Questões de Automação e aplicação de tecnologias nos arquivos

Permitir apenas um elemento identificador para cada classe do
plano de classificação; devendo-se optar por um código
alfanumérico ou um termo de identificação, devido à
impossibilidade de se utilizarem ambos na mesma aplicação.

Prever a navegação na estrutura do plano de classificação por
meio de uma interface gráfica, de modo a possibilitar a
consulta a partir de qualquer atributo ou combinação de
atributos.

Impedir a eliminação de uma classe em que haja documentos
classificados; a exclusão da classe somente poderá ocorrer
após a reclassificação, o recolhimento ou a eliminação dos
documentos nela contidos, e exclusão dos respectivos
metadados.

Impedir o deslocamento de uma classe para outro ponto do
plano de classificação, caso nesta tenham sido incluídos
subclasses, grupos, subgrupos e documentos.

Prever procedimentos para juntada, por anexação ou
apensação, nos processos, adequando-se à legislação específica
na devida esfera e no âmbito de competência.

objeto digital que é entendido como um conjunto de sequências
de bites, constitui a base da organicidade e apresenta-se para
o usuário de maneira compreensível, por exemplo, como um
documento visualizado na tela do computador.

informação registrada produzida ou recebida por pessoa física
ou jurídica, codificada em forma analógica ou em dígitos
binários, somente acessível e interpretável por meio de
equipamento eletrônico.

objeto digital produzido ou recebido por pessoa física ou
jurídica, que constitui um fenômeno físico e registra as
codificações lógicas dos bites, seja em suportes magnéticos,
seja em suportes ópticos.

documento que se apresenta em suporte não convencional, em
formato e dimensões excepcionais, em linguagem não textual,
que exige procedimentos específicos para seu processamento
técnico, guarda e preservação, e cujo acesso depende de
intermediação tecnológica.

informação registrada, codificada em dígitos binários e
acessível por meio de sistema computacional, produzida ou
recebida por pessoa física ou jurídica, tratada e gerenciada em
um sistema de arquivos.

políticas, procedimentos, equipamentos e programas
computacionais que produzem, processam, armazenam e
proveem acesso a informações produzidas ou recebidas pelo
órgão ou entidade.

procedimentos e operações técnicas que funcionam de modo
integrado, com o objetivo de garantir eficiência e eficácia à
gestão arquivística de documentos.

tecnologias e funcionalidades que incluem captura,
gerenciamento, armazenamento, distribuição, automação de
fluxos de trabalho, digitalização, entre outras, utilizadas para
organizar a informação de um órgão que não esteja
armazenada em banco de dados.

procedimentos e operações técnicas apoiado em um sistema
informatizado, que, de acordo com os princípios da gestão
arquivística, visam ao controle do ciclo de vida dos
documentos, desde a produção até a destinação final.

operações técnicas e procedimentos relativos a produção,
tramitação, uso, avaliação e arquivamento de documentos em
fase corrente e intermediária, visando à sua destinação —
eliminação ou recolhimento.

A principal funcionalidade do SIGAD é a capacidade de
reconhecer, sistematizar e registrar informações sobre
arquivos, com vistas, obrigatoriamente, ao controle físico e
intelectual e à automação de fluxos de trabalho.

A implementação do SIGAD depende, fundamentalmente, da
estruturação do sistema a partir de um determinado conjunto
de softwares integrados, processados por computador, em
substituição ao programa convencional de gestão arquivística
de documentos.

Para conferir credibilidade à produção e à manutenção de
documentos arquivísticos, o SIGAD estrutura-se em rotinas e
métodos de arquivamento compatíveis entre si, que permitem
controlar os documentos por meio de registros, listagens,
repertórios, índices e planos de arquivamento.

Entre os requisitos que caracterizam um SIGAD está a gestão
dos documentos a partir do plano de classificação, para que
seja mantida a relação orgânica entre os documentos e
garantida a confiabilidade, a autenticidade e o acesso, ao longo
do tempo, aos documentos arquivísticos.

O SIGAD especifica todas as atividades e operações técnicas
da gestão arquivística de documentos, exclusivamente para
sistemas de gerenciamento de documentos digitais.

gestão de documentos digitais.

sistema de informação.

gestão arquivística de documentos.

gerenciamento eletrônico de documentos.

sistema informatizado de gestão arquivística de documentos.