Questões de Automação e aplicação de tecnologias nos arquivos

Cinco.

Quatro.

Três.

Duas.

Uma.

confiabilidade, unicidade, organicidade, acessibilidade e autenticidade.

critério, organização, proveniência, pertinência e autoridade.

temporalidade, sincronismo, atualidade, publicidade e conformidade.

documentabilidade, procedência, importância, forma e valor.

organicidade, atualidade, procedência, proveniência e publicidade.

Permitir apenas um elemento identificador para cada classe do
plano de classificação; devendo-se optar por um código
alfanumérico ou um termo de identificação, devido à
impossibilidade de se utilizarem ambos na mesma aplicação.

Prever a navegação na estrutura do plano de classificação por
meio de uma interface gráfica, de modo a possibilitar a
consulta a partir de qualquer atributo ou combinação de
atributos.

Impedir a eliminação de uma classe em que haja documentos
classificados; a exclusão da classe somente poderá ocorrer
após a reclassificação, o recolhimento ou a eliminação dos
documentos nela contidos, e exclusão dos respectivos
metadados.

Impedir o deslocamento de uma classe para outro ponto do
plano de classificação, caso nesta tenham sido incluídos
subclasses, grupos, subgrupos e documentos.

Prever procedimentos para juntada, por anexação ou
apensação, nos processos, adequando-se à legislação específica
na devida esfera e no âmbito de competência.

Uma das vantagens da adoção de uma política de alteração do
suporte, sobretudo na fase corrente, é que esse processo pode
ser realizado antes mesmo de os documentos receberem
organização ou avaliação, o que facilita a recuperação das
informações neles contidas.

Uma das principais formas de alteração de suporte atualmente
adotadas nos arquivos é a digitalização, que consiste na
conversão de um documento para o formato digital com uso de
escâner ou outro dispositivo apropriado.

A microfilmagem, técnica de alteração de suporte
regulamentada no Brasil, consiste em gerar cópias
fotomecânicas de um documento original, com a imagem exata
do documento, em formato que permita a transmissão da
imagem em meios eletrônicos.

A atual legislação garante validade jurídica aos documentos
públicos microfilmados e em formato digital, desde que
obedecidos os padrões estabelecidos em lei, o que permite
substituir grandes volumes de documentos permanentes,
reduzindo custos e facilitando a recuperação de informações.

A alteração do suporte da informação é a adoção de recursos
tecnológicos para a elaboração de conjuntos de dados
estruturados, processados eletronicamente e organizados de
acordo com uma sequência lógica que visa permitir o acesso à
informação.

objeto digital que é entendido como um conjunto de sequências
de bites, constitui a base da organicidade e apresenta-se para
o usuário de maneira compreensível, por exemplo, como um
documento visualizado na tela do computador.

informação registrada produzida ou recebida por pessoa física
ou jurídica, codificada em forma analógica ou em dígitos
binários, somente acessível e interpretável por meio de
equipamento eletrônico.

objeto digital produzido ou recebido por pessoa física ou
jurídica, que constitui um fenômeno físico e registra as
codificações lógicas dos bites, seja em suportes magnéticos,
seja em suportes ópticos.

documento que se apresenta em suporte não convencional, em
formato e dimensões excepcionais, em linguagem não textual,
que exige procedimentos específicos para seu processamento
técnico, guarda e preservação, e cujo acesso depende de
intermediação tecnológica.

informação registrada, codificada em dígitos binários e
acessível por meio de sistema computacional, produzida ou
recebida por pessoa física ou jurídica, tratada e gerenciada em
um sistema de arquivos.