem como das determinações advindas da direção ou da presidência da organização.

análise individualizada a ser realizada por cada repartição da organização, tendo como realizador da análise a chefia imediata do setor a que se refere a informação.

análise multifatorial que busca identificar o grau de importância de cada documento, contribuindo para a racionalização das operações informacionais e documentais da organização.

análise técnica e legal, que tem o objetivo de classificar o processo documental sob o aspecto da legalidade e representatividade, com base nos fluxos informacionais da organização, gerando assim credibilidade e previsibilidade da guarda ou do descarte documental.

atribuição de valor de menor importância, ou importância secundária, de documentos que devem ser custodiados de forma permanente apenas por força de lei.

atribuição de classificação temporal, sendo pertinente a documentos que estão a menos tempos na espera por serem deslocados ao arquivo permanente.

obrigatoriedade da utilização dos documentos para fiel cumprimento dos fins a que foram criados e objetivados.

possibilidade de uso dos documentos para fins diferentes daqueles para os quais foram originariamente criados. O documento passa a ser considerado fonte de pesquisa e de informação para terceiros e para a própria administração.

facultatividade de uso dos documentos como fonte secundária de informação, ou seja, como informação complementar às informações principais.

Documentos produzidos por uma atividade que obedece a múltiplas funções estando regulados por um procedimento ou um trâmite e que contenha formatos, conteúdos e suportes diversos. De acordo com essa definição, cada atividade e/ ou função se derivam várias séries de documentos.

Pode-se citar como exemplo que, da função contábil, geram-se documentos como os livros diário, razão, balancete, mas também pode gerar outros tipos de documentos que podem estar na mesma série documental e que não sejam, especificamente, documentos contábeis ou assemelhados.

Entende-se como uma série documental tipológica o agrupamento de espécies documentais específicas dentro das respectivas funções geradoras.

A definição proposta de tipo documental passa a ser, então, a espécie documental somada à função que a produziu, criando séries tipológicas, isto é, vários tipos documentais equivalem a uma série documental.

A proposta de elaborar arranjos tipológicos requer o estabelecimento prévio de tipologias documentais padronizadas e universais que sirvam a todas as modalidades de acervo, de acordo com sua própria natureza.

A digitalização é de importância fundamental para o processamento, o armazenamento e a transmissão de dados porque permite que informações de todos os tipos e em todos os formatos sejam transportadas com a mesma eficiência, embora não possam ser mescladas ou alteradas.

No contexto de bibliotecas, de arquivos e de museus, a digitalização é uma forma de criar substitutos digitais de materiais analógicos, como livros, jornais, microfilmes e fitas de vídeo. Isso oferece um único benefício, que é o de diminuir a exposição dos documentos originais.

A digitalização pode ser definida e denominada por outro nome, que é preservação digital. Ambos são a mesma coisa.

Em relação à questão da segurança, a digitalização ainda oferece um número maior de riscos que os suportes físicos, os chamados documentos analógicos.

A rapidez de acesso aos documentos e a informações é uma vantagem significativa da digitalização. O documento digital, via de regra, fica armazenado em programas que facilitam o acesso através de pesquisas qualificadas.