No contexto da Arquivologia, a questão proposta pela Fundação Vunesp toca em um ponto essencial: a forma como os documentos são organizados e utilizados de acordo com sua natureza e finalidade. A correta compreensão das categorias de documentos é fundamental para a prática eficaz da gestão documental, especialmente no ambiente da Administração Pública.
 
A alternativa correta, conforme indicado, é a letra E) oficial. Vamos analisar cada uma das alternativas apresentadas para entendermos por que essa é a escolha correta:
 
<ul>
 <li>Letra A) científica: Esta classificação de documentos se refere aos que são gerados com o fim de pesquisa ou de contribuição ao conhecimento científico. Eles são utilizados principalmente em contextos acadêmicos e de pesquisa.</li>
 <li>Letra B) social: Esta não é uma classificação padrão em arquivologia para a organização de documentos administrativos.</li>
 <li>Letra C) comercial: Documentos comerciais incluem aqueles que são produzidos por empresas e corporações com o fim de sustentar suas operações comerciais, como contratos, faturas e correspondências empresariais.</li>
 <li>Letra D) empresarial: Semelhante à comercial, esta classificação refere-se à documentação gerada por negócios e corporações para fins empresariais.</li>
 <li>Letra E) oficial: Envolve documentos que são produzidos ou acumulados por entidades governamentais e que têm como principal objetivo regular atividades públicas, garantir direitos e fiscalizar o cumprimento de leis e normativas. Incluem leis, decretos, portarias e outros documentos legais.</li>
</ul>
 
Portanto, quando a questão menciona a organização e utilização de documentos como leis, decretos e leis complementares para auxiliar a Administração Pública, ela se refere especificamente a documentos oficiais. Esses documentos são essenciais para a operação do governo e para garantir a transparência e a legalidade das ações do Estado.
 
Conforme a Lei de Arquivos (Lei nº 8.159/1991), nesta segmentação, reconhece-se a importância de cada categoria de documentos dentro de uma estrutura arquivista. A lei afirma o papel dos arquivos públicos neste contexto:
 
<blockquote>
 Art. 1º É dever do Poder Público a gestão documental e a proteção especial a documentos de arquivos, como instrumento de apoio à administração, à cultura, ao desenvolvimento científico e como elementos de prova e informação.
</blockquote>
 
Logo, a documentação oficial, que abrange documentos administrativos e legais, é fundamental para as funções do Estado e o direito público, sendo claramente a resposta certa para a questão em análise.
 
Gabarito: Letra E

 intermitente … esporádico … diário 

 esporádico … periódico … intermitente

A presente questão trata dos processos de transferência de documentos dentro da gestão documental, enfocando especificamente as modalidades e a periodicidade com que estes processos ocorrem dentro de uma instituição. A correta compreensão destes conceitos é crucial para a organização eficaz de documentos e a manutenção da acessibilidade à informação.

As opções referem-se a três métodos de transferência de documentos, a saber: 
<ol>
<li>Periódico</li>
<li>Diário</li>
<li>Permanente</li>
</ol>

Segundo o enunciado, o primeiro espaço refere-se ao processo planejado e realizado em dias preestabelecidos. A opção que melhor descreve este método é Periódico, que implica em planejamento e regularidade, e corresponde à primeira parte da alternativa D.

O segundo espaço relaciona-se ao processo que ocorre quando há uma consulta e constata-se que o documento pode ser movido para os arquivos inativos ou mortos, indicando um processo realizado baseado na necessidade momentânea e diretamente relacionado ao uso do documento. O termo Diário melhor descreve esta prática, sendo a transferência uma consequência direta da interação diária e imediata com os documentos, como também indicado na alternativa D.

O terceiro espaço trata do processo realizado em intervalos não preestabelecidos, necessitado pela acumulação de documentos. Esta descrição encaixa-se com a opção Permanente, indicando uma necessidade esporádica motivada por circunstâncias externas ao plano regular de gestão documental, igualmente correspondente à alternativa D.

Vamos analisar as demais alternativas para entender por que são inadequadas:
<ul>
<li>A: Coloca as transferências diárias, permanentes e periódicas em uma ordem que não corresponde aos critérios descritos.</li>
<li>B: Também mistura os critérios, inapropriadamente associando permanente e periódico.</li>
<li>C: Os termos 'intermitente', 'esporádico', e 'diário' não são apropriados para as descrições fornecidas.</li>
<li>E: Similar à alternativa C, esta opção utiliza termos que não correspondem às definições requeridas pelo enunciado.</li>
</ul>

Essa análise ressalta a importância de entender os procedimentos de transferência de documentos em um ambiente de gerenciamento arquivístico. Assimilar esses conceitos permite melhorar a eficácia na manutenção e no acesso aos registros documentais essenciais para a organização.

Gabarito: Letra D

 Depois que o tempo de validade dos documentos de domínio público venceu, estes deverão ser encadernados ou plastificados e arquivados eternamente.

 Os documentos de domínio público, em hipótese alguma, devem ser destruídos, mesmo os que estejam com ou sem validade, e em desuso.

