Questões de Automação e aplicação de tecnologias nos arquivos

sigad.

anexo.

hardware.

link.

software.

Cinco.

Quatro.

Três.

Duas.

Uma.

confiabilidade, unicidade, organicidade, acessibilidade e autenticidade.

critério, organização, proveniência, pertinência e autoridade.

temporalidade, sincronismo, atualidade, publicidade e conformidade.

documentabilidade, procedência, importância, forma e valor.

organicidade, atualidade, procedência, proveniência e publicidade.

Permitir apenas um elemento identificador para cada classe do
plano de classificação; devendo-se optar por um código
alfanumérico ou um termo de identificação, devido à
impossibilidade de se utilizarem ambos na mesma aplicação.

Prever a navegação na estrutura do plano de classificação por
meio de uma interface gráfica, de modo a possibilitar a
consulta a partir de qualquer atributo ou combinação de
atributos.

Impedir a eliminação de uma classe em que haja documentos
classificados; a exclusão da classe somente poderá ocorrer
após a reclassificação, o recolhimento ou a eliminação dos
documentos nela contidos, e exclusão dos respectivos
metadados.

Impedir o deslocamento de uma classe para outro ponto do
plano de classificação, caso nesta tenham sido incluídos
subclasses, grupos, subgrupos e documentos.

Prever procedimentos para juntada, por anexação ou
apensação, nos processos, adequando-se à legislação específica
na devida esfera e no âmbito de competência.

Uma das vantagens da adoção de uma política de alteração do
suporte, sobretudo na fase corrente, é que esse processo pode
ser realizado antes mesmo de os documentos receberem
organização ou avaliação, o que facilita a recuperação das
informações neles contidas.

Uma das principais formas de alteração de suporte atualmente
adotadas nos arquivos é a digitalização, que consiste na
conversão de um documento para o formato digital com uso de
escâner ou outro dispositivo apropriado.

A microfilmagem, técnica de alteração de suporte
regulamentada no Brasil, consiste em gerar cópias
fotomecânicas de um documento original, com a imagem exata
do documento, em formato que permita a transmissão da
imagem em meios eletrônicos.

A atual legislação garante validade jurídica aos documentos
públicos microfilmados e em formato digital, desde que
obedecidos os padrões estabelecidos em lei, o que permite
substituir grandes volumes de documentos permanentes,
reduzindo custos e facilitando a recuperação de informações.

A alteração do suporte da informação é a adoção de recursos
tecnológicos para a elaboração de conjuntos de dados
estruturados, processados eletronicamente e organizados de
acordo com uma sequência lógica que visa permitir o acesso à
informação.