A questão aborda uma compreensão errônea comum sobre as fases e funções dos tipos de arquivos dentro de uma organização, neste caso, uma escola. As etapas básicas da gestão de documentos envolvem, majoritariamente, o arquivo corrente, o arquivo intermediário e o arquivo permanente. Vamos analisar mais detalhadamente o processo para entender melhor o erro na afirmação da questão.

O arquivo corrente é aquele que se refere aos documentos que estão em uso constante e regular dentro de uma organização. São documentos que ainda estão ativos, necessários para as operações diárias e decisões administrativas. Eles ficam localizados, tipicamente, próximos aos usuários diretos para facilitar o acesso rápido e eficiente.

Após os documentos não serem mais necessários na rotina diária, mas que ainda podem ser requisitados ocasionalmente, eles são transferidos para o arquivo intermediário. Nesta fase de custódia, os documentos têm uma frequência de consulta reduzida e aguardam uma decisão quanto à sua conservação permanente ou eliminação após avaliação.

O arquivo permanente é destinado aos documentos que possuem valor histórico ou informativo que justifique sua conservação indefinida. A seleção para essa etapa ocorre após uma avaliação criteriosa dos documentos que estavam no arquivo intermediário.

No enunciado da questão, a entrada dos documentos deveria ocorrer, primariamente, pelo arquivo corrente e não pelo intermediário como mencionado. No arquivo corrente, os documentos são recebidos, registrados e distribuídos conforme necessário para o apoio das atividades correntes da instituição. Assim, afirmar que os documentos entram na escola e vão diretamente para o arquivo intermediário contradiz a função desta etapa, que se dedica à guarda temporária de documentos que não são mais correntes, mas ainda não são permanentes nem passíveis de descarte.

A abordagem correta da gestão de documentos exige compreender essas distinções para implementar práticas efetivas que garantam a proteção, o acesso e a eventual destinação final dos documentos, conforme as normativas e necessidades organizacionais.

Gabarito: Letra E

A entrada dos documentos em uma escola deve ocorrer pelo
arquivo intermediário, no qual os documentos são registrados
e distribuídos.

Com relação à gestão da informação e à gestão de documentos,
julgue os próximos itens.


Na gestão de documentos, um dos conceitos fundamentais é o das "três idades documentais": corrente, intermediária e permanente. Este conceito é crucial para a compreensão da avaliação e destinação de documentos. 

Documentos correntes são aqueles em uso frequente pela organização que os produziu, necessários para o desempenho de suas funções atuais. Documentos intermediários são aqueles que, não sendo de uso corrente nos órgãos produtores devido à cessação de tramitação, conservam valores secundários que justifiquem sua guarda temporária. Documentos permanentes são aqueles que, tendo concluído sua função administrativa, são preservados permanentemente devido ao seu valor histórico, probatório ou cultural. 

Conforme a Lei nº 8.159/1991, que dispõe sobre a política nacional de arquivos públicos e privados, a avaliação de documentos é um processo vital que determina a destinação dos documentos, respeitando-se sua natureza e ciclo de vida. Os artigos desta lei estabelecem a necessidade de avaliar documentos para identificar os que têm valor permanente e os que serão descartados após determinado período:
<blockquote>
 Art. 8º - Os documentos públicos são identificados como correntes, intermediários e permanentes.
</blockquote>
<blockquote>
 Art. 9º - A eliminação de documentos produzidos por instituições públicas e de caráter público somente será realizada após avaliação da documentação pela instituição custodiadora e aprovação pela autoridade competente.
</blockquote> 

Embora a questão apresentada não especifique detalhadamente como ocorre a avaliação, ela corretamente sugere que a avaliação envolve considerações sobre as três fases da vida documental, mesmo que os documentos não transitem fisicamente por todas. Alguns documentos, devido à sua relevância administrativa ou jurídica, podem ser classificados como permanentes já na sua criação, enquanto outros podem nunca passar da fase corrente para a intermediária, sendo rapidamente descartados após cumprir seu propósito inicial. 

Na prática, a avaliação documental se baseia nessa estrutura tripartida para determinar o valor e a destinação final dos documentos, levando em conta critérios legais, administrativos, fiscais e históricos. Portanto, a afirmação de que a avaliação é feita a partir das três idades documentais, independentemente de os documentos transitarem ou não por todas eles, está correta. 

Gabarito: Letra C

Apesar de não haver necessidade dos documentos de arquivo
transitarem por todas as fases, sua avaliação é feita a partir das
três idades documentais.

A assertiva apresentada trata diretamente do conceito de ciclo vital dos documentos e da teoria das três idades na Arquivologia, que são fundamentais para o gerenciamento eficiente de documentos em qualquer instituição. Entender esses conceitos é crucial para qualquer profissional de gestão documental e para candidatos a concursos que envolvam conhecimentos arquivísticos.
 
O ciclo vital dos documentos é uma teoria que sugere que os documentos possuem diferentes fases durante sua existência. Estas fases são comumente divididas em: fase corrente, fase intermediária e fase permanente. É uma metodologia utilizada para determinar o destino dos documentos ao longo do tempo, baseando-se em sua frequência de uso e importância.
 
Na primeira fase, chamada fase corrente, os documentos são frequentemente utilizados e devem estar próximos aos seus usuários para garantir rapidez e eficiência na recuperação das informações. Após essa fase, quando os documentos já não são necessários no cotidiano, mas ainda podem ser eventualmente consultados, eles entram na fase intermediária.
 
Quando um documento perde sua utilidade cotidiana mas ainda não pode ser descartado devido a requisitos legais ou porque pode ser útil para uma consulta eventual, ele deve ser transferido para um arquivo intermediário. Esta fase do ciclo de vida de um documento serve como uma espécie de limbo entre o uso intenso e a preservação permanente ou o descarte. Portanto, a transferência para arquivos intermediários não está relacionada à "perda da possibilidade de uso", mas sim à redução da frequência de uso.
 
Finalmente, os documentos que possuem valor histórico, probatório ou informativo permanente são destinados aos arquivos permanentes, onde são preservados a longo prazo. Importante destacar que documentos sem mais utilidade, que não têm obrigações legais ou valor histórico, devem ser descartados de acordo com as políticas de gestão de documentos e normas legais aplicáveis.
 
O enunciado da questão afirma que os documentos "que perdem a possibilidade de uso devem ser transferidos aos arquivos intermediários". Essa afirmação pode induzir a um equívoco, já que a transferência para um arquivo intermediário não depende da perda total de uso, mas sim de uma redução na sua frequência de utilização. O ideal seria esclarecer que esses documentos ainda possam ter algum potencial de utilização, embora não frequente.
 
Entretanto, entendendo o espírito da questão e considerando que a transferência para o arquivo intermediário é uma prática comum para documentos que já não são urgentemente necessários no dia a dia, podemos considerar a afirmação como correta no contexto da metodologia do ciclo de vida dos documentos. 
 
Gabarito: Letra C

Os documentos de arquivo que perdem a possibilidade de uso
devem ser transferidos aos arquivos intermediários.

Questões de Arquivologia - Secretário Escolar