Questões de Automação e aplicação de tecnologias nos arquivos

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1 1 2 2 1 2.

2 1 1 1 2 2.

arranjo, avaliação, transferência, recolhimento e descrição.

pesquisa, elaboração de documentos, tramitação, organização e controle de acesso.

rastreamento, localização, recuperação, destinação e armazenamento.

registro, classificação, indexação, atribuição de restrição de acesso e arquivamento

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formatos abertos (open sources) / TIFF (Tagged Image File Format).

formatos proprietários (Proprietary software ) / GIF (Graphics Interchange Format).

formatos proprietários (Proprietary software ) / PDF-A (Portable Document Format - Archive ).

formatos abertos (open sources) / XML (Extensible Markup Language ).

Mesmo que seja criado um usuário por colaborador, o nível de acesso às informações do sistema deverá ser o mesmo.

Para os indivíduos em treinamento, basta emprestar a senha de um usuário do mesmo setor e que desempenhe a mesma função que esse colaborador passará a executar.

Mesmo com a criação do GED, deve haver a preocupação em bloquear o acesso ao sistema fora do espaço físico do órgão em que o colaborador atua.

Os usuários são criados conforme sua função na empresa sem distinção de nome, assim será criado, por exemplo, um usuário para “faturamento”, outro para “recepção” e assim por diante.

Para que haja uma utilização eficiente do sistema, deve ser criado um usuário para cada funcionário que irá acessar o sistema.