 Para a destruição de qualquer documento de domínio público, com data de validade e sem utilidade, é necessário fazer o registro em documento próprio e observar, primeiramente, as regras da instituição.

 Os documentos da escola de domínio público e dentro do prazo de validade devem ser arquivados sem a necessidade de registro e os documentos sem utilidade devem ser incinerados.

 Para a destruição de documentos escolares de domínio público com validade vencida, mas com utilidade, é necessário fazer o registro em documento próprio.

A questão proposta trata da destruição de documentos de domínio público, mais especificamente no contexto escolar, abordando as regulamentações e procedimentos apropriados para tal ação. Destacando a importância da correta eliminação de documentos, a questão evoca princípios fundamentais da gestão documental e arquivística. 

A alternativa A sugere que documentos expirados devem ser encadernados ou plastificados e preservados eternamente. Isso é incorreto porque nem todos os documentos devem ser mantidos permanentemente, exceto aqueles que, após avaliação, são classificados como de valor histórico ou cultural duradouro. 

A alternativa B afirma que documentos de domínio público nunca devem ser destruídos, o que também não é verdade. A destruição de documentos, quando feita de acordo com as diretrizes e após o período de guarda estabelecido pela tabela de temporalidade, é uma prática normal e necessária para a gestão eficiente dos arquivos. 

A alternativa C é correta e destaca um procedimento essencial: a necessidade de documentar o processo de destruição e seguir as normas institucionais estabelecidas. Antes da eliminação, documentos públicos devem passar por um processo de avaliação documental, como estipulado pela Lei nº 8.159/1991, que regulamenta a gestão de documentos públicos. 

<blockquote>
 Lei nº 8.159/1991: Art. 8º - Os documentos públicos são inalienáveis e imprescritíveis.
</blockquote>

Esta lei estabelece que a eliminação de documentos somente pode ser executada após avaliação da documentação pela autoridade competente e conforme regulamentos oficiais. 

A alternativa D é incorreta porque todos os documentos necessitam de registro adequado, e sua eliminação requer procedimentos específicos que garantam a observância das leis e regulamentos. A mera incineração sem observância das normas é inadequada e ilegal. 

Finalmente, a alternativa E apresenta um equívoco ao sugerir a destruição de documentos ainda úteis, contrariando os princípios de preservação documental baseados na utilidade administrativa, legal ou informativa dos documentos. 

Portanto, a única alternativa que descreve corretamente o processo de destruição de documentos escolares de domínio público é a alternativa C, destacando a necessidade de registrar a ação e seguir os regulamentos institucionais. 

Compreender esses procedimentos e regulamentos é crucial para todos os funcionários responsáveis pela gestão de documentos em instituições públicas e privadas, assegurando que a eliminação de documentos seja conduzida de forma legal e responsável. 

Gabarito: Letra C

Na gestão de documentos, especialmente em instituições como escolas, um controle rigoroso sobre os documentos que entram e saem é fundamental. Esta questão aborda diretamente esse aspecto ao solicitar o instrumento usado diariamente para registrar a entrada e saída de documentos em uma escola. A resposta correta é a alternativa E, "do livro de protocolo", que é o instrumento tradicionalmente utilizado para esse propósito.

 

<ul style="list-style-type: circle; margin-left: 20px; margin-bottom: 1.5em;">
<li style="margin-bottom: 1.5em;">O livro de protocolo é utilizado para registrar todos os documentos que entram e saem da instituição, proporcionando um controle eficaz e uma base de dados para consulta futura. Este registro é essencial para a organização e a preservação dos documentos, facilitando a recuperação da informação e a transparência das atividades da instituição.</li>

<li style="margin-bottom: 1.5em;">A alternativa A, "do diário de classes", embora importante, é utilizado para outros propósitos como o registro de frequência e desempenho dos alunos, não para o controle de documentos institucionais.</li>

<li style="margin-bottom: 1.5em;">A alternativa B, "do notebook", não especifica uma função relacionada ao registro documental formalizado, pois este dispositivo eletrônico pode ser usado para múltiplas funções, mas não substitui o livro de protocolos na função específica de registrar a entrada e saída de documentos.</li>

<li style="margin-bottom: 1.5em;">A alternativa C, "do manual da secretaria escolar", é imprópria pois este manual serve mais como um guia para procedimentos e políticas internas da secretaria, não como um registro de transações documentais.</li>

<li style="margin-bottom: 1.5em;">A alternativa D, "da agenda escolar", também não atende a necessidade de registro de documentos institucionais. Ela é mais usada para planejamento e organização de tarefas e compromissos pessoais ou escolares.</li>
</ul>


Além disso, a Lei de Arquivos (Lei nº 8.159/1991) enfatiza a importância da gestão documental apropriada e a implementação de políticas que assegurem a preservação e a eliminação adequada de documentos, o que corrobora a necessidade do uso de um livro de protocolo nas escolas.

 


Portanto, a utilização do livro de protocolo em escolas não apenas segue as práticas idealizadas pela Arquivologia, mas assegura uma gestão eficiente que sustenta princípios de acessibilidade e rastreabilidade documental tão necessários em instituições educacionais.

 

Gabarito: Letra E

Questões de Arquivologia - Secretário Escolar