Questões de Automação e aplicação de tecnologias nos arquivos

Não há legislação específica acerca de microfilmagem no
Brasil, existe apenas um conjunto de recomendações gerais
que podem ser adotadas, embora não sejam oficiais.

A microfilmagem de documentos públicos pode ser feita por
qualquer cartório, desde que este possua a aparelhagem
necessária. Uma vez que essas instituições já são dotadas de fé
pública, as cópias, os traslados e as certidões extraídos de
microfilmes nelas produzidos são considerados autenticados e
podem gerar efeitos legais.

Devido à grande durabilidade do microfilme (cerca de cem
anos), esse é o recurso mais utilizado para a reprodução de
documentos públicos com valor permanente quando, por falta
de espaço em depósito, se deseja eliminar os originais.

A digitalização de documentos é, hoje, mais vantajosa que a
microfilmagem, por ser mais rápida, resultar em melhor
visualização das informações, ocupar menos espaço para
guarda destas e tornar a sua preservação a longo prazo mais
fácil, eficiente e barata.

Um sistema eletrônico de gerenciamento arquivístico de
documentos, que é um recurso concebido eletronicamente,
pode gerenciar documentos convencionais, eletrônicos ou os
dois tipos simultaneamente.

Os registros magnéticos devem ser armazenados em local
separado do restante do acervo, pois as condições ideais para
sua preservação incluem mobiliário especial e temperaturas
muito baixas, entre 5 ºC e 8 ºC.

Nas regiões de clima quente e úmido, o gasto com manutenção
e energia para manter ambientes climatizados é grande. Para
reduzir esses custos, recomenda-se desligar os sistemas de
condicionador de ar durante a noite, quando a temperatura é
naturalmente mais amena.

As taxas de temperatura e de umidade relativa do ar
recomendadas para a preservação de documentos fotográficos
em preto e branco, documentos fotográficos coloridos e filmes
são idênticas, por isso eles são armazenados juntos.

A cada aumento de 10 ºC, a velocidade de diversas reações
químicas é dobrada. Portanto, altas temperaturas aceleram a
deterioração dos documentos, uma vez que algumas dessas
reações químicas levam ao rompimento das cadeias
celulósicas.

Os documentos são higroscópicos, isto é, absorvem umidade
facilmente. Por isso, expandem-se e se contraem com as
variações da umidade relativa do ar. Se a temperatura for
constante, as variações de umidade são positivas, pois não
causam danos e tornam as fibras mais flexíveis.

A preservação de informação digital exige compromissos entre
vários segmentos da sociedade, pois envolve, além dos
aspectos tecnológicos e de gerenciamento da informação,
questões administrativas, legais, políticas e econômicas.

A tecnologia digital vem apresentando forte impacto sobre a
gestão dos documentos digitais no presente e a garantia de
acesso no futuro, pois é o meio mais eficiente, durável e
estável de armazenamento de informações, em comparação
com os meios convencionais.

Uma das vantagens da preservação digital de informações é a
economia, uma vez que demanda menor espaço físico e menos
recursos humanos, investimentos em mobiliário,
acondicionamento e controle ambiental.

Os rápidos avanços relacionados à tecnologia da informação
levaram à constante melhoria estrutural dos sistemas
eletrônicos de informação e à crescente longevidade das
mídias, que garantem, hoje, a capacidade de tais sistemas para
assegurar a preservação de longo prazo e o acesso contínuo às
informações.

As dificuldades técnicas enfrentadas para a preservação de
longo prazo de informações digitais, nesse começo de século,
foram todas superadas com a adoção de estratégias para a
recuperação das informações, como a emulação, a migração ou
a preservação da plataforma de hardware e software em que
foram criados os registros.