Na Arquivologia, a compreensão da natureza dos arquivos em suas diferentes fases – corrente, intermediária e permanente – é crucial para o correto manejo dos documentos de uma instituição. O enunciado se refere a uma caracterização comum dos documentos encontrados em um arquivo permanente, especificamente em relação aos processos administrativos. 

Primeiramente, é importante definir o que se entende por 'processos administrativos'. Estes são conjuntos de documentos oficialmente reunidos por uma administração pública ou privada no decurso de uma ação administrativa ou decisória. Tipicamente, podem incluir correspondências, formulários, relatórios, entre outros documentos que registram a tomada de decisão e a execução de políticas. 

O termo 'arquivo permanente' refere-se à última fase do ciclo de vida dos documentos, caracterizando-se pela acumulação de documentos que possuem valores histórico, probatório e informativo de longo prazo. Estes documentos são preservados de forma indefinida devido à sua relevância para a memória institucional e para a sociedade. 

No entanto, os processos administrativos não são, tipicamente, os documentos mais comuns encontrados nos arquivos permanentes. Embora processos administrativos possam sim ser transferidos para o arquivo permanente, geralmente, isso ocorre apenas se eles adquirirem um valor secundário (histórico, cultural, evidencial) que justifique sua preservação a longo prazo. A maioria dos processos administrativos tende a ter um ciclo de vida mais curto e podem ser eliminados após cumprirem seus prazos de guarda na fase corrente e intermediária, conforme estabelecido em tabelas de temporalidade documental. 

Documentos mais comuns em arquivos permanentes incluem, por exemplo, registros fundamentais da fundação e desenvolvimento de uma entidade, documentos legais de importância histórica, correspondências de figuras históricas importantes dentro da organização, entre outros. 

Com base no que foi discutido, a alternativa correta é, portanto, 'Errado'. 

Gabarito: Letra E

Os processos administrativos são os tipos documentais mais
comuns nos arquivos permanentes.

Com relação à gestão da informação e à gestão de documentos,
julgue os próximos itens.


A questão traz como foco a autenticidade dos documentos de arquivo e relaciona esta propriedade com o processo de laminação dos documentos. Para esclarecer a relação correta entre autenticidade e o processo mencionado, é essencial compreender o conceito de autenticidade no contexto arquivístico e avaliar se a laminação contribui ou garante essa propriedade. 

A autenticidade de um documento de arquivo é uma característica fundamental que assegura que o documento é realmente o que pretende ser e que não foi alterado de forma indevida desde a sua criação ou ao longo de sua gestão arquivística. Em arquivologia, um documento autêntico é aquele que possui a mesma forma e conteúdo que tinha quando inicialmente foi gerado e recebido, mantendo suas características originais intactas, conforme previsto nos padrões e práticas da disciplina. 

Observando a legislação, a Lei de Arquivos (Lei nº 8.159/1991) não menciona especificamente a laminação como método para garantir a autenticidade dos documentos. A lei destaca a gestão adequada e medidas de preservação, mas a autenticidade é preservada por meio de práticas de gestão documental que asseguram a integridade dos documentos, sua proveniência e seu contexto associado. 

<blockquote>
Art. 8º Os arquivos privados podem ser identificados pelo Poder Público como de interesse público e social, desde que sejam considerados como conjuntos de fontes relevantes para a história e desenvolvimento científico nacional.
</blockquote> 

A laminação, por outro lado, é uma técnica de conservação que envolve a aplicação de uma camada protetora sobre o documento para protegê-lo de danos físicos como rasgos, sujeira ou umidade. Entretanto, a laminação pode ser controversa na arquivologia, especialmente quando poderia alterar ou obscurecer características originais do documento, como texturas, marcas d’água ou outros elementos. Portanto, ao invés de garantir a autenticidade, a laminação pode até ameaçar essa característica se não for aplicada de maneira reversível ou se for indevidamente utilizada. 

Portanto, a afirmação de que a autenticidade dos documentos de arquivo é obtida pela laminação dos documentos está incorreta. A autenticidade é garantida por meio de processos de gestão documental completos e bem fundamentados, que incluem a correta classificação, catalogação, e armazenamento adequado, conservação e, quando necessário, a restauração que respeite as características originais do documento. 

Além disso, ao lidar com documentos históricos ou importantes, a laminação poderia mesmo ser evitada, a favor de outras técnicas de conservação que não alteram as propriedades físicas e químicas do documento. Práticas como o acondicionamento adequado e o controle de ambiente são preferíveis para preservar a integridade e, consequentemente, a autenticidade dos documentos. 

Gabarito: Letra E.

A autenticidade dos documentos de arquivo é obtida pela
laminação dos documentos.

Com base nos conceitos fundamentais de arquivologia, julgue os
itens que se seguem.


Na Arquivologia, a classificação dos documentos pode ser compreendida sob várias dimensões, como forma, gênero, espécie, tipo, entre outros. O enunciado em questão trata especificamente do gênero documental, e o foco está nos documentos iconográficos.
 
Documentos iconográficos são uma categoria importante e distinta dentro do universo arquivístico. Eles são caracterizados principalmente por registrarem imagens, que representam visualmente pessoas, eventos, lugares e outras temáticas. Os formatos mais comuns de documentos iconográficos incluem fotografias, desenhos, gravuras, slides, filmes e pinturas.
 
A afirmativa que "os documentos de arquivo do gênero iconográfico são, principalmente, aqueles em formato textual" é, portanto, incorreta. Isso porque o termo "iconográfico" se refere especificamente a documentos que contêm imagens como parte essencial de sua informação, não texto. Documentos textuais, por sua natureza, são predominantemente compostos de palavras escritas e pertencem a outros gêneros documentais, não ao iconográfico.
 
Para elucidar, o gênero documental é uma das formas de classificação de documentos que se baseia na configuração que os elementos informativos assumem num suporte. No caso dos documentos textuais, exemplos típicos seriam memorandos, cartas, relatórios, que diferem substancialmente dos iconográficos por seu conteúdo e forma.
 
A confusão entre essas categorias pode levar a erros de gestão e preservação documental, onde estratégias apropriadas para documentos visuais, como condições de armazenamento que protegem contra a degradação de imagens, podem ser erroneamente aplicadas a documentos textuais, ou vice-versa. Abordagens específicas para conservação, acessibilidade e interpretação de documentos baseiam-se em uma correta compreensão de seu gênero.
 
Como exemplo prático, ao tratar documentos iconográficos, um arquivista pode se preocupar mais com aspectos como a luminosidade e condições de umidade do ambiente de armazenamento, dada a natureza visual e muitas vezes sensível à luz dos materiais iconográficos. Em contrapartida, para documentos textuais, essas preocupações podem ser ligeiramente diferentes, focando mais na prevenção de danos pelo manuseio e acidez do papel, por exemplo.
 
Portanto, é crucial para a eficácia da gestão documental a correta identificação e entendimento dos gêneros a que os documentos pertencem, para que se possa aplicar as melhores práticas de preservação, acesso e uso. A afirmação fornecida na questão é um exemplo claro de um erro conceitual que poderia comprometer tal gestão.
 
Gabarito: Letra E

Os documentos de arquivo do gênero iconográfico são,
principalmente, aqueles em formato textual.

A questão apresentada tem relação direta com os conceitos fundamentais de arquivologia, mais especificamente com a definição de arquivo dentro do contexto de uma instituição específica, neste caso, uma escola. A afirmação é que os arquivos de uma escola consistem nos documentos produzidos e/ou recebidos ao longo do desenvolvimento de suas atividades educacionais e administrativas.

Segundo a Lei de Arquivos (Lei nº 8.159/1991), os documentos de arquivo são definidos como conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos.

<blockquote>
 Art. 2º Consideram-se arquivos, para os fins desta Lei, os conjuntos de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos. (Lei nº 8.159/1991)
</blockquote>

A formulação da questão alinha-se completamente com essa definição legal. Documentos administrativos e educacionais são gerados ou recebidos por uma escola em virtude de suas funções institucionais básicas – ensino, pesquisa, extensão e administração –, e formam o seu arquivo. Assim, os arquivos de uma escola podem incluir, mas não se limitam a, registros acadêmicos, correspondências administrativas, relatórios financeiros, e outros documentos ligados à gestão estudantil e operacional.

Adicionalmente, a abordagem dos arquivos escolares como documentos produzidos e recebidos ilustra um dos princípios fundamentais da arquivologia: o princípio da proveniência, que assegura que os registros mantenham-se no contexto de sua criação, crucial para entender a estrutura e funções da instituição produtora, as condições de produção dos documentos e sua relação com outros documentos.

Analisando as alternativas apresentadas, nota-se que apenas duas existem, fazendo a afirmação correta ser a alternativa que indica que a declaração é verdadeira (C), enquanto a Errada (E) negaria a definição própria de arquivo dentro do contexto legal e arquivístico apresentado. Portanto, a assertiva correta não apenas segue as noções básicas de arquivologia como também está respaldada pela legislação arquivística nacional em vigor.

É importante para o candidato compreender que a correta gestão e manuseio dos arquivos não apenas protege a integridade dos documentos, mas também garante que o acesso e recuperação da informação sejam feitos de maneira eficiente, seja para fins administrativos, legais, de pesquisa ou mesmo para preservação do patrimônio documental educacional.

Gabarito: Letra C

Os arquivos de uma escola são constituídos dos documentos
produzidos e(ou) recebidos durante o desenvolvimento das
atividades educacionais e administrativas dessa escola.

A questão proposta refere-se a uma compreensão equivocada dos conceitos fundamentais da gestão documental e, principalmente, da definição de documentos de arquivo. É fundamental esclarecer que os documentos de arquivo podem existir em diversos formatos, não se restringindo apenas ao suporte papel.

Documentos de arquivo são definidos não pelo suporte em que são criados, mas pela informação que contêm e pelo contexto em que são produzidos. Isso está estipulado na Lei de Arquivos (Lei nº 8.159/1991), no seu Art. 2, I, onde documento de arquivo é descrito como qualquer documento produzido ou recebido por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas em decorrência de suas funções, entre os quais se incluem, portanto, documentos mantidos em meios digitais.
Gabarito: Letra E

Os documentos de arquivo são aqueles em suporte papel,
enquanto os documentos elaborados em meios digitais são
próprios de centros de documentação e de bibliotecas.

Questões de Arquivologia - Secretário Escolar