Questões de Automação e aplicação de tecnologias nos arquivos

Não há legislação específica acerca de microfilmagem no
Brasil, existe apenas um conjunto de recomendações gerais
que podem ser adotadas, embora não sejam oficiais.

A microfilmagem de documentos públicos pode ser feita por
qualquer cartório, desde que este possua a aparelhagem
necessária. Uma vez que essas instituições já são dotadas de fé
pública, as cópias, os traslados e as certidões extraídos de
microfilmes nelas produzidos são considerados autenticados e
podem gerar efeitos legais.

Devido à grande durabilidade do microfilme (cerca de cem
anos), esse é o recurso mais utilizado para a reprodução de
documentos públicos com valor permanente quando, por falta
de espaço em depósito, se deseja eliminar os originais.

A digitalização de documentos é, hoje, mais vantajosa que a
microfilmagem, por ser mais rápida, resultar em melhor
visualização das informações, ocupar menos espaço para
guarda destas e tornar a sua preservação a longo prazo mais
fácil, eficiente e barata.

Um sistema eletrônico de gerenciamento arquivístico de
documentos, que é um recurso concebido eletronicamente,
pode gerenciar documentos convencionais, eletrônicos ou os
dois tipos simultaneamente.

A preservação de informação digital exige compromissos entre
vários segmentos da sociedade, pois envolve, além dos
aspectos tecnológicos e de gerenciamento da informação,
questões administrativas, legais, políticas e econômicas.

A tecnologia digital vem apresentando forte impacto sobre a
gestão dos documentos digitais no presente e a garantia de
acesso no futuro, pois é o meio mais eficiente, durável e
estável de armazenamento de informações, em comparação
com os meios convencionais.

Uma das vantagens da preservação digital de informações é a
economia, uma vez que demanda menor espaço físico e menos
recursos humanos, investimentos em mobiliário,
acondicionamento e controle ambiental.

Os rápidos avanços relacionados à tecnologia da informação
levaram à constante melhoria estrutural dos sistemas
eletrônicos de informação e à crescente longevidade das
mídias, que garantem, hoje, a capacidade de tais sistemas para
assegurar a preservação de longo prazo e o acesso contínuo às
informações.

As dificuldades técnicas enfrentadas para a preservação de
longo prazo de informações digitais, nesse começo de século,
foram todas superadas com a adoção de estratégias para a
recuperação das informações, como a emulação, a migração ou
a preservação da plataforma de hardware e software em que
foram criados os registros.

Os registros magnéticos devem ser armazenados em local
separado do restante do acervo, pois as condições ideais para
sua preservação incluem mobiliário especial e temperaturas
muito baixas, entre 5 ºC e 8 ºC.

Nas regiões de clima quente e úmido, o gasto com manutenção
e energia para manter ambientes climatizados é grande. Para
reduzir esses custos, recomenda-se desligar os sistemas de
condicionador de ar durante a noite, quando a temperatura é
naturalmente mais amena.

As taxas de temperatura e de umidade relativa do ar
recomendadas para a preservação de documentos fotográficos
em preto e branco, documentos fotográficos coloridos e filmes
são idênticas, por isso eles são armazenados juntos.

A cada aumento de 10 ºC, a velocidade de diversas reações
químicas é dobrada. Portanto, altas temperaturas aceleram a
deterioração dos documentos, uma vez que algumas dessas
reações químicas levam ao rompimento das cadeias
celulósicas.

Os documentos são higroscópicos, isto é, absorvem umidade
facilmente. Por isso, expandem-se e se contraem com as
variações da umidade relativa do ar. Se a temperatura for
constante, as variações de umidade são positivas, pois não
causam danos e tornam as fibras mais flexíveis.