Questões de Automação e aplicação de tecnologias nos arquivos

Cinco.

Quatro.

Três.

Duas.

Uma.

confiabilidade, unicidade, organicidade, acessibilidade e autenticidade.

critério, organização, proveniência, pertinência e autoridade.

temporalidade, sincronismo, atualidade, publicidade e conformidade.

documentabilidade, procedência, importância, forma e valor.

organicidade, atualidade, procedência, proveniência e publicidade.

sigad.

anexo.

hardware.

link.

software.

Os filmes negativos devem ficar armazenados na empresa ou
no cartório que tenha realizado a microfilmagem, e cópias de
segurança devem ser arquivadas na entidade produtora dos
documentos.

A microfilmagem, para fins de regulamentação, é definida
como o processo de reprodução fiel de documentos e dados em
filme por meios fotográficos ou eletrônicos.

A regulamentação da microfilmagem incide sobre os
documentos públicos textuais produzidos pelos órgãos dos
Poderes Executivo, Judiciário e Legislativo, da União, dos
estados, do DF e dos municípios.

A legislação determina que o reconhecimento da firma da
autoridade responsável por autenticar os documentos
arquivados é indispensável para a veracidade da informação
nas microformas geradas.

A microfilmagem é permitida apenas para documentos
originais encaminhados para arquivamento; documentos que
estejam em tramitação, portanto, não podem ser
microfilmados.

Uma das vantagens da adoção de uma política de alteração do
suporte, sobretudo na fase corrente, é que esse processo pode
ser realizado antes mesmo de os documentos receberem
organização ou avaliação, o que facilita a recuperação das
informações neles contidas.

Uma das principais formas de alteração de suporte atualmente
adotadas nos arquivos é a digitalização, que consiste na
conversão de um documento para o formato digital com uso de
escâner ou outro dispositivo apropriado.

A microfilmagem, técnica de alteração de suporte
regulamentada no Brasil, consiste em gerar cópias
fotomecânicas de um documento original, com a imagem exata
do documento, em formato que permita a transmissão da
imagem em meios eletrônicos.

A atual legislação garante validade jurídica aos documentos
públicos microfilmados e em formato digital, desde que
obedecidos os padrões estabelecidos em lei, o que permite
substituir grandes volumes de documentos permanentes,
reduzindo custos e facilitando a recuperação de informações.

A alteração do suporte da informação é a adoção de recursos
tecnológicos para a elaboração de conjuntos de dados
estruturados, processados eletronicamente e organizados de
acordo com uma sequência lógica que visa permitir o acesso à
informação.