Questões de Arquivologia - Recepcionista

Sugere-se que todas as instituições da administração pública adotem um padrão de texto de assinatura. A assinatura do e-mail deve conter o nome completo, o cargo, a unidade, o órgão e o telefone do remetente.

O e-mail é um documento oficial, mas não pode ser comparável a um ofício. Ao contrário de um ofício, no e-mail não é necessário o uso de linguagem formal.

Como sistema de transmissão de mensagens eletrônicas, por seu alto custo e celeridade, transformou-se na principal forma de envio e recebimento de documentos na administração pública.

O texto dos correios eletrônicos deve ser iniciado por uma saudação. Quando endereçado para outras instituições, para receptores desconhecidos ou para particulares, não utilizar o vocativo conforme os demais documentos oficiais, ou seja, “Senhor” ou “Senhora”, seguido do cargo respectivo, ou “Prezado Senhor”, “Prezada Senhora”.

Memorando.

Oficio.

Ata.

Relatório.

Como não existe padrão definido para a estrutura das mensagens enviadas por meio de correio eletrônico, não há orientações acerca da linguagem a ser empregada nessas comunicações.

Informar o destinatário sobre determinado assunto, propor alguma medida e submeter projeto de ato normativo à consideração desse destinatário são alguns dos propósitos comunicativos da mensagem.

A exposição de motivos denominada “interministeriais” é aquela que é assinada por mais de um ministro.

A mensagem é o expediente oficial de que se serve o Presidente da República para comunicar-se com os Ministros de Estado.

Uma das técnicas mais utilizadas para a gestão de documentos é o arquivamento por assunto. Como o próprio nome já adianta, essa técnica consiste em realizar o arquivamento dos documentos de acordo com o assunto tratado neles.

O método alfabético, que consiste em organizar os documentos arquivados de acordo com a ordem alfabética desses, permite uma consulta mais intuitiva e eficiente. Como a própria denominação já indica, nesse esquema o elemento principal considerado é o nome.

O método numérico é outra opção de arquivamento e uma ótima escolha para empresas que lidam com um grande volume de documentos. Ele consiste em determinar um número sequencial para cada documento, permitindo sua consulta de acordo com um índice numérico previamente determinado.

O método temático é aquele usado quando os documentos apresentam a sua organização por meio do local, isto é, quando a empresa escolhe classificar os documentos a partir de seu local de origem.

Utilizar caixas de papelão comum para armazenar os documentos, pois são mais baratas e acessíveis.

Empilhar as caixas de arquivo diretamente no chão, para otimizar o espaço disponível.

Manter o arquivo intermediário em um ambiente com alta umidade e temperatura, para acelerar o processo de deterioração dos documentos.

Controlar as condições ambientais do arquivo intermediário, como temperatura, umidade e iluminação, para evitar a degradação dos documentos.