Questões de Automação e aplicação de tecnologias nos arquivos

a informação em formato digital é resistente a intervenções não autorizadas como perda, adulteração
e destruição, e a degradação física e obsolescência
tecnológica.

os documentos eletrônicos, gerados no curso das
atividades de organizações e pessoas, apresentam
todos os aspectos arquivísticos e tecnológicos resolvidos quanto ao registro da informação.

a gestão de documentos digitais deve limitar-se às
operações que abrangem produção, definição de
suportes, estrutura do documento, tramitação e protocolo.

a gestão dos documentos eletrônicos em arquivos
difere essencialmente da gestão arquivística de documentos em papel e possui regras diferentes para
os valores primários e secundários dos documentos.

o sistema de gerenciamento de documentos arquivísticos deve incorporar ferramentas e mecanismos
para a preservação em longo prazo dos documentos
de arquivos intermediários e permanentes.

A definição do equipamento de captura digital a
ser utilizado só poderá ser realizada após o
minucioso exame do suporte original,
considerando suas características físicas e
estado de conservação

Escâneres de mesa são usados para a
digitalização de documentos planos em folha
simples, de documentos encadernados que
necessitem de compensação de lombada, bem
como para os documentos fisicamente frágeis

Recomenda-se o uso de câmeras de pequeno
formato com “backs” digitais para geração de
representantes digitais de alta qualidade, e
para a captura digital de documentos em
grandes formatos, como mapas e plantas

Negativos e diapositivos de vidro, bem como
negativos e diapositivos já em processo de
deterioração, devem ser digitalizados em
equipamentos para digitalização de negativos e
diapositivos fotográficos

remover clipes, grampos, ou qualquer elemento que
prejudique o acesso do documento ao escaner

especificar o local e prazo onde o processo
ficará armazenado até o envio para o Arquivo

desmontar processo ou desencadernar
material

desamassar documentos dobrados ou
amassados

Diversos dispositivos tecnológicos e programas
de computadores serão utilizados para converter
em dados binários o documento original para
diferentes formatos digitais. O produto dessa
conversão será idêntico e substituirá o original

As capas e contracapas não precisam ser
digitalizadas mesmo quando contiverem
numeração ou qualquer outra informação

O processo de digitalização deve ser efetuado
por empresas especializadas e que tenham
passado pelo processo de licitação

O processo de digitalização deverá ser realizado
de forma a manter a integridade, a autenticidade
e, se necessário, a confidencialidade do
documento digital, com o emprego de certificado
digital emitido no âmbito da Infraestrutura de
Chaves Públicas Brasileira (ICP) Brasil

Estabilidade.

Autenticidade.

Interoperabilidade.

Processabilidade.

Padrões de formatos abertos e/ou de uso gratuito